Flux de travail de la semaine : Améliorer l'efficacité grâce à l'automatisation des mises à jour des dossiers
Rationalisez et automatisez votre processus de mise à jour des dossiers - et faites en sorte que votre système de gestion des dossiers soit la source unique de vérité pour toutes vos données juridiques.
Nous avons déjà parlé de la gestion des dossiers juridiques comme de la "source unique de vérité" d'une organisation - mais qu'est-ce que cela signifie vraiment ? En conservant toutes les affaires juridiques en cours de traitement ainsi qu'un référentiel de toutes les affaires juridiques et de leurs mises à jour dans l'historique de votre entreprise, votre plateforme de gestion des affaires juridiques fonctionne comme un emplacement centralisé à partir duquel toutes les données de votre département circulent ou sont acheminées.
Toutefois, en l'absence d'intégrations faciles permettant aux utilisateurs d'effectuer des mises à jour depuis l'extérieur de votre plateforme de gestion des dossiers et, plus généralement, de pousser et de tirer des informations à travers différentes technologies, les équipes juridiques risquent de dupliquer les données, ce qui entraîne des inefficacités, des pertes d'informations, des processus de conformité incomplets et, en fin de compte, un manque de confiance dans les processus et les données d'un département juridique.
L'importance de la gestion des dossiers en tant que centre centralisé
Le bon outil de gestion des dossiers rassemble des données provenant de sources multiples et fournit des analyses qui les informent sur la manière d'aller de l'avant : où allouer les ressources, comment mieux gérer les relations avec les avocats externes et comment améliorer les résultats des dossiers à long terme.
L'automatisation des flux de travail est un moyen pour les équipes juridiques de faire de leur système de gestion des dossiers leur source unique de vérité.
Si la gestion des dossiers doit présenter une interface utilisateur conviviale avec des processus modernes, rationalisés et intuitifs, le fait est que tous les utilisateurs d'un service juridique - ou d'une entreprise - n'ont pas besoin de s'occuper d'une application supplémentaire. L'anxiété liée au passage d'une application à l'autre est bien réelle : L'utilisateur moyen passe d'une application à l'autre et d'une fenêtre à l'autre près de 1 200 fois par jour, et chaque changement prend en moyenne deux secondes avant que l'utilisateur ne se réoriente. Le stress supplémentaire engendré par une application de plus est lui aussi bien réel.
Améliorer les équipes juridiques grâce à l'automatisation des mises à jour des dossiers
C'est là que le flux de travail entre en jeu. Bien que certains membres de l'équipe juridique vivent dans leur système de gestion des dossiers, il y a beaucoup d'utilisateurs qui souhaitent interagir avec les dossiers depuis la sécurité de leur e-mail ou de Salesforce. Grâce à l'automatisation du flux de travail et à des capacités d'intégration faciles, les utilisateurs peuvent utiliser un menu déroulant pour extraire des informations sur les dossiers à partir du système de gestion des dossiers sans avoir besoin de s'interfacer avec le système. Les informations relatives à un dossier particulier s'affichent automatiquement dans un formulaire et guident l'utilisateur pour qu'il identifie la manière dont un dossier particulier doit être mis à jour. Par exemple, il peut être important d'ajouter un contact ou de télécharger un nouvel élément de preuve des années après la création d'une affaire. Grâce à l'automatisation du flux de travail, vous pouvez intégrer un formulaire n'importe où - dans Salesforce, dans Sharepoint, etc. Ce formulaire peut même être personnalisé pour correspondre à l'image de votre entreprise. Le plus beau, c'est que vos utilisateurs n'ont même pas besoin de quitter l'application de leur choix ou d'apprendre un nouvel outil.
L'automatisation des flux de travail permet de transformer les outils disparates d'un service juridique en une pile technologique cohérente et complète. Elle rassemble les données grâce à des processus rationalisés, accélérant et améliorant la communication et la collaboration à l'intérieur et à l'extérieur du département juridique.
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