Die 3 wichtigsten Erkenntnisse des CLOC Institute Australia
In den Fußstapfen des CLOC US Institute, CLOC Australien versucht, Legal Operations auch in der APAC-Region in den Mittelpunkt zu rücken.
Ihr Ziel? Vorwärts denkende, kreative Menschen zusammenzubringen, die voneinander lernen und ihre Rechtsgeschäfte gemeinsam ausbauen können.
Das Ergebnis der Verlegung dieser Konferenz in einen anderen Markt? Ein durchschlagender Erfolg.
"Alles in allem war die Veranstaltung ein durchschlagender Erfolg. Sie hat gezeigt, dass das Ökosystem im asiatisch-pazifischen Raum - einschließlich der Führungskräfte in der Rechtsabteilung von Unternehmen, Anwaltskanzleien und Technologieanbietern - darauf erpicht ist, einen positiven Wandel in ihrem Markt voranzutreiben, und dass sie begeistert sind, Teil einer inzwischen wirklich globalen Bewegung zu sein. Mike Haven, Leiter der Rechtsabteilung bei Gap Inc, schreibt.
Ich könnte nicht mehr zustimmen. Es war eine großartige Veranstaltung. Die positive Stimmung im Saal war elektrisierend, und alle Anwesenden schienen begierig zu sein, etwas zu lernen. Und wir haben gelernt.
Mit einem leistungsstarken Lehrplan, der darauf abzielt, Legal Operations-Praktiker zur digitalen Transformation anzuspornen, konnte ich nicht anders, als die vielen Erkenntnisse der zahlreichen Redner aufzusaugen. Jetzt kann ich nicht anders, als sie mit Ihnen zu teilen.
Hier sind meine drei wichtigsten Eindrücke von der Teilnahme am CLOC Australia...
Erkenntnis 1 - Zusammenarbeit ist der Schlüssel
Eines der aufregendsten Dinge, die mir beim CLOC Australia aufgefallen sind, war der große Enthusiasmus der Teilnehmer, zusammenzukommen, sich auszutauschen und zu lernen. Ich konnte feststellen, dass alle wirklich miteinander arbeiten, ihr Wissen und ihre Erkenntnisse weitergeben und von den anderen bewährte Verfahren und Tipps zur Verbesserung lernen wollten.
"Der Wettbewerb unter den Unternehmen ist hart. Die Risiken müssen gemindert und die Kosten umsichtig eingedämmt werden, doch die Rechtsabteilung steht unter zunehmendem Druck, neue und bessere Wege zu finden, um das Geschäft zu unterstützen. Doch wie wir in anderen Regionen der Welt gesehen haben, können Traditionen, Bräuche und Normen den Wandel zu einer gewaltigen Herausforderung machen. sagt Haven.
Das bedeutet, dass sich die Fachleute für Rechtsfragen mehr denn je zusammenschließen müssen. Eine Botschaft, die auf der diesjährigen Veranstaltung deutlich wurde.
Als CLOC legen Sie eswollten die Anwesenden:
- Lernen Sie von anderen CLOC-Mitgliedern, um bei Ihren eigenen Initiativen schneller voranzukommen und Fehler zu vermeiden, die andere bereits gemacht haben.
- Sie lernen von den wichtigsten Experten - und voneinander - wie sie ihre Rechtsabteilung und letztlich das gesamte Unternehmen verbessern können.
- Erfahren Sie, wie Sie einen sinnvollen, transformativen Wandel in der Rechtsabteilung herbeiführen können.
Immerhin:
"Allein können wir so wenig tun, gemeinsam können wir so viel tun". wie Helen Keller einmal sagte.
Ein Sprichwort, das sich sowohl im Leben als auch in der Rechtsabteilung zu bewahrheiten scheint.
Takeaway 2 - Wo man mit Rechtsgeschäften beginnen sollte
Die wichtigste Botschaft, die ich aus den Vorträgen über den Ausbau der Rechtsabteilung mitgenommen habe, war, dass man mit ein paar "Quick Wins" beginnen sollte. Steven Harmon (Cisco), Mike Haven (Gap) und Anna Kolovsky (AMP) empfahlen in ihrem Vortrag über den Weg von "Zero to Hero" die folgenden drei "Quick Wins" für wachsende Legal Operations Teams:
- Automatisierung von Arbeitsabläufen
- Überprüfung von Rechnungen
- E-Signaturen und Sofort-NDAs
Automatisierung von Arbeitsabläufen
Wie Connie Brenton in ihrem Vortrag über Technologie erwähnte, ist die Rechtsabteilung ein Teamsport. Das bedeutet, dass die Rechtsabteilung Tools einsetzen sollte, die die Zusammenarbeit fördern und sie in die Lage versetzen, nicht nur näher an das Unternehmen heranzurücken, sondern auch einen Mehrwert für das Unternehmen als Ganzes zu schaffen.
Wie lässt sich diese Zusammenarbeit am schnellsten verwirklichen? Software zur Workflow-Automatisierung.
"Diese Technologielösung löst komplexe Probleme zwischen multidisziplinären Teams auf einfache Art und Weise. Brenton sagt in ihrem jüngsten Webinar.
Die Automatisierung von Arbeitsabläufen kann nicht nur die Interaktion mit den Unternehmensprozessen angenehmer machen, indem sie den Schmerz des Alltäglichen beseitigt, so Brenton, sondern sie stellt auch sicher, dass die besten rechtlichen Praktiken in jeden Prozess eingebettet werden, um die Ergebnisse zu verbessern.
"Die Einführung der Workflow-Automatisierung brachte uns näher an unsere internen Unternehmenspartner heran, so dass wir ihre Prozesse und ihre Probleme verstehen konnten. Dadurch wurde so schnell so viel Effizienz geschaffen, dass Legal Ops wie echte Innovatoren aussahen".Brenton sagt.
Es gibt zwar viele Anwendungsfälle für die Automatisierung von Arbeitsabläufen, sowohl innerhalb als auch außerhalb der Rechtsabteilung, aber hier sind nur einige Prozesse, die diese Software automatisieren und verbessern kann:
- Sofortige NDAs (dies wurde mehrfach erwähnt)
- Einarbeitung in die Firma, die Angelegenheit und den Zeitnehmer
- Rezensionen bewerten
- Bearbeitung von Abrechnungen
- Konsistenz der Aufzeichnungen
Und was noch mehr? Workflow Automation bietet schnelle Time-to-Value und ROI.
Der wahre Schlüssel für den Einstieg in die Workflow-Automatisierung ist laut Brenton jedoch?
Fangen Sie einfach an! Identifizieren Sie die Prozesse mit dem höchsten Volumen und dem geringsten Wert. Diese sind häufig die besten ersten Ziele für die Automatisierung von Arbeitsabläufen.
Überprüfung von Rechnungen
Die Rechnungsprüfung ist ein weiterer "Quick-Win" für Rechtsabteilungen jeder Größe. Ohne einen standardisierten, automatisierten Prozess für die Rechnungsprüfung könnten die Ergebnisse Verheerend, einschließlich:
- Übersehen, nicht bezahlt oder noch schlimmer, überbezahlt Rechnungen
- Unklare oder nicht durchgesetzte Rechnungsbedingungen
- Rechnungen werden an die falsche Person oder Abteilung weitergeleitet
- Unrichtige oder fehlende Angaben
- Ungeklärte Gebühren
- Stunden an kostspieliger Anwaltszeit, die für die Überprüfung und Korrektur von Rechnungen verschwendet werden
Doch welche Auswirkungen haben die manuellen Fehler, die durch manuelle Rechnungsprozesse verursacht werden, wirklich? Die erhöhten Kosten können Ihr Unternehmen genau dort treffen, wo es weh tut.
Wenn sie jedoch gut implementiert ist, wie Mike Haven von Gap auf der CLOC Australia demonstrierte, kann eine automatisierte Rechnungsprüfung zu einer verbesserten Einhaltung der Rechnungsanforderungen, zu Abschreibungen sowohl für die interne Abteilung als auch für externe Firmen führen und den Prozess der Rechnungsprüfung erheblich beschleunigen.
Gibt es noch andere Möglichkeiten, wie Gap die Leistungsfähigkeit der Rechnungsprüfungs-Technologie nutzt? Sie nutzen die Daten, die sie liefern, um:
- Auswahl und Bewertung von Anwaltskanzleien
- Feinabstimmung der Anforderungen an die Rechnungsstellung
- ihre externen Firmen zur Verantwortung ziehen
Mit dieser Technologie müssen die Anwälte nicht mehr den ersten Durchgang einer Rechnung vornehmen, und dieser Prozess wird von einem kostspieligen, berührungsintensiven Prozess innerhalb der Rechtsabteilung zu einem kostengünstigen, berührungsarmen Prozess. Außerdem wird die Einhaltung von Richtlinien sichergestellt und auf potenzielle Probleme hingewiesen, die eine rechtliche Prüfung erfordern.
E-Signaturen und Sofort-NDAs
Ein "Quick-Win", auf den fast alle Hauptredner des CLOC Australia hinwiesen, war die Macht der Instant NDAs. Sowohl Connie Brenton als auch Mick Sheehy, Vorsitzender des CLOC Australia und Chefsyndikus bei Telstra, waren sich einig: Instant NDAs sind etwas, mit dem jede aufstrebende Rechtsabteilung beginnen sollte.
Die Lösung ihrer Wahl? TAP Workflow Automation von Mitratech - eine Lösung, die sie in ihren Vorträgen ausführlich vorstellten.
Gap und AMP erörterten auch die Bedeutung von sofortigen NDAs und nannten die folgenden Vorteile:
- Keine Genehmigung von Standard-NDAs durch die Rechtsabteilung mehr erforderlich
- Vorab genehmigte NDAs werden von der GC vorunterzeichnet
- Standardisierte Formulare verringern den Aufwand für die zeitaufwändige Formularerstellung
- Geschäfte werden schneller abgewickelt, damit auch das Unternehmen schneller vorankommen kann
So hat NetApp angefangen ihre Prozesse zu verbessern auch. Durch die Kombination von Sofort-NDAs mit der elektronischen Unterschrift.
Vor der Verwendung von Instant-NDAs betrug die Bearbeitungszeit für eine einzelne NDA 3 bis 5 Tage, manchmal aber auch bis zu 30 Tage. Infolgedessen war die Rechtsabteilung gezwungen, ihre Ressourcen auf Verträge mit geringem Wert und Risiko zu konzentrieren.
Das Problem? Dies verlangsamte das Geschäft erheblich.
Durch die Implementierung einer automatisierten NDA-Lösung konnte NetApp jedoch die Geschwindigkeit seiner NDAs um ein 350%.
In nur kurzer Zeit wandelte NetApp diesen zeitaufwändigen Prozess in einen Prozess um, der 85% NDAs abwickelte, was bedeutete, dass die Rechtsabteilung nur noch in geringem Maße involviert werden musste und sich nun auf höherwertige, risikoreichere Aufgaben konzentrieren konnte.
Innerhalb von nur fünf Jahren hat NetApp über 101 Jahre Abfertigungszeit. Wenn man das Durchschnittsgehalt eines Anwalts bedenkt, ist das eine ganz erhebliche Kostenersparnis.
Wenn ich mir diese Präsentationen und die Erfolge der Experten, die in dieser globalen Branche Pionierarbeit geleistet haben, anhöre, komme ich nicht umhin zu staunen, wie viel kleinere Legal Operations-Teams mit begrenzten Budgets noch erreichen können - wenn sie die richtige Technologie zur Verfügung haben.
Erkenntnis 3 - Rechtsangelegenheiten, eine einzige Abteilung
In einem kleinen bis mittelgroßen Unternehmen in der Rechtsabteilung tätig zu sein, kann manchmal bedeuten, dass man der einsame Wolf in einer Abteilung mit nur einem Mitarbeiter ist. Umgeben von Anwälten und anderen Mitgliedern der Rechtsabteilung kann man sich manchmal ein wenig isoliert fühlen.
Nicht nur, dass einige der Anwälte Ihre Bemühungen zur Einführung von Veränderungen und zur Förderung der digitalen Transformation ablehnen, sie sind auch keine guten Informationsquellen, wenn es darum geht, die Legal Operations zu verbessern, Prozesse zu rationalisieren und den Wert und die Effizienz zu steigern.
Schließlich geht es um das Gesetz und nicht darum, wie die geschäftliche Seite des Gesetzes in der täglichen Praxis gehandhabt wird. Diese Aufgabe fällt stattdessen Ihnen zu.
Aber nur Mut, Freunde, CLOC Australia ist jetzt zur Stelle, um Ihnen die Unterstützung zu geben, die Sie brauchen. Das wirklich Schöne an dieser Konferenz ist meiner Meinung nach die Möglichkeit, sich mit Gleichgesinnten auszutauschen, um den Bereich Legal Operations über eine (oder wenige) Abteilungen hinaus weiter auszubauen und zu entwickeln.
Mary O'Carroll, Leiterin der Abteilung für Rechtsangelegenheiten, Technologie und Strategie bei Google, erzählte auf der Konferenz, dass sie selbst einmal in den Schuhen dieser kleineren Unternehmen gesteckt habe. Schließlich war sie einmal eine Abteilung von einer, aber jetzt leitet sie über 400.
Connie Brenton, Christine Coats von Oracle und Steve Harmon von Cisco haben alle auf die gleiche Weise angefangen, mit sehr begrenzten Mitteln.
Die wichtigste Erkenntnis hier? Wenn Sie mit den Quick Wins beginnen, deren Auswirkungen auf das Geschäft nachweisen und den Wert der Rechtsabteilung schnell steigern, wird Ihr Unternehmen dies zur Kenntnis nehmen. Die Chancen stehen gut, dass Sie nicht lange eine Einzelabteilung bleiben werden.
In der Tat war es ermutigend zu hören, wie viele der führenden Damen und Herren im Bereich Legal Ops auf die gleiche Weise angefangen haben - als eine Abteilung von einem. Und es ist beruhigend zu wissen, dass man nicht allein ist - nicht wirklich.
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