C'est à nouveau la période de l'année où l'Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) a envoyé ses Corporate Scheduling Announcement Letters (lettres d'annonce de programmation des entreprises). Cette année, cependant, l'OFCCP a abandonné sa précédente stratégie d'évaluation de la conformité, à savoir la gestion active des cas (ACM), et a entamé la nouvelle année avec une nouvelle directive, l'application active des cas (ACE). Le titre à lui seul devrait vous donner une idée de la direction que l'OFCCP prendra cette année en matière d'audits.
Fini l'ancien
L'ancienne stratégie de l'ACM était axée sur la discrimination systémique et utilisait un processus d'audit documentaire abrégé qui clôturait les examens s'il n'y avait pas d'indicateurs de discrimination dans des groupes de dix personnes ou plus. Un audit complet était réalisé tous les 25 ans et une évaluation sur place tous les 50 ans. Voici ce que Patricia Shiu avait à dire sur l'ancienne stratégie : "Si l'ACM a permis d'identifier un certain nombre de cas systémiques depuis sa mise en œuvre, elle a également amené l'OFCCP à restreindre l'orientation de ses efforts de mise en œuvre et a érodé l'autorité de l'OFCCP en matière d'application de la loi.
Avec le nouveau
La nouvelle directive du CAE fait passer l'agence de la gestion des évaluations de conformité à leur mise en œuvre. En voici les grandes lignes :
- - Audit documentaire complet pour chaque examen de conformité (EO 11246, Section 503, VEVRAA)
- - Examen complet de la conformité tous les 25 ans (y compris sur place)
- - Examen de l'historique de conformité sur trois ans des agences pour l'emploi, y compris OFCCP, EEOC, WHD, OSHA et Fair Employment Practice (FEP) au niveau de l'État/local.
- - Les indicateurs de discrimination comprennent à la fois des indicateurs individuels et des indicateurs de classe (deux ou plus).
- - La conformité avec l'OE 13496 est évaluée dans les cas où une enquête sur place est menée.
- • OFCCP will use its full arsenal of compliance evaluation tools: compliance check, focused review, off-site review of records, etc.
- - Éléments déclenchant un examen sur place
- ◦ Modèles de discrimination individuelle
- ◦ Modèles de discrimination systémique
- ◦ Modèles d'infractions techniques majeures
- ◦ Non-respect d'autres lois sur le travail et l'emploi
- ◦ Si le PAA et les documents justificatifs sont insuffisants pour déterminer la conformité
- ◦ Chaque 25e révision
En préparation
Savoir, c'est pouvoir. Lorsque vous recevez une lettre de programmation, contactez le responsable de la conformité et demandez s'il s'agit d'un 25e examen, de manière à pouvoir vous préparer à une visite sur place dès le début de l'audit. Examinez votre PAA et les documents qui l'accompagnent avant de les soumettre pour vérifier la discrimination individuelle et systémique ainsi que la conformité technique. Veillez à soumettre non seulement des informations complètes et exactes, mais aussi à souligner vos efforts de bonne foi. Enfin, connaissez votre historique de trois ans avec les agences pour l'emploi fédérales, étatiques et locales.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
