Genehmigungen bei Interessenkonflikten (COI) können enorme Verzögerungen verursachen, die für alle Beteiligten frustrierend sind - vor allem, weil es so viel schneller gehen könnte.
Einige der wichtigsten Probleme, mit denen Unternehmen konfrontiert sind?
- Manuelle Prozesse drehen sich um Tabellenkalkulationen und E-Mails, die Informationen isolieren und ihre Pflege zu einem ständigen Projekt machen. Diese Methode ist unzuverlässig. Selbst wenn die Informationen digitalisiert werden, vergeuden sie Zeit, weil sie in mehreren oder uneinheitlichen Datenbanken gespeichert sind.
- Natürlich gibt es immer das Problem des menschlichen Versagens; wenn eine COI-Prüfung manuell durchgeführt wird, erhöht sich die Fehlertoleranz dramatisch.
- Kanzleien und externe Anwälte warten Tage oder Wochen , bis sie mit einer neuen Aufgabe beginnen können, was die Beziehung zwischen der Rechtsabteilung und ihren externen Kollegen manchmal belastet.
Einige häufig gestellte Fragen bei COI-Anfragen:
- Wie melde und prüfe ich unsere Anträge auf Interessenkonflikte?
- Gibt es eine Möglichkeit, dies schnell zur richtigen Prüfung oder Genehmigung weiterzuleiten?
- Handelt es sich hier überhaupt um einen Konflikt ?
Warum sollten Sie Ihren Arbeitsablauf bei Interessenkonflikten automatisieren?
Die Einführung eines Tools zur Automatisierung rechtlicher Arbeitsabläufe kann Ihnen dabei helfen, viele der Ineffizienzen zu beseitigen, die durch einen manuellen Arbeitsablauf bei Interessenkonflikten entstehen. Darüber hinaus können für viele globale Organisationen, die in mehreren Ländern tätig sind, unterschiedliche Verhaltenskodizes ins Spiel kommen, die die Einhaltung von Vorschriften erschweren können. Einige der Funktionen/Vorteile der richtigen Workflow-Automatisierungslösung?
- Selbstbedienungsformulare ermöglichen es Mitarbeitern oder externen Firmen, die Einzelheiten eines potenziellen Interessenkonflikts zu übermitteln und sofort an die richtige Person weiterzuleiten. Das ist sowohl intern als auch für Ihre Kunden besser.
- Zeitbasierte Eskalationen verhindern, dass sich Verzögerungen aufbauen, und obligatorische Formularfelder verringern die Notwendigkeit eines umfangreichen Hin und Her: Die Unternehmen liefern die erforderlichen Informationen gleich beim ersten Mal.
- Tools für die elektronische Unterschrift sorgen für zusätzliche Sicherheit bei der Genehmigung, und zentralisierte Dashboards bieten einen besseren Einblick in jeden Schritt des Prozesses.
- Die Automatisierung sich wiederholender Prozesse führt zu einer erheblichen Zeitersparnis und damit zu mehr Effizienz und Kosteneinsparungen.
Das hat eine Fallstudie gezeigt,
Die durchschnittliche Bearbeitungszeit für eine Verzichtserklärung bei Interessenkonflikten verringerte sich von 35 Tagen auf 3,5 Tage, wodurch sich der durchschnittliche Zeitaufwand pro Konfliktanfrage um 85 % verringerte. Der Zeitaufwand verringerte sich für alle Mitglieder des internen Rechtsteams und die Genehmigungsbehörden, und auch die Beziehungen zu den Unternehmen wurden verbessert.
Allein durch die Automatisierung von COI-Genehmigungen können Sie den Zeitaufwand um bis zu 85 % reduzieren. Das allein ist schon ein überzeugendes Argument dafür, die Automatisierung der juristischen Arbeitsabläufe jetzt und nicht erst später in Angriff zu nehmen.
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