Le DHS ouvre la porte à l'autorisation permanente de l'inspection à distance des documents du formulaire I-9
L'année a été intéressante dans le monde de la réglementation du formulaire I-9, avec de nombreux nouveaux développements et tendances. Tous les employeurs américains savent que le formulaire est compliqué et qu'il comporte des risques importants.
Les employeurs peuvent se voir infliger des amendes, voire pire, s'ils embauchent à leur insu des ressortissants étrangers dépourvus des documents requis, mais il est possible que le formulaire I-9 devienne un peu plus facile à remplir.
Département de la sécurité intérieure (DHS) Demande de contribution du public (RPI)
Le DHS a annoncé l'année dernière un changement de politique sans précédent en raison de la pandémie, en assouplissant les exigences en matière de présence physique pour remplir la section 2 du formulaire I-9. Il a assoupli les règles relatives à l'examen des documents d'identité et d'autorisation de travail en personne, autorisant la vérification virtuelle des documents à condition que les employeurs vérifient physiquement les documents en présence de l'employé une fois que les opérations de bureau en personne reprennent. Le 31 août 2021, le DHS a annoncé que les assouplissements en matière d'examen des documents établis le 20 mars 2020 étaient prolongés jusqu'au 31 décembre 2021.
Enfin, le lundi 25 octobre 2021, le DHS a annoncé qu'il sollicitait activement les réactions du public sur la possibilité de rendre permanente l'option de vérification à distance des documents pour le formulaire I-9.
Il s'agit là d'une bonne nouvelle. La tendance mondiale aux solutions de travail hybrides a été fortement accélérée par la pandémie de COVID-19, et la récente évolution de ces tendances en matière de main-d'œuvre a incité le DHS à examiner de près les examens de documents à distance. Il est très encourageant de voir le gouvernement suivre ces tendances et faire un effort sérieux pour moderniser le processus du formulaire I-9, qui est obsolète.
Les employeurs qui ont profité de la politique temporaire de contrôle des documents à distance peuvent contribuer à déterminer l'avenir du contrôle permanent des documents à distance. La date limite de soumission des commentaires écrits est fixée au 27 décembre 2021. Le public peut soumettre des commentaires sur les règles proposées en visitant Regulations.gov et en recherchant le numéro de dossier USCIS-2021-0022 afin de s'assurer que vos idées sont entendues.
Faire en sorte que tous les formulaires I-9 soient bien remplis
Une option permanente d'inspection à distance des formulaires I-9 pourrait changer la donne pour les employeurs et leur offrir un moyen facile et pratique de se conformer aux complexités du formulaire I-9.
Le formulaire I-9 reste le formulaire gouvernemental le plus sanctionné. Pour éviter les amendes et les pénalités, surtout en cette période d'incertitude, les employeurs ont besoin d'un bon programme de conformité avec un partenaire expérimenté qui les aidera à naviguer dans le processus de votre entreprise afin que vous puissiez produire des documents exacts tout en respectant toutes les réglementations gouvernementales.
Les solutions technologiques aident les employeurs à maintenir la conformité de l'accueil des employés et à supprimer les tâches manuelles du processus, de sorte que les entreprises évitent les maux de tête lors des audits de l'ICE ou à tout autre moment où les choses deviennent difficiles dans ce climat en constante évolution.
La solution Tracker I-9 de Mitratech rend plus facile que jamais la vérification à distance du formulaire I-9 pour vos employés, de manière sécurisée et conforme. Grâce à l'accès exclusif à des experts à la demande, vous pouvez mieux gérer votre temps tout en établissant des flux de travail intelligents grâce à notre technologie. Cette solution a permis d'améliorer l'intégration des nouveaux employés que nous aidons nos clients à recruter chaque jour, et les utilisateurs de Tracker I-9 n'ont eu à payer aucune amende au cours des vingt dernières années.
Nous sommes à votre disposition pour répondre à vos questions sur cette alerte. Pour en savoir plus sur les solutions I-9 et E-Verify de Mitratech afin de garantir la conformité de votre entreprise, n'hésitez pas à nous contacter. contactez-nous.
