Relever les défis d'aujourd'hui et de demain en matière de suivi de la conformité I-9
Le formulaire I-9, ou formulaire de vérification de l'admissibilité à l'emploi, est un formulaire des services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis (USCIS) qui vérifie l'identité et l'autorisation d'emploi de toute personne employée aux États-Unis.
Les employeurs ou les représentants autorisés doivent remplir le formulaire pour chaque travailleur qu'ils embauchent, qu'il s'agisse de citoyens ou de non-citoyens. Pour assurer la conformité, les employeurs doivent suivre plus de 1 200 règles et délais du formulaire I-9. Cela peut s'avérer difficile et conduire à des problèmes liés au formulaire I-9 et à l'immigration qui pourraient coûter cher à votre entreprise.
Qu'est-ce qu'un logiciel de suivi de la conformité ?
Les formulaires I-9 impliquent beaucoup de paperasserie. Les erreurs sont faciles à commettre pour de nombreuses raisons, notamment le manque de formation ou la mauvaise formation du personnel, une mauvaise supervision ou l'incapacité à mener des audits internes et à détecter efficacement les erreurs. Parmi les problèmes les plus courants, citons
- sections du formulaire incomplètes ou incorrectes (signatures ou cases à cocher manquantes, fausses informations, etc.)
- Défaut de fournir ou de vérifier les pièces justificatives
- Délais de dépôt non respectés
Armé d'une solution de premier ordre telle que Tracker I-9 Compliance, vous pouvez facilement surmonter les risques et les dépenses liés aux processus I-9 obsolètes et vous reposer en sachant que vous vous protégez et que vous protégez votre entreprise grâce à un logiciel de suivi de la conformité efficace.
Avantages du suivi de la conformité i-9
En 2018, entre 60 et 80 % des formulaires I-9 papier ont disparu, étaient incomplets ou contenaient des fautes et des erreurs. Les entreprises qui ont des problèmes d'I-9 et d'immigration peuvent rapidement se retrouver sous les feux des projecteurs dans le cycle médiatique de 24 heures, ce qui crée un risque pour votre marque et votre réputation. La meilleure façon de s'assurer que vos formulaires d'éligibilité à l'emploi sont remplis avec précision et dans les délais est d'envisager une solution électronique telle qu'un logiciel de conformité.
La numérisation des formulaires I-9 peut vous permettre de gagner en efficacité, grâce à des services sécurisés de numérisation des formulaires papier et de saisie manuelle des données. La conversion de vos formulaires I-9 archivés en formulaires électroniques conformes et faciles à gérer peut réduire le risque d'erreurs dues au papier tout en conservant une trace écrite pour les audits futurs.
Le logiciel de suivi de la conformité I-9 Tracker est l'offre de conformité I-9 la plus avancée du secteur. De la numérisation des formulaires papier à la gestion électronique permanente de l'I-9, cette solution conviviale, basée sur le cloud, a été créée par des experts en immigration qui, depuis plus de 20 ans, n'ont jamais infligé d'amendes à leurs clients.
Une efficacité et une intégration accrues
- Conçu spécifiquement pour les équipes RH et juridiques qui exigent une conformité totale à la norme I-9, ses fonctionnalités robustes et sa facilité d'utilisation rendent le suivi de la conformité simple et intuitif pour les équipes RH et juridiques.
- Des flux de travail intelligents soumettent automatiquement les dossiers I-9 éligibles à E-Verify® au fur et à mesure qu'ils sont complétés afin de garantir un traitement dans les délais.
- L'intégration de l'API avec vos systèmes SIRH existants distribue des données propres à tous les départements et offre une authentification unique (SSO) pour une connexion efficace.
Amélioration de la conformité
- Créé par des experts en immigration de renommée internationale, il s'agit du seul logiciel intelligent de suivi de la conformité I-9 qui n'a jamais fait l'objet d'amendes de la part de clients lors d'audits de l'ICE.
- Mettre en évidence les erreurs potentielles pour y remédier efficacement, tout en établissant des pistes d'audit détaillées pour garantir la conformité totale des formulaires électroniques.
- Un tableau de bord personnalisé permet à chaque gestionnaire de se concentrer sur les points en suspens qui nécessitent une attention particulière afin de garantir une soumission dans les délais.
Résoudre le défi du le défi de l'embauche à distance
- Gérer les délais de toutes les embauches à distance à partir d'une interface simple.
- Il suffit d'un seul clic pour planifier la vérification obligatoire des pièces d'identité en personne dans l'un des 300 centres I-9 distants de Tracker et des milliers d'agents mobiles, répartis dans les 50 États.
Protection complète contre les audits
- Nous nous sommes associés aux principaux fournisseurs de services de suivi des candidats, d'intégration et de gestion du capital humain du secteur, ce qui garantit l'exhaustivité et la précision des données pour les audits.
- Des pistes d'audit et une assistance conformes aux normes de l'USCIS : Trois niveaux d'assistance personnalisée en matière d'audit et de consultation juridique, conçus pour s'adapter à tous les budgets et à toutes les équipes, y compris la préparation des formulaires et l'assistance à la communication avec les agents.
Sécurité supérieure
- Gérez l'avancement de tous les formulaires I-9 à partir d'une solution entièrement cryptée, basée sur le cloud, afin de garantir la protection des données, et dotée de puissants outils de reporting en temps réel.
Conversion des formulaires papier
- Services entièrement sécurisés de numérisation de formulaires papier et de saisie manuelle de données pour les organisations et les entreprises américaines. Conversion sans effort de centaines ou de milliers de formulaires I-9 archivés en formulaires électroniques conformes et faciles à gérer, essentiels pour le suivi de la conformité.
Obtenir une aide rapide pour la gestion de l'I-9 et de l'E-Verify
Notre centre d'assistance I-9 à la demande est prêt à vous aider à traiter les formulaires I-9 et E-Verify pour les embauches à distance - des simples questions de conformité à la gestion de l'ensemble du flux de travail des embauches à distance, y compris la facilitation de la communication entre l'employé et le centre de traitement de la section 2.
Une suite éprouvée de solutions technologiques dans les domaines du droit, des ressources humaines et de la gestion des risques
Tracker I-9 Compliance n'est que l'un des membres d'un portefeuille complet de solutions visant à aider les organisations à réduire les risques et à optimiser les performances.
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