5 flux de travail indispensables pour les opérations juridiques, partie 4 : conflit d'intérêts

• Les processus manuels s'appuient sur des feuilles de calcul et des courriers électroniques qui cloisonnent l'information et font de la maintenance un projet permanent. C'est une méthode peu fiable ; même si l'information est numérisée, elle perd du temps en étant stockée dans des bases de données multiples ou disparates.
• Bien sûr, il y a toujours la question sous-jacente de l'erreur humaine ; si une vérification des informations sur les pays d'origine est effectuée manuellement, la marge d'erreur augmente considérablement.
• Les entreprises et les avocats externes attendent des jours ou des semaines avant de commencer un nouveau travail, ce qui met parfois à rude épreuve les relations entre les services juridiques et leurs homologues externes.

Quelques questions courantes posées lors des demandes d'informations sur les pays d'origine :

• Comment puis-je signaler et vérifier nos demandes relatives aux conflits d'intérêts ?
• Existe-t-il un moyen d'acheminer rapidement ces informations vers l'examen ou l'approbation appropriés ?
• S'agit-il vraiment d'un conflit ?

Pourquoi automatiser votre flux de travail sur les conflits d'intérêts ?

L'adoption d'un outil d'automatisation du flux de travail juridique peut vous aider à rationaliser les nombreuses inefficacités créées par un flux de travail manuel sur les conflits d'intérêts. En outre, pour de nombreuses organisations internationales qui opèrent dans plusieurs juridictions, différents codes de conduite peuvent entrer en jeu, ce qui pose d'éventuels problèmes de conformité. Parmi les caractéristiques/avantages de l'utilisation de la bonne solution d'automatisation des flux de travail, citons les suivants

• Les formulaires en libre-service permettent aux employés ou aux sociétés externes de soumettre les détails d'un conflit d'intérêts potentiel et de les transmettre immédiatement à la bonne personne. C'est mieux à la fois en interne et pour vos clients.
• Les escalades basées sur le temps empêchent les retards de s'accumuler, et les champs de formulaire obligatoires réduisent la nécessité d'un long va-et-vient : les entreprises fournissent les informations nécessaires dès la première fois.
• Les outils de signature électronique ajoutent une couche de sécurité à vos approbations, et les tableaux de bord centralisés offrent une meilleure visibilité à chaque étape du processus.
• L'automatisation des processus répétitifs permet de gagner beaucoup de temps, ce qui se traduit par une efficacité accrue et une réduction des coûts.

Comme l'a montré une étude de cas,

La durée moyenne de traitement d'une demande de renonciation à un conflit d'intérêts est passée de 35 jours à 3,5 jours, ce qui a permis de réduire de 85 % le temps moyen consacré à chaque demande de conflit d'intérêts. Le temps passé a diminué pour tous les membres de l'équipe juridique interne et les personnes chargées de l'approbation, ce qui a également permis d'établir de meilleures relations avec les entreprises.

Vous pouvez constater une réduction de 85 % du temps consacré à l'approbation des informations sur les pays d'origine, simplement en les automatisant. Ce seul fait est un argument convaincant en faveur du passage à l'automatisation du flux de travail juridique maintenant, et non plus tard.