Während große Unternehmen verschiedene Entwicklungswege zum Ziel der industriellen Dokumentenerstellung (Dokumentenautomatisierung) einschlagen können, ist einer der gängigsten ein Zwischenstopp bei Visual Basic for Applications (VBA) oder möglicherweise bei Visual Studio Tools for Office (VSTO), einer weiterentwickelten Microsoft-Technologie, die bereits in IT-Abteilungen eingesetzt wird, die sich dem .NET-Framework von Microsoft verschrieben haben. Beide Umgebungen ermöglichen es Anwendern, Funktionen zur Dokumentenautomatisierung in Microsoft Word-Dokumente zu integrieren.
Ein häufiges Szenario sieht wie folgt aus: Ein Manager in einer Abteilung eines Unternehmens, der für die Erstellung komplexer gewerblicher Mietverträge verantwortlich ist, hat schließlich genug von den Kosten für die Erstellung der Verträge oder den scheinbar endlosen Problemen, die durch menschliches Versagen entstehen. Um die Situation zu verbessern, beschließt der Manager, den Prozess zu systematisieren. Der erste Schritt kann so einfach sein wie das Anfügen einer Checkliste zu jedem Mietvertrag, aus der hervorgeht, dass die wichtigsten Schritte, wie das Suchen und Ersetzen alter Namen durch neue, im Word-Dokument vor dem Drucken abgeschlossen wurden.
Irgendwann könnte jemand vorschlagen, Tastenmakros einzusetzen, um den Prozess weiter zu optimieren. Sobald ein Unternehmen diesen Weg einschlägt – also Automatisierungsfunktionen in ein Word-Dokument einzubauen –, ist der logische nächste Schritt, Skriptlogik in die Makros zu schreiben. Das klingt einfach, aber in Wirklichkeit kann so gut wie jeder Tastenmakros schreiben, während das Schreiben von Skripten innerhalb eines Tastenmakros eine Domäne von Software-Ingenieuren ist, die sich mit VBA oder VSTO auskennen.
Angesichts der Vision, die der Manager und alle anderen schließlich erkennen – ein nahezu ausfallsicheres Dokumentenzusammenstellungssystem, das die komplexen Mietverträge in einem Bruchteil der Zeit, zu einem Bruchteil der Kosten und mit einem Bruchteil des Risikos erstellt –, überwindet der Manager die Schwierigkeiten und überzeugt die IT-Abteilung, einen Ingenieur für das Projekt abzustellen. Aus einem Ingenieur werden zwei, als beschlossen wird, auch andere Dokumente zu automatisieren, und so weiter.
Das Problem ist, dass diese Art von Softwareanwendung – Dokumentenautomatisierung/Dokumentenabwicklung – extrem volatil ist und eine Vielzahl von Faktoren, darunter auch Gesetzesänderungen, die Anwendungen dramatisch beeinflussen und somit eine Neugestaltung erforderlich machen können. Irgendwann beginnt das Unternehmen, das inzwischen ein Vermögen für die Entwicklung und Wartung von VBA-basierten Dokumentenabwicklungsanwendungen (oder gegebenenfalls VSTO-basierten Anwendungen) ausgegeben hat, das Projekt als eine Reise in den sprichwörtlichen Kaninchenbau zu betrachten.
Tatsächlich sind sowohl VBA als auch VSTO leistungsstarke Entwicklungsumgebungen, mit denen Sie MS Word-Dokumente automatisieren können. Beide sind jedoch allgemeine Technologien und verfügen nicht über eine Reihe grundlegender Funktionen, die jedes Dokumentenzusammenstellungssystem benötigt, wie z. B. die Verwaltung von Antwortdateien und eine robuste Liste vorgefertigter Funktionen für die schnelle Ausführung unzähliger notwendiger Aufgaben zur Dokumentenzusammenstellung.
Letztendlich finden solche Unternehmen, die mit der Automatisierung von Word-Dokumenten mit VBA/VSTO zu kämpfen haben, aber dennoch von der Vision überzeugt sind, ihren Weg zu HotDocs, dem Goldstandard für Dokumentenzusammenstellung und Dokumentenautomatisierungstechnologie auf Unternehmensebene.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
