Lorsque les organisations passent d'un défi à l'autre - de la gestion de l'impact du COVID-19 à la gestion des effets du rebond des marchés après le COVID-19 et d'autres changements - il y a un autre obstacle important à surmonter.
En cette période de changement, la plupart des organisations se concentrent de plus en plus sur l'optimisation de l'efficacité. Tout le monde dans l'entreprise doit faire plus avec moins ; personne n' a assez de personnel, de temps ou d'argent.
Mais il est encore possible d'améliorer l'efficacité, comme nous l'avons expliqué dans le passé. La plupart du temps, les gens pensent qu'ils travaillent dur - très dur. Mais travail acharné n'est pas toujours synonyme d'"efficacité". Dans le cas des opérations juridiques, par exemple, nous avons constaté que moins de 10 % du travail effectué dans le cadre des opérations juridiques traditionnelles apporte une valeur directe au client.
Le défi ?
Le défi est simple et direct : Il y a une énorme quantité de déchets cachés dans chaque organisation, généralement causés par des processus inefficaces. Quelle que soit l'intelligence de vos employés, ils ne seront pas non plus en mesure de les surmonter. Comme l'a dit W. Edwards Deming, "un mauvais système l'emporte toujours sur une bonne personne".
Comment procéder pour réorganiser ou éliminer les processus sources de gaspillage ? Voici cinq mesures clés qu'une organisation peut prendre pour améliorer son efficacité et éliminer les gaspillages.
Étape 1 : Rendre les déchets visibles
La première étape de la lutte contre le gaspillage et l'inefficacité dans l'ensemble de l'organisation consiste à les rendre visibles. Il y a deux aspects à cela :
- Comprendre votre situation actuelle pour découvrir exactement où se produit le gaspillage en cartographiant et en auditant vos processus d'entreprise. Vous pouvez mener cette opération au sein d'une seule opération, d'un département ou de l'ensemble de l'entreprise.
- Sensibiliser les autres au fait qu'il y a des gaspillages ; cela implique de rendre compte aux parties prenantes ou aux dirigeants de l'entreprise du type et de l'étendue des inefficacités, ainsi que des coûts qu'elles génèrent. Ces coûts peuvent être à la fois monétaires et en termes d'opportunités perdues en raison d'une mauvaise réponse aux besoins des clients ou à la dynamique du marché.
Étape 2 : Mesurer le gaspillage et l'inefficacité
Voir la première étape : Pour s'attaquer au gaspillage, il faut d'abord pouvoir mettre en place des mécanismes de mesure afin de pouvoir.. :
- Connaître l'ampleur des dommages causés à votre entreprise
- Jugez des effets des efforts que vous déployez pour éliminer ces déchets
Cela signifie que vous et votre organisation devez vous mettre d'accord, installer et contrôler les éléments suivants significatifs et des indicateurs clés de performance (ICP) significatifs, car ces ICP seront au cœur de vos efforts. Quelles sont les règles à suivre pour choisir les bons ICP ?
- Mesurer ce qui compte le plus : si vous mesurez trop de choses, vous risquez de ne pas mesurer les facteurs qui ont une réelle importance stratégique. La meilleure pratique ? Ne mesurez pas plus de 4 à 5 indicateurs clés de performance par processus. Mesurez-les également du point de vue de l'utilisateur, en vous basant sur ce qu'il vit : Combien de temps faut-il à une personne pour exécuter une certaine étape d'un processus, par exemple ?
- Choisissez des ICP qui mesurent les facteurs clés de votre stratégie : Dans le cadre de votre plan opérationnel, vous aurez défini des objectifs stratégiques. Les ICP que vous utilisez doivent mesurer les facteurs les plus pertinents pour les atteindre.
- Veillez à utiliser des données fiables : Le système de mesure que vous utilisez doit être valide et vérifié pour en garantir l'exactitude, afin de produire des données opportunes, fiables et utiles pour prendre de bonnes décisions.
- Veiller à ce que les ICP soient contrôlables : La personne en charge d'un ICP peut-elle procéder aux ajustements nécessaires pour améliorer les performances de l'ICP ?
Étape 3 : Commencer à apporter des changements rapides, en mettant l'accent sur le "trystorming".
Pour éradiquer le gaspillage et apporter des améliorations opérationnelles, vous devez faire de l'amélioration continue un mantra. Un élément important de cette démarche est le trystorming, qui consiste à combiner le brainstorming et le prototypage rapide - dans ce cas, des processus opérationnels - afin d'optimiser les performances de manière itérative.
Il s'agit ici d'organiser rapidement un brainstorming, puis de tester de nouvelles idées dans le cadre d'un processus afin de déterminer celles qui sont les plus performantes. Ainsi, au lieu de discuter longuement des différentes options, mettez en œuvre ces changements et testez-les immédiatement pour voir ce qui fonctionne.
Quelles sont les clés de la réussite ?
- Ne vous arrêtez pas après un premier brainstorming, même si vous pensez avoir trouvé l'idée "parfaite".
- N'ayez pas peur d'échouer - c'est ainsi que vous apprendrez ce qui ne fonctionne pas. Il vaut mieux essayer plusieurs idées que de rester assis à discuter de ce qui pourrait être mieux.
- Mettez rapidement en œuvre ces différentes idées afin de mesurer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.
- Les flux de travail sans code sont essentiels pour atteindre cet objectif avec rapidité et souplesse dans les entreprises transactionnelles.
- Les solutions plus simples, comportant moins d'étapes et ne nécessitant pas une grande implication des services informatiques auront plus de succès.
L'automatisation des processus et des flux de travail vous permet d'expérimenter l'optimisation de l'efficacité d'un processus beaucoup plus rapidement et efficacement qu'en conservant et en révisant un processus manuel, basé sur le papier. Une fois que vous avez trouvé le succès, l'automatisation permet également d' adapter beaucoup plus facilement les processus optimisés ou leurs meilleures pratiques à d'autres processus et à d'autres départements.
Étape 4 : Évaluer les résultats
Pour reproduire les meilleures pratiques, vous devez d'abord identifier ce qui est "meilleur". Au fur et à mesure que vous mettez en œuvre de nouvelles idées et approches, vous devez constamment mesurer leur effet sur le processus que vous essayez d'améliorer. Cette étape repose sur les données de mesure de haute qualité mentionnées ci-dessus, et les effets positifs doivent être vérifiés et validés à l'aide des indicateurs clés de performance pertinents que vous avez mis en place.
Il ne s'agit pas seulement de savoir s'il y a eu une amélioration. Il s'agit de comprendre pourquoi cette amélioration a eu lieu. C'est essentiel pour que cette réussite puisse être reproduite dans d'autres processus.
Remarque : une fois qu'un processus a été amélioré et que les déchets ont été réduits ou éliminés, vous ne devez jamais simplement le mettre en place et l'oublier. Vous devez continuer à le surveiller et à l'affiner en permanence.
Étape 5 : Renforcer l'efficacité organisationnelle partout
L'objectif de Lean, Six Sigma ou d'autres méthodologies d'amélioration des processus n'est pas simplement d'obtenir un excellent score pour un processus spécifique. Il s'agit d'améliorer les opérations dans leur ensemble, afin d'obtenir d'excellentes performances sur tous les fronts tout en utilisant moins de ressources.
En fin de compte, vous pouvez optimiser les processus dans l'ensemble de l'organisation et même chez ses fournisseurs. Vous êtes en mesure d'atteindre votre état idéal, puis votre état futur, qui vous permet d'obtenir les opérations les plus efficaces et les plus efficientes possibles.
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