Workflow de la semaine : Guide des cadeaux d'entreprise

Les cadeaux d'entreprise sont un secteur en pleine expansion, une étude récente indiquant que le marché des cadeaux d'entreprise représente 242 milliards de dollars. 242 milliards de dollars augmentera d'environ 8 % par an jusqu'en 2024. Ce n'est pas une surprise, étant donné son impact avéré sur la bonne volonté et le renforcement des relations professionnelles. Dans une étude de Coresight Research, plus de 80 % des personnes interrogées ont reconnu que les cadeaux que les cadeaux amélioraient leurs relations avec leurs employés ou leurs clients.

Mais il n'est pas toujours évident de savoir ce qui est approprié ou quels cadeaux violent la politique de courtoisie d'une entreprise. Les secteurs très réglementés ou très conformes, tels que l'administration, la finance, le droit et l'industrie pharmaceutique, imposent souvent des limites à ce qui peut être reçu, à ce qui doit être refusé et à la manière dont ces informations doivent être conservées en vue d'audits ultérieurs. L'utilisation de la technologie pour automatiser L'utilisation de la technologie pour automatiser l'archivage, l'examen et l'approbation de ces informations peut éliminer les incertitudes, fournir des lignes directrices standard et conserver tous les enregistrements et décisions afin d'assurer la conformité.

En l'absence d'un processus d'approbation automatisé, la réception d'un cadeau d'entreprise signifie que les employés doivent soit consulter leur manuel pour vérifier si le cadeau relève ou non de la politique de l'entreprise, soit envoyer un courriel à leur équipe juridique, soit recevoir le cadeau sans respecter pleinement les règles en vigueur. 

Les deux premières options prennent du temps et nécessitent souvent un suivi qui met à rude épreuve la relation entre l'employé et la personne qui lui a offert le cadeau. La dernière option - recevoir simplement le cadeau - expose l'employé et son entreprise à un risque de non-conformité. Dans certains cas, recevoir des cadeaux peut donner l'impression d'un favoritisme, voire d'une corruption. Il est essentiel de disposer d'un processus rationalisé et sécurisé pour que les employés puissent travailler confortablement avec leurs clients sans risquer leur réputation et sans enfreindre la politique de l'entreprise. 

Un flux de travail relatif aux cadeaux et aux marques de courtoisie peut également fonctionner dans les deux sens, tant pour les employés que pour les clients. Par exemple, un portail en libre-service permet aux employés de valider les cadeaux qu'ils reçoivent. Grâce à un portail standardisé, les employés peuvent identifier le type de cadeau qu'ils reçoivent en fonction du produit, du prix, etc. Si le cadeau est plus difficile à catégoriser, la question peut être triée et envoyée automatiquement à la bonne personne pour une réponse rapide. Bien que cela se produise occasionnellement, la grande majorité des déclarations sont traitées automatiquement, en validant la politique de l'entreprise en arrière-plan et en générant les conseils appropriés. Pour les employeurs qui souhaitent envoyer des cadeaux, un formulaire similaire peut être utilisé pour valider si le cadeau est approprié ou non. Dans les deux cas, ces déclarations ou demandes garantissent une conformité totale avec la politique de l'entreprise et renvoient un ensemble de données qui sont stockées au cas où elles seraient nécessaires pour un audit interne.

Les cadeaux et les marques de courtoisie sont de plus en plus populaires, mais en l'absence de politiques appropriées et de moyens simples de déclarer un cadeau ou une marque de courtoisie, ils exposent les entreprises à de nouveaux défis : goulot d'étranglement juridique dans le meilleur des cas et non-conformité dans le pire des cas. Grâce à l'automatisation des flux de travail, ces deux défis sont facilement surmontés et les employés peuvent se détendre et profiter de l'événement que le cadeau célèbre.