Die fünf wichtigsten Gewohnheiten erfolgreicher Rechtsteams (und wie man sie zur zweiten Natur macht!)
Erfahren Sie, wie die besten Rechtsteams von heute Technologien nutzen, um Gewohnheiten aufzubauen, die die Einhaltung von Vorschriften, Innovation und Effizienz fördern.
Experten sind sich einig, dass die täglichen Gewohnheiten die Grundlage für den Erfolg bilden. Die Weisheit des Sprichworts "Ein Apfel am Tag hält den Arzt fern" legt zwei Dinge nahe:
- Äpfel sind gut für uns
- Der Verzehr von Äpfeln muss über einen längeren Zeitraum hinweg konsequent wiederholt werden, um seine Vorteile zu nutzen.
In der Rechtslandschaft geht es um effiziente Abläufe, und produktive (tägliche) Gewohnheiten sind der Weg dorthin. Anders als beim Essen von Äpfeln können diese Gewohnheiten jedoch durch Technologie unterstützt werden.
Erfolg kann in sich wiederholende, alltägliche Aufgaben hineingeschrieben werden, indem Technologien integriert werden, die die schwere Arbeit übernehmen und es einfacher machen, Gewohnheiten zu bilden und auszuführen, die Ihr Rechtsteam konform, effizient und kosteneffektiv halten. Im Folgenden finden Sie fünf Beispiele für bewährte Verfahren (und wie Sie diese durch den Einsatz von Technologie optimieren können).
Konform bleiben
Die Einhaltung der Vorschriften ist sowohl ein Ziel und eine Gewohnheit; auch wenn sie nur ab und zu auf die Probe gestellt wird, müssen Rechtsteams sie täglich praktizieren, um erfolgreich zu sein.
95 % der Verstöße gegen die Cybersicherheit sind auf menschliches Versagen zurückzuführen.Eine der besten Möglichkeiten, das Risiko für die Mitarbeiter zu mindern, ist daher die Automatisierung der Einhaltung von Vorschriften. Die Einhaltung von Vorschriften wird zur zweiten Natur, wenn die technologische Infrastruktur, in der die Mitarbeiter arbeiten, konsolidiert wird. Wenn Sie beispielsweise alle Ihre Angelegenheiten in einem einzigen System zur Verwaltung von Angelegenheiten verwalten, das mit Salesforce und anderen Anwendungen von Drittanbietern integriert werden kann, verringern Sie die Möglichkeit von Fehlern in Ihren Daten.
Wenn Sie Technologieplattformen einführen, um Ihre Daten an einem zentralen Ort zu hosten und zu pflegen, verfügen Sie wahrscheinlich auch über automatisierte Prüfpfade für Ihre Arbeitsabläufe - was bedeutet, dass alle für eine interne Prüfung benötigten Dokumente nur einen Mausklick entfernt sind.
Halten Sie Ihr Rechtsteam reaktionsfähig
Halten Sie Ihr Rechtsteam reaktionsfähig333,2 Milliarden E-Mails werden pro Tag verschickt, und ein kürzlich erschienener Artikel ergab, dass zwar ~58 % der Arbeitnehmer eine Antwort erwarten, aber 23 % eine sofortige Antwort verlangen. Aber diejenigen von uns, die täglich oder wöchentlich Hunderte von E-Mails erhalten, wissen, dass dies nicht immer möglich ist.
Technologie kann angesichts dieses E-Mail-Ansturms Abhilfe schaffen, indem sie es ermöglicht, schnelle Antworten in die Anfragen selbst zu integrieren. Zum Beispiel durch den Einsatz von Automatisierung von Arbeitsabläufen zur automatischen Beantwortung häufig gestellter Fragen und Anfragen können erfolgreiche Rechtsteams zentrale Anlaufstellen für NDAs und eSignatur-Anfragen einrichten, die die richtigen Daten vom Antragsteller einholen und den Ablauf bis zur Unterschrift automatisieren. In der Zwischenzeit können alle Anfragen, die nicht automatisch beantwortet werden können, in einen Stream gezogen werden, in den bei Bedarf Eskalationen eingebaut werden (mit Zeitverzögerungen), damit alles weiterläuft.
Sei ein Teamplayer
Ein Flickenteppich aus veralteten Technologielösungen oder mehreren Anbietern zwingt die Mitarbeiter dazu, in Silos zu arbeiten und sich nicht mit ihren Kollegen abzustimmen. Die Zusammenarbeit hingegen ermutigt die Mitarbeiter, ihre Strategien und Produkte aufeinander abzustimmen und Synergien zu nutzen, um das Beste aus ihrer Arbeit herauszuholen.
Neue, integrierte Technologien können die Zusammenarbeit fördern, indem sie Projekte, Fortschritte und Ziele zwischen Mitarbeitern (und Abteilungen) sichtbar machen. Selbst etwas so Einfaches wie ein Redlining-Prozess wird durch mehr Transparenz verbessert. Zum Beispiel durch die Einführung eines CLM-System das Hindernisse in einem Vertrag hervorhebt und dann die entsprechenden Parteien markiert und benachrichtigt, wird die Zusammenarbeit in den Prozess eingebettet, ohne dass die Beteiligten Kopfschmerzen bekommen. Anstatt eine Version eines Vertrags per E-Mail zu versenden und Folgeanträge zu erhalten, die sich übereinander stapeln - jeder mit einem neuen angehängten Dokument - sorgt ein CLM-System dafür, dass die Versionen kontrolliert und aktuell bleiben, so dass die Zusammenarbeit den Vertrag verbessern kann, anstatt neue Fehlerquellen zu schaffen.
Initiative ergreifen
Erfolgreiche Rechtsabteilungsteams warten nicht nur ihre Systeme und reagieren auf Anfragen, sondern erkennen auch Verbesserungsmöglichkeiten und setzen diese um. Doch allzu oft werden Rechtsteams dadurch behindert, dass sie sich bei der Implementierung der benötigten Softwarelösungen auf die IT-Abteilungen verlassen. Um Ihr Team in die Lage zu versetzen, seine Ideen für den Fortschritt zu nutzen, sollten Sie sich die Vorteile von No-Code-Plattformen vor Augen halten, die es den Mitgliedern ermöglichen, große Projekte ohne die IT-Abteilung in Angriff zu nehmen. Juristische Teammitglieder können zu "Bürger-Entwickler" werden werden, wenn sie Zugang zu No-Code-Technologieplattformen haben, auf denen sie ihre Ideen per Drag-and-Drop in die Tat umsetzen können. Ein Gartner-Bericht aus dem Jahr 2021 ergab, dass "41 % der Unternehmen nutzen bereits eine Plattform für bürgerschaftliche Entwicklung, während weitere 27 % erwarten, dass sie innerhalb der nächsten 12 Monate eine solche Plattform nutzen werden." Indem Sie den Business-Technologen und den Rechtsexperten in Ihrem Team Plattformen für die Bürgerentwicklung zur Verfügung stellen, befähigen Sie sie, nicht nur ihre Aufgaben, sondern auch die Herausforderungen, mit denen sie tagtäglich konfrontiert sind, mit einer Do-it-yourself-Einstellung zu bewältigen.
Mehr Konsistenz für Ihr Rechtsteam
Gewohnheiten halten uns beständig, und Beständigkeit schafft Gewohnheiten. Die Einbindung dieser bewährten Verfahren in Ihre Prozesse mithilfe von Technologie ist ein guter Weg, um den Erfolg für Ihr Rechtsteam zur zweiten Natur werden zu lassen.
Überlegen Sie, wie eine einzige Quelle der Wahrheit für Ihr Sachbearbeitung nicht nur Fehler in Ihren Daten beseitigt und Doppelarbeit verhindert, sondern auch Vorlagen bereitstellt, die Ihre Geschäftsabläufe standardisieren - intern und extern. Wenn Sie in eine Plattform investieren, hinter der eine Reihe von Lösungen steht, optimieren Sie Ihre Konsistenz. Und wenn sich die Gelegenheit ergibt, Ihre Plattform oder Ihr technisches Paket zu erweitern, können Sie die Vorlagen und Standards Ihrer ersten Plattform beibehalten.
Wenn Sie Ihre technischen Lösungen als Teil des Weges zu erfolgreichen Gewohnheiten betrachten, ermutigen Sie Ihr juristisches Team, langfristig zu denken und für Konsistenz, Effizienz und Optimierung zu sorgen.
Ein Blick auf die Mitratech Legal Platform
Eine Lösung, die Ihnen eine vollständige End-to-End-Rechtsplattform bietet, die vollständig mit ELM, CLM und WFA integriert ist.
