Le 1er février 2016, l'Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) a publié un avis sur son intention de modifier le rapport annuel EEO-1 afin d'y inclure des données sur les rémunérations. La proposition de collecte de données sur les rémunérations par l'EEOC présente certaines similitudes avec une proposition publiée par l'Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) du ministère américain du travail en 2015. Cette proposition de l'OFCCP n'aurait concerné que les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux, tandis que la proposition de l'EEOC toucherait la plupart des entreprises tenues de préparer le rapport EEO-1.
Vous trouverez ci-dessous des réponses aux questions que les employeurs peuvent se poser sur la proposition de l'EEOC. Veuillez noter que ces questions et réponses ont été élaborées par HR Analytical Services. L'EEOC a ses propres questions et réponses qui sont disponibles sur son site web à l'adresse indiquée à la fin de cet article.
- Question : L'EEOC s'attend-il à ce que les employeurs commencent à fournir des données sur les rémunérations lors de la soumission de leurs rapports EEO-1 de 2016 ?
Réponse: NON. L'EEOC ne propose PAS que les données de rémunération soient soumises en 2016. - Question : Quelle est la date la plus proche à laquelle les employeurs devront fournir des données sur la rémunération dans le cadre du rapport EEO-1 ?
Réponse : L'EEOC a indiqué qu'il s'attend à ce que les employeurs incluent les données de rémunération dans leurs rapports EEO-1 en 2017. - Question : Est-il certain que la proposition de l'EEOC d'ajouter des données sur les rémunérations au rapport EEO-1 entrera en vigueur en 2017 ?
Réponse: NON. Rien ne garantit que la proposition de l'EEOC sera finalisée à temps pour permettre la mise en œuvre de la collecte de données sur les rémunérations en 2017. - Question : Quelles sont les prochaines étapes de cette proposition ? Quelles sont les prochaines étapes de cette proposition ?
Réponse : L'EEOC accepte les commentaires sur sa proposition d'ajouter des données de rémunération au rapport EEO-1 jusqu'au 1er avril 2016. À l'issue de cette période de consultation, l'EEOC sera tenu d'examiner ces commentaires et de répondre à toutes les préoccupations qu'ils soulèvent. L'EEOC peut choisir de poursuivre la proposition sous sa forme actuelle, d'y apporter des modifications significatives sur la base des commentaires reçus ou de l'abandonner complètement. L'EEOC doit ensuite obtenir l'approbation de l'Office of Management and Budget (OMB) avant que les modifications apportées au rapport EEO-1 puissent être mises en œuvre. L'OMB évaluera la proposition de l'EEOC en fonction des avantages qu'elle présente pour le public et des charges pour les employeurs susceptibles d'être associées à la collecte de données supplémentaires. L'OMB acceptera ensuite le rapport EEO-1 révisé de l'EEOC tel qu'il a été soumis, demandera des modifications à la soumission de l'EEOC ou ne donnera pas suite à la proposition. Si l'OMB approuve une version du rapport EEO-1 révisé, l'EEOC publiera alors un avis sur le rapport EEO-1 révisé dans le Federal Register. Tout avis publié dans le Federal Register concernant une version finale du rapport EEO-1 révisé inclurait une date de mise en œuvre du rapport révisé. - Question : Combien de temps faudra-t-il à l'EEOC pour obtenir l'approbation de l'OMB pour le rapport EEO-1 révisé ?
Réponse : Il est difficile de le dire. Si la proposition de l'EEOC suscite d'importantes préoccupations de la part du public et/ou si l'OMB a d'importantes préoccupations concernant la proposition, il faudra peut-être de nombreux mois à l'EEOC pour parvenir à une version acceptable du rapport EEO-1 révisé. Il est possible que l'EEOC ne soit pas en mesure de répondre à toutes les préoccupations soulevées par le public et/ou l'OMB, et que cette proposition n'aille jamais de l'avant. - Question : Quelles sont les organisations concernées par la proposition de l'EEOC de collecter des données sur la rémunération ? Quelles sont les organisations concernées par la proposition de l'EEOC de collecter des données sur les rémunérations ?
Réponse : Les organisations comptant au moins 100 employés seraient tenues de fournir des données sur la rémunération dans le cadre de cette proposition. Actuellement, les organisations comptant au moins 100 employés doivent soumettre chaque année à l'EEOC des données relatives à la race, à l'origine ethnique et au sexe. Les entrepreneurs fédéraux et les sous-traitants de premier rang employant au moins 50 personnes doivent également soumettre à l'EEOC des données relatives à la race, à l'origine ethnique et au sexe. Dans le cadre de la révision proposée par l'EEOC pour le rapport EEO-1, les organisations comptant moins de 100 employés seraient exemptées de fournir des données sur les rémunérations. Les organisations telles que les universités qui sont actuellement exemptées de remplir le rapport EEO-1 continueraient à être exemptées de remplir toute partie du rapport EEO-1. - Question : Comment les données sur les rémunérations seraient-elles communiquées à l'EEOC ?
Réponse : Les employeurs continueraient à communiquer les données en utilisant les 10 catégories EEO-1 et les classifications de race, d'ethnicité et de sexe de l'EEOC. Les données relatives à la rémunération seraient rapportées par 12 tranches de salaire au sein de chaque catégorie EEO-1. Les 12 tranches de rémunération seraient uniformes pour chaque catégorie EEO-1, de sorte que chaque catégorie EEO-1 aurait une tranche de rémunération pour les salaires allant de 19 240 à 24 439 dollars, de 24 440 à 30 679 dollars et ainsi de suite. - Question : Des données supplémentaires autres que les données démographiques et les données de rémunération seraient-elles fournies à l'EEOC dans le rapport EEO-1 révisé ?
Réponse: OUI. Les employeurs seraient tenus de déclarer le nombre total d'heures travaillées pour chaque salarié en utilisant la même structure que pour les données relatives à la rémunération (c'est-à-dire pour chaque race, ethnie et classification de genre par les 12 tranches de rémunération au sein de chaque catégorie EEO-1). L'EEOC souhaite obtenir des commentaires sur la manière dont les heures travaillées doivent être déclarées pour les salariés exemptés. - Question : Les employeurs seraient-ils tenus de modifier leurs systèmes de rémunération pour correspondre aux fourchettes salariales de l'EEOC ?
Réponse: NON. Les 12 fourchettes de rémunération ne seront utilisées que pour les rapports de l'EEOC. Les employeurs ne seraient pas tenus de les utiliser à d'autres fins. - Question : Quel type de rémunération serait inclus dans les données à fournir à l'EEOC ? Quel type de rémunération serait inclus dans les données à fournir à l'EEOC ?
Réponse : L'EEOC a proposé que les employeurs utilisent la rémunération déclarée sur le formulaire W-2 de l'employé. Il s'agit du salaire de base, des commissions, des pourboires, des avantages sociaux imposables, des primes, de la rémunération des heures supplémentaires, etc. - Question : La proposition de l'EEOC a-t-elle suscité des inquiétudes ? La proposition de l'EEOC a-t-elle suscité des inquiétudes ?
Réponse : Le nombre et le type de préoccupations soulevées sont trop nombreux pour être répertoriés ici. Il y a des préoccupations analytiques concernant la nature des données que l'EEOC propose de collecter, des préoccupations pratiques concernant la question de savoir si et comment les employeurs seraient en mesure de fournir ces données, et des préoccupations de confidentialité concernant ce qu'il adviendrait de ces données si elles étaient fournies à l'EEOC. - Question : Qu'est-il advenu de la proposition de l'OFCCP de collecter les données de rémunération sur une base annuelle ?
Réponse : L'OFCCP a effectivement abandonné son initiative de collecte annuelle des données de rémunération auprès des entrepreneurs et sous-traitants fédéraux. La proposition de l'EEOC se substituerait à celle de l'OFCCP. La notification officielle de l'EEOC publiée dans le registre fédéral indique, dans la note de bas de page 63, que l'OFCCP a l'intention d'utiliser les données collectées par l'EEOC à diverses fins plutôt que de mettre en œuvre un outil distinct de collecte de données sur les rémunérations. - Question : L'OFCCP continuera-t-elle à collecter des informations sur les rémunérations par d'autres moyens ? L'OFCCP continuera-t-elle à collecter des informations sur les rémunérations par d'autres moyens ?
Réponse: OUI. La lettre que l'OFCCP envoie aux entrepreneurs et sous-traitants fédéraux au début d'un contrôle de conformité à une action positive contient une liste détaillée qui exige la soumission de données de rémunération individualisées pour chaque employé qui fait partie de l'analyse de la main-d'œuvre dans le plan d'action positive en cours de contrôle. L'OFCCP peut également demander des données de rémunération supplémentaires au cours d'un contrôle de conformité. - Question : Que doit-on faire si l'on est préoccupé par la proposition de l'EEOC ?
Réponse: Les employeurs doivent soumettre leurs commentaires à l'EEOC au plus tard le 1er avril 2016.. L'avis officiel annonçant les révisions proposées par l'EEOC pour le rapport EEO-1, publié dans le Federal Register, fournit des instructions sur la manière de soumettre des commentaires. - Question : Notre organisation doit-elle commencer à préparer ses systèmes dès maintenant afin de pouvoir soumettre des données sur les rémunérations lorsque cette proposition entrera en vigueur ?
Réponse : À l'heure actuelle, nous n'encourageons pas les employeurs à se préparer aux changements apportés au rapport EEO-1. Il est possible que l'EEOC modifie radicalement sa proposition de collecte de données sur les rémunérations avant qu'elle ne soit publiée sous sa forme définitive pour être mise en œuvre par les employeurs. Il est également possible que l'EEOC ne soit pas en mesure d'obtenir l'approbation de l'OMB pour une quelconque collecte annuelle de données sur les rémunérations.
Il y a deux choses que les employeurs peuvent vouloir prendre en considération en ce qui concerne cette proposition. Tout d'abord, les employeurs devraient sérieusement envisager de faire part à l'EEOC de leurs préoccupations concernant la proposition de l'EEOC. Deuxièmement, les employeurs peuvent souhaiter consulter un conseiller juridique et/ou obtenir d'autres conseils professionnels avant d'apporter des modifications aux systèmes et aux processus afin de se préparer à la mise en œuvre de la proposition de l'EEOC.
Les employeurs peuvent souhaiter formuler des commentaires sur un certain nombre de questions liées à la proposition de l'EEOC d'ajouter la collecte de données sur les rémunérations au rapport EEO-1. Voici quelques-unes de ces questions :
- Les difficultés que rencontreraient les employeurs pour fournir le type de données sur les rémunérations demandées par l'EEOC.
- Les difficultés que rencontreraient les employeurs pour fournir des informations sur les heures travaillées.
- Les problèmes liés à l'utilisation des fourchettes de rémunération conçues par l'EEOC.
- Les problèmes liés à l'utilisation des revenus W-2 comme base pour fournir des données sur la rémunération.
- L'absence de conclusions utiles que l'EEOC (et l'OFCCP) pourraient tirer du type de données demandées dans la proposition de l'EEOC.
- La possibilité de violations de données et d'autres problèmes de sécurité liés à la collecte de données sur les rémunérations.
L'annonce de l'EEOC concernant les révisions proposées pour le rapport EEO-1 est disponible à l'adresse suivante : http://www.eeoc.gov/eeoc/newsroom/release/1-29-16.cfm. L'annonce comprend un lien vers l'avis officiel du Federal Register concernant ces révisions. Le nouveau formulaire d'enquête EEO-1 proposé est disponible à l'adresse suivante : http://www.eeoc.gov/employers/eeo1survey/2016_new_survey.cfm.
Remarque : le présent article ne constitue pas un avis juridique et ne remplace pas les conseils d'un professionnel sur la situation particulière de votre organisation. Tous les documents originaux sont protégés par copyright © HR Analytical Services Inc. 2016
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
