Ist Ihr Unternehmen bereit, diese neuen Schulungsanforderungen zu erfüllen?

Die United States Equal Employment Opportunity Commission ("EEOC") ist die Bundesbehörde, die im Auftrag des US-Arbeitsministeriums für die Durchsetzung der Bundesgesetze zur Gleichbehandlung am Arbeitsplatz (wie Titel VII des Civil Rights Act von 1964) zuständig ist. Zu den zahlreichen Aufgaben der EEOC gehören Untersuchungen, Schlichtungen und Klagen im Namen von Klägern, die der Meinung sind, dass sie aufgrund ihrer Zugehörigkeit zu einer geschützten Gruppe belästigt oder am Arbeitsplatz diskriminiert wurden. Obwohl die EEOC technisch gesehen keine Gesetze macht, da sie mit der Durchsetzung der Gesetze beauftragt ist, sind ihre Veröffentlichungen und Leitlinien für Arbeitgeber, Arbeitsrechtsanwälte und Anbieter von Schulungen zum Thema Belästigung gleichermaßen von großer Bedeutung.

Durchsetzungsleitfaden wird Ende 2023 veröffentlicht

Ende 2023 veröffentlichte die EEOC ihre Proposed Enforcement Guidance on Harassment in the Workplaceveröffentlicht, die einen Einblick in die kollektiven Überlegungen der Behörde darüber geben, worauf sie sich in Zukunft konzentrieren wird. Es ist für viele nicht überraschend, dass die Richtlinien und Schulungsprogramme für Belästigung am Arbeitsplatz, die das Rückgrat des vom Obersten Gerichtshof der Vereinigten Staaten in der Rechtssache Meritor Savings Bank, FSB v. Vinson, 106 S.Ct 2399 (1986), eingeführten Einwandes der "angemessenen Sorgfalt" bilden, in den letzten Jahren einer intensiven Prüfung unterzogen wurden, und die EEOC hat die Notwendigkeit einer sinnvollen Schulung zur Erfüllung des Einwandes der "angemessenen Sorgfalt" hervorgehoben.

Der Einwand der angemessenen Sorgfalt (Reasonable Care Affirmative Defense)

Ohne auf die Einzelheiten des fast 40 Jahre alten Falles Vinson einzugehen, stellte das Gericht fest, dass ein Arbeitgeber die Haftung für eine Klage wegen sexueller Belästigung vermeiden kann, wenn zwei Voraussetzungen erfüllt sind. Erstens muss ein Arbeitgeber nachweisen, dass er "angemessene Sorgfalt" walten ließ, um Belästigungen zu vermeiden (und sie zu beseitigen, wenn sie auftreten könnten), und zweitens muss der Arbeitgeber nachweisen können, dass der klagende Arbeitnehmer es versäumt hat, "angemessene Sorgfalt" walten zu lassen, um die Sicherheitsvorkehrungen des Arbeitgebers zu nutzen und anderweitig Schaden zu verhindern, der hätte vermieden werden können.

Der Fall Vinson war der Auslöser für eine erste Welle von Maßnahmen und rudimentären Aufklärungsmaßnahmen zu diesem Thema, mit denen versucht wurde, die Haftung zu vermeiden. In vielen dieser Richtlinien hieß es lediglich, dass Arbeitgeber sexuelle Belästigung "nicht dulden", und es wurde versucht, diese Richtlinien mit einigen Dokumenten zu untermauern, die eine Definition dessen enthielten, was sexuelle Belästigung ist. Die EEOC hat deutlich gemacht, dass sie nach unwirksamen Richtlinien und Aufklärungsmaßnahmen Ausschau halten und vor Gericht argumentieren wird, dass ein Arbeitgeber bei Programmen, die nicht seinen Standards entsprechen, nicht von der positiven Verteidigung Gebrauch machen kann.

EEOC legt den Grundstein für ein minimal wirksames Programm zur Verhinderung von Belästigung

Bevor die Arbeitgeber die haftungsrechtlichen Folgen einer unwirksamen Belästigungsschulung in Betracht ziehen, sollten sie zunächst die positiven Nettoauswirkungen einer Arbeitsplatzkultur bedenken, in der die Mitarbeiter wissen, wie und wo sie Fehlverhalten melden können, und darauf vertrauen, dass der Arbeitgeber etwas gegen diese Bedenken unternimmt. Außerdem erwarten die Mitarbeiter einen gewissen persönlichen Nutzen von Schulungen zum Thema Belästigung. Während viele Arbeitgeber die haftungsrechtlichen Aspekte ihrer Schulungsprogramme im Auge behalten, ist es auch wichtig, die vorgeschlagenen Leitlinien der EEOC zu beherzigen und zu verstehen, dass die Zeit, die Sie für die Schulung Ihrer Mitarbeiter aufwenden, dazu genutzt werden sollte, die Arbeitsplatzkultur positiv zu beeinflussen und Vorfälle zu verhindern.

In ihren vorgeschlagenen Leitlinien erwähnt die EEOC die Bedeutung einer "effektiven" Politik und eines Schulungsprogramms als grundlegend für die Feststellung der ersten Säule der affirmativen Verteidigung. Die Agentur erklärt, dass für Ausbildung wirksam ist, muss sie mindestens die folgenden Merkmale aufweisen:

• Sie erläutert die Anti-Belästigungspolitik des Arbeitgebers und das Beschwerdeverfahren, einschließlich alternativer Streitbeilegungsverfahren, sowie den Schutz vor Vertraulichkeit und Vergeltungsmaßnahmen;
• Darin werden verbotene Belästigungen beschrieben und mit Beispielen belegt sowie Verhaltensweisen aufgezeigt, die, wenn sie unkontrolliert bleiben, den Grad einer verbotenen Belästigung erreichen könnten;
• Sie informiert über die Rechte der Mitarbeiter, wenn sie ein ihrer Meinung nach verbotenes Verhalten erleben, beobachten, davon Kenntnis erlangen oder melden;
• Es bietet Vorgesetzten und Managern Informationen darüber, wie sie Belästigungen verhindern, erkennen, stoppen, melden und korrigieren können, wie z. B. Maßnahmen, die ergriffen werden können, um das Risiko von Belästigungen zu minimieren, und klare Anweisungen für das Ansprechen und Melden von Belästigungen, die sie beobachten, die ihnen gemeldet werden oder von denen sie anderweitig Kenntnis erhalten;
• Sie ist auf den Arbeitsplatz und die Belegschaft zugeschnitten;
• Sie wird allen Mitarbeitern regelmäßig zur Verfügung gestellt;
• Die Informationen sind in einem klaren, leicht verständlichen Stil und Format gehalten.

Die EEOC stellt außerdem fest: "Die erste Säule der Verteidigung ist nicht gegeben, wenn nachgewiesen wird, dass der Arbeitgeber das [Programm] in böser Absicht eingeführt oder verwaltet hat oder wenn es anderweitig defekt oder dysfunktional war." Dieser Leitfaden scheint jene (oft veralteten) Bildungsprogramme zu nennen, die seit vielen Jahren einfach nicht mehr aktualisiert wurden.

Für eine gesunde und positive Arbeitsplatzkultur ist es wichtig, weit über das Minimum hinauszugehen

Die Arbeitgeber müssen bedenken, dass die von der EEOC Mindestanforderungen Schwellenwerte für die Feststellung einer positiven Verteidigung nichts zu tun haben mit den vielen staatlichen obligatorischen Ausbildungsanforderungen, die in Kraft sind. Sie tragen auch wenig dazu bei, das kritische Thema in der modernen Arbeitswelt anzugehen, nämlich Schaffung und Erhaltung einer gesunden Arbeitsplatzkultur durch verschiedene Bildungsprogramme, die das ganze Jahr über angeboten werden. Die Erfüllung der Mindestanforderungen der EEOC kann dazu beitragen, die Vinson-Verteidigung zu begründen, aber wenn dies die einzige Überlegung bei der Auswahl eines Schulungsprogramms ist, entgeht den Arbeitgebern mit Sicherheit der Nutzen der Prävention von Zwischenfällen und der Verbesserung der Arbeitsplatzkultur.