Workflow der Woche: Mehr Effizienz durch automatisierte Aktualisierungen von Angelegenheiten
Rationalisieren und automatisieren Sie Ihre Prozesse rund um die Aktualisierung von Rechtsangelegenheiten und stellen Sie sicher, dass Ihr System zur Verwaltung von Rechtsangelegenheiten als zentrale Quelle für alle Ihre juristischen Daten dient.
Wir haben die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten bereits als "einzige Quelle der Wahrheit" bezeichnet - aber was ist damit wirklich gemeint? Ihre Plattform für die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten enthält alle derzeit in Bearbeitung befindlichen Rechtsangelegenheiten sowie ein Repository aller Rechtsangelegenheiten und Aktualisierungen in der Geschichte Ihres Unternehmens und fungiert damit als zentraler Ort, von dem aus alle Daten in Ihrer Abteilung zu- oder abfließen.
Ohne einfache Integrationen, die es Anwendern ermöglichen, Aktualisierungen von Vorgängen außerhalb Ihrer Vorgangsverwaltungsplattform vorzunehmen und generell Informationen zwischen verschiedenen Technologien auszutauschen, riskieren Rechtsteams jedoch Datenduplizierung, was zu Ineffizienz, Informationsverlust, unvollständigen Compliance-Prozessen und letztlich zu mangelndem Vertrauen in die Prozesse und Daten der Rechtsabteilung führt.
Die Bedeutung von Matter Management als zentraler Knotenpunkt
Das richtige Tool für die Verwaltung von Angelegenheiten führt Daten aus verschiedenen Quellen zusammen und liefert Analysen, die Aufschluss darüber geben, wie es weitergehen soll: wo Ressourcen zugewiesen werden sollen, wie die Beziehungen zu externen Anwälten besser gehandhabt werden können und wie die Ergebnisse der Angelegenheiten langfristig verbessert werden können.
Eine Möglichkeit, wie Rechtsteams ihr Materieverwaltungssystem zu ihrer einzigen Quelle der Wahrheit machen können, ist die Automatisierung von Arbeitsabläufen.
Zwar sollte die Sachbearbeitung über eine benutzerfreundliche Oberfläche mit modernen, schlanken und intuitiven Prozessen verfügen, doch nicht jeder Benutzer in einer Rechtsabteilung - oder in einem Unternehmen - muss sich mit einer weiteren Anwendung befassen. Toggle-Angst ist real: Der durchschnittliche Benutzer wechselt fast 1.200 Mal pro Tag zwischen Anwendungen und Fenstern hin und her, und jedes Umschalten dauert im Durchschnitt zwei Sekunden, bis der Benutzer sich wieder orientiert hat. Der zusätzliche Stress durch eine weitere Anwendung ist ebenfalls real.
Automatisierte Aktualisierungen von Rechtsangelegenheiten zur Verbesserung der Arbeit von Rechtsteams
Hier kommt der Workflow ins Spiel. Während einige Mitglieder des juristischen Teams in ihrem Sachbearbeitungssystem leben, gibt es viele Benutzer, die mit Angelegenheiten aus der Sicherheit ihrer E-Mail oder Salesforce interagieren möchten. Mit der Workflow-Automatisierung und den einfachen Integrationskapazitäten können die Benutzer über ein Dropdown-Menü Informationen aus dem System abrufen, ohne dass eine Schnittstelle zum System erforderlich ist. Die Informationen zu einem bestimmten Fall werden automatisch in ein Formular eingefügt und führen den Benutzer zu der Frage, wie ein bestimmter Vorgang aktualisiert werden sollte. So kann es beispielsweise wichtig sein, einen Kontakt hinzuzufügen oder ein neues Beweisstück hochzuladen, Jahre nachdem eine Angelegenheit erstellt wurde. Mit der Workflow-Automatisierung können Sie ein Formular überall einbetten - in Salesforce, in Sharepoint usw. - und auch technisch nicht versierte Benutzer können problemlos Informationen hochladen. Dieses Formular kann sogar an das Erscheinungsbild Ihres Unternehmens angepasst werden. Das Beste daran ist, dass Ihre Benutzer nicht einmal die Anwendung ihrer Wahl verlassen oder ein neues Tool erlernen müssen.
Die Workflow-Automatisierung hilft dabei, die unterschiedlichen Tools einer Rechtsabteilung in ein kohärentes und umfassendes technisches Paket zu verwandeln. Sie führt Daten durch gestraffte Prozesse zusammen und beschleunigt und verbessert die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb und außerhalb der Rechtsabteilung.
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