Viele Beiträge in diesem Blog setzen voraus, dass Sie bereits über grundlegende Kenntnisse der wichtigsten Funktionen von HotDocs verfügen. Die Beiträge der Reihe „Zurück zu den Grundlagen“ richten sich jedoch speziell an diejenigen unter Ihnen, die HotDocs noch nicht kennen, und behandeln die grundlegenden Funktionen, die Sie kennen sollten.
Eine HotDocs-Antwortdatei wird nach dem Ausfüllen eines Interviews erstellt. Es handelt sich dabei im Wesentlichen um eine Liste aller Antworten, die Sie im Interview gegeben haben, entweder manuell oder über eine Datenbankverbindung. Diese Antwortdatei kann dann gespeichert und später wiederverwendet werden, um zu vermeiden, dass Informationen für denselben Kunden oder dieselbe Situation mehr als einmal eingegeben werden müssen.
Nehmen wir beispielsweise an, Sie arbeiten für eine Bank und verwenden HotDocs, um unter anderem Kreditanträge und Hypothekenverträge auszufüllen. Ein Kunde beantragt einen Kredit, also füllen Sie den HotDocs-Fragebogen zum Kreditantrag mit seinem Namen, seiner Adresse, seiner Telefonnummer usw. aus. HotDocs fügt die von Ihnen angegebenen Informationen in die Vorlage ein und erstellt ein fertiges Kreditantragsdokument. Anschließend speichern Sie die Antworten, die Sie im Fragebogen gegeben haben, in einer HotDocs-Antwortdatei.
Nehmen wir an, Sie müssen nach der Genehmigung des Darlehens einen Hypothekenvertrag für denselben Kunden erstellen. Da Sie bereits alle seine Daten in die Darlehensantragsvorlage eingegeben haben, können Sie einfach die gespeicherte Antwortdatei öffnen und diese verwenden, um einen Teil (oder den gesamten) Fragebogen für den Hypothekenvertrag auszufüllen. Beantworten Sie einfach die restlichen Fragen (falls vorhanden) und schon sind Sie fertig. Dank der Antwortdateien von HotDocs müssen Sie nie wieder eine Information zweimal eingeben!
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
