Workflow der Woche: Leitfaden für Firmengeschenke

Unternehmensgeschenke sind ein wachsender Wirtschaftszweig, und eine aktuelle Studie zeigt, dass der 242-Milliarden-Dollar-Markt bis 2024 jährlich um etwa 8 % wachsen wird. Kein Wunder, denn es hat sich gezeigt, dass Geschenke den guten Willen fördern und die Beziehungen am Arbeitsplatz stärken. In einer Studie von Coresight Research stimmten über 80 % der Befragten zu, dass Geschenke ihre Beziehungen zu mit ihren Mitarbeitern oder Kunden verbessert haben.

Aber es ist nicht immer klar, was angemessen ist oder welche Geschenke gegen die geschäftlichen Höflichkeitsregeln eines Unternehmens verstoßen. In stark regulierten Branchen wie Behörden, Finanzwesen, Rechtswesen und Pharmazie gibt es oft Grenzen dafür, was empfangen werden darf, was abgelehnt werden muss und wie diese Informationen für künftige Prüfungen gespeichert werden müssen. Der Einsatz von Technologie zur zu automatisieren. Die Verwendung von Technologie zur Automatisierung von Aufzeichnungen, Überprüfungen und Genehmigungen kann Unsicherheiten beseitigen, Standardrichtlinien bereitstellen und alle Aufzeichnungen und Entscheidungen aufbewahren, um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.

Ohne ein automatisiertes Genehmigungsverfahren bedeutet die Entgegennahme eines Firmengeschenks, dass die Mitarbeiter entweder in ihrem Handbuch nachsehen müssen, ob das Geschenk unter die Unternehmensrichtlinien fällt, eine E-Mail an ihre Rechtsabteilung schicken oder das Geschenk entgegennehmen müssen, ohne die Vorschriften vollständig einzuhalten. 

Die ersten beiden Optionen sind zeitaufwändig und erfordern häufig Nachfassaktionen, die die Beziehung zwischen dem Mitarbeiter und dem Schenkenden belasten. Die letzte Option - die Annahme des Geschenks - birgt für den Mitarbeiter und sein Unternehmen das Risiko der Nichteinhaltung. In einigen Fällen kann die Annahme von Geschenken den Anschein von Bevorzugung oder gar Bestechung erwecken. Ein straffes, sicheres Verfahren ist wichtig, damit die Mitarbeiter problemlos mit ihren Kunden zusammenarbeiten können, ohne ihren guten Ruf zu riskieren und gegen die Unternehmensrichtlinien zu verstoßen. 

Ein Workflow für Geschenke und geschäftliche Aufmerksamkeiten kann auch in beide Richtungen funktionieren, sowohl für Mitarbeiter als auch für Kunden. Ein Selbstbedienungsportal ermöglicht es den Mitarbeitern beispielsweise, die erhaltenen Geschenke zu validieren. Über ein standardisiertes Portal können Mitarbeiter die Art des Geschenks, das sie erhalten haben, nach Produkt, Preis und mehr identifizieren. Ist das Geschenk schwieriger zu kategorisieren, kann die Frage triagiert und automatisch an die richtige Person weitergeleitet werden, um eine schnelle Antwort zu erhalten. Auch wenn dies gelegentlich vorkommt, wird die überwiegende Mehrheit der Erklärungen automatisch verarbeitet, indem die Unternehmensrichtlinien im Hintergrund überprüft und die entsprechenden Anleitungen erstellt werden. Für Arbeitgeber, die Geschenke versenden möchten, kann ein ähnliches Formular verwendet werden, um zu prüfen, ob das Geschenk angemessen ist oder nicht. In beiden Fällen gewährleisten diese Erklärungen oder Anfragen die vollständige Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und liefern eine Reihe von Daten, die gespeichert werden, falls sie für eine interne Prüfung benötigt werden.

Geschenke und geschäftliche Aufmerksamkeiten werden immer beliebter, aber ohne entsprechende Richtlinien und einfache Möglichkeiten, das Geschenk oder die Aufmerksamkeit zu deklarieren, stellen sie Unternehmen vor neue Herausforderungen: im besten Fall rechtliche Engpässe, im schlimmsten Fall Nichteinhaltung. Mit der Workflow-Automatisierung lassen sich beide Herausforderungen leicht bewältigen, und die Mitarbeiter können sich entspannen und den Meilenstein, den das Geschenk markiert, genießen.