Verständnis des Lebenszyklus von Legal Hold

Stufe 1 - Auslösung der vorläufigen Kontenpfändung: Wann und warum wird sie verhängt?

Eine Organisation muss eine rechtliche Sperre einführen, wenn ein Rechtsstreit absehbar ist. Je früher dieser Schritt unternommen wird, desto besser, um die sofortige Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und Datenverluste zu vermeiden.

Ein rechtlicher Halt kann ausgelöst werden, wenn:

• Die Organisation erhält eine Benachrichtigung über einen Rechtsstreit oder einen Rechtsanspruch
• Die Organisation ist in eine staatliche Untersuchung oder eine behördliche Untersuchung verwickelt
• Es besteht Grund zu der Annahme, dass ein Rechtsstreit oder eine Untersuchung unmittelbar bevorsteht

Danach sendet die Organisation eine Mitteilung an die Mitarbeiter, in der sie ihre Verantwortung für die Aufbewahrung aller relevanten Dokumente und Daten darlegt. In der Mitteilung werden die wichtigsten Details erläutert und alle relevanten Beweise vor Zerstörung oder Veränderung geschützt. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alles für die Offenlegung bei Rechtsstreitigkeiten verfügbar bleibt.

Die Organisation kann eine Prozesssperre intern oder durch ein Schreiben eines Anwalts aussprechen. Die Nichteinhaltung von Prozesssperren kann zu Geldstrafen, zur Erstattung der Prozesskosten des Gegners oder zu einer Rufschädigung führen.

Phase 2 - Ausgabe von Legal Hold Notices an die Beteiligten

Als Nächstes ist es wichtig zu verstehen, wer von einer rechtlichen Zurückhaltung betroffen ist. Die wirksame Übermittlung der Mitteilung über die gerichtliche Zurückhaltung beginnt mit dem Versand der ersten Mitteilung, um sicherzustellen, dass sie alle vorgesehenen Empfänger erreicht.

Aber an wen sollten Sie sie senden? Zu den Interessenvertretern in einem Rechtsstreit gehören Einzelpersonen oder Gruppen innerhalb der Organisation (oder die an ihr beteiligt sind), die Zugang zu relevanten Informationen haben oder diese kontrollieren.

Dazu gehören:

• Mitarbeiter, die direkt an der Rechtsangelegenheit beteiligt sind: Sie verfügen über wichtige Dokumente, E-Mails oder Daten im Zusammenhang mit dem Fall.
• IT-Personal: Sie sorgen für die ordnungsgemäße Aufbewahrung von elektronischen Daten wie E-Mails und Dateien.
• Rechts- und Compliance-Teams: Sie überwachen das Legal Hold-Verfahren und sorgen dafür, dass die richtigen Verfahren eingehalten werden.
• Partner von Drittanbietern: Anbieter, Auftragnehmer oder externe Dienstleister, die Daten im Namen des Unternehmens verwalten oder speichern.

Stufe 3 - Kontinuierliche Überwachung der Einhaltung der Vorschriften

Die Verantwortung endet nicht mit dem Versand des Sperrvermerks. Die kontinuierliche Überwachung der Einhaltung der Vorschriften ist eine wichtige Phase im Lebenszyklus der rechtlichen Aufbewahrung. Dadurch wird sichergestellt, dass die Verwahrer die Aufbewahrungsanforderungen konsequent einhalten und versehentliches Löschen oder Ändern von Daten vermeiden.

Um eine laufende Überwachung zu ermöglichen:

• Verfolgen Sie die Bestätigungen der Verwahrer: Bestätigungen sind ein dokumentierter Nachweis dafür, dass die Verwahrer ihre Pflicht zur Aufbewahrung von Informationen verstanden haben. Durch die Nachverfolgung der Antworten können Unternehmen schnell feststellen, welche Verantwortlichen die Mitteilung nicht erhalten oder gelesen haben. Dadurch wird das Risiko einer versehentlichen Datenlöschung oder Enteignung verringert.
• Sorgen Sie für kontinuierliche Kommunikation und Aufklärung: Viele Personen, die von einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist betroffen sind, sind möglicherweise nicht mit dem Verfahren vertraut, oder sie sind an mehreren Aufbewahrungsfristen beteiligt, die sich über mehrere Jahre erstrecken. Eine regelmäßige Kommunikation mit den Verwahrern über ihre Verpflichtungen stellt sicher, dass sie die Daten für die laufenden rechtlichen Aufbewahrungen aufbewahren. Eine klare, konsistente Kommunikation verringert die Verwirrung und stärkt die Einhaltung der Vorschriften.
• Überprüfen Sie die Bemühungen zur Datenaufbewahrung: Die regelmäßige Überwachung Ihrer Datenquellen gewährleistet, dass alle relevanten Informationen ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Regelmäßige Audits ermöglichen es Ihnen, Lücken in der Einhaltung der Vorschriften frühzeitig zu erkennen, bevor sie zu größeren Problemen werden.
• Gehen Sie gegen die Nichteinhaltung vor: Ergreifen Sie sofortige Maßnahmen, wenn die Verwahrer der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht nicht nachkommen. Unabhängig davon, ob die Nichteinhaltung auf ein Versehen oder ein Missverständnis zurückzuführen ist, können Risiken und kostspielige Fehler vermieden werden, wenn die Nichteinhaltung umgehend mit Folgemitteilungen oder direkter Kommunikation angegangen wird.

All dies kann neben den täglichen Geschäftsabläufen sehr zeitaufwändig sein. Glücklicherweise spart die Software für die Rechtsbehelfsbelehrung Ihren Mitarbeitern in der Rechtsabteilung Zeit. Dank eines einheitlichen, berichtspflichtigen Prozesses, der auch das Risiko von Rechtsstreitigkeiten mindert, verringert sich ihr Zeitaufwand für die Verwaltung von Rechtsbehelfen um 75 %.

Es ermöglicht Ihnen, Anweisungen an die richtigen Verwahrer zu übermitteln und dann Erinnerungen und Eskalationen zu automatisieren, um die rechtzeitige Einhaltung zu gewährleisten.

Stufe 4 - Aufhebung der rechtlichen Zurückhaltung

Schließlich kann die Sperre aufgehoben werden, wenn die Umstände, die die Sperre ausgelöst haben, beseitigt wurden oder nicht mehr zutreffen.

Dies geschieht typischerweise in den folgenden Szenarien:

• Beendigung eines Rechtsstreits: Wenn der Rechtsstreit zu einem Abschluss kommt, sei es durch einen Vergleich, eine Klageabweisung oder ein Urteil.
• Beendigung der Untersuchung: Nach Abschluss einer internen oder externen Untersuchung und der Feststellung, dass die Aufbewahrung der entsprechenden Beweismittel nicht mehr erforderlich ist.
• Änderung der Umstände: Wenn sich die Art des Falles oder die erforderlichen Beweismittel ändern, so dass die ursprüngliche Zurückhaltung irrelevant wird.

Die Aufhebung einer gerichtlichen Sperre umfasst mehrere wichtige Schritte:

1. Formelle Benachrichtigung: Entwerfen und versenden Sie eine Freigabeerklärung, um alle Verwahrer und Beteiligten darüber zu informieren, dass die rechtliche Sperre aufgehoben wurde. Weisen Sie eindeutig darauf hin, dass die Aufbewahrungsvorschriften nicht mehr gelten, und erläutern Sie alle erforderlichen Maßnahmen.
2. Dokumentieren Sie die Freigabe: Führen Sie ein detailliertes Protokoll über den Freigabeprozess, einschließlich des Freigabedatums, der Empfänger und der relevanten Korrespondenz. Diese Dokumentation ist für rechtliche und Compliance-Zwecke von entscheidender Bedeutung, da sie zeigt, dass die Freigabe ordnungsgemäß erfolgt ist.
3. Wiederherstellung des normalen Zugriffs: Sobald die Sperrung aufgehoben ist, können die Verwahrer wieder normal auf ihre Daten zugreifen und diese verwalten. Heben Sie alle Beschränkungen oder Aussetzungen auf, die während der Sperrung galten.
4. Weitere Überwachung der Einhaltung von Vorschriften: Überwachen Sie auch nach der Freigabe die Einhaltung der Vorschriften, um sicherzustellen, dass die Daten gemäß den Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Bestimmungen verwaltet werden.

Durch die Befolgung dieser Schritte können Unternehmen den Legal Hold-Prozess effektiv abschließen und die mit der Datenaufbewahrung und -verwaltung verbundenen Risiken verringern.

Beherrschung des Lebenszyklus von Rechtsgeschäften mit Technologie

Um Ihr Unternehmen vor den Risiken der Nichteinhaltung von Vorschriften, des Datenverlusts und rechtlicher Strafen zu schützen, ist es wichtig, den Lebenszyklus der rechtlichen Aufbewahrung zu verstehen. Jede Phase - das Ausstellen eines eindeutigen Hinweises auf die Sperrung, die Überwachung der Einhaltung der Vorschriften und die Aufhebung der Sperrung - erfordert ein sorgfältiges Management.

Die Legal-Hold-Technologie vereinfacht diesen Prozess, indem sie Benachrichtigungen automatisiert, Bestätigungen der Verwahrer nachverfolgt und Berichte zur Einhaltung der Vorschriften in Echtzeit erstellt. Dies gewährleistet eine schlanke, effiziente Vorgehensweise. Der Einsatz der richtigen Tools hilft Ihrem Team, organisiert zu bleiben und kostspielige Fehler zu vermeiden.

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