Governance, Risk Management und Compliance (GRC) ist ein komplexer Technologiebereich mit vielen Facetten. Eine dieser Facetten ist die Prozessautomatisierung, eine Methode zur Kodifizierung von Best Practices, um schwerwiegende Fehler zu vermeiden.
Eine Regierungsbehörde, die für ein mehrere Milliarden Dollar schweres Straßenbau-Budget verantwortlich ist, hatte ein erhebliches GRC-Problem. Jedes Mal, wenn eine Straße gebaut oder instand gesetzt wurde, musste die Behörde eine sogenannte Kooperationsvereinbarung erstellen, einen umfangreichen Vertrag mit etwa 100 Seiten, Tausenden von Variablen und einer äußerst komplexen Geschäftslogik, die die Ein- und Ausschließung von Sprachblöcken regelte. Der manuelle Prozess der Dokumentenerstellung dauerte nicht nur durchschnittlich drei Mannmonate, sondern war auch anfällig für menschliche Fehler. Solche Fehler führten regelmäßig zu rechtlichen Risiken, die in einigen Fällen zu Auseinandersetzungen führten.
Der GRC-Ansatz, für den sich diese Behörde entschied, war die Prozessautomatisierung, insbesondere die Umwandlung ihrer Kooperationsvereinbarung in eine Prozessanwendung mit HotDocs, der führenden Plattform für die Modellierung komplexer Prozesse zur Dokumentenerstellung. Wenn die Behörde nun eine neue Kooperationsvereinbarung erstellen muss, meldet sich ein Mitarbeiter beim HotDocs-System an, füllt den HotDocs-Fragebogen aus und erstellt das Dokument. Mit der HotDocs-Prozessanwendung dauert das, was früher drei Monate in Anspruch nahm, nun durchschnittlich nur noch etwa drei Stunden.
Die Behörde sparte nicht nur mehr als 95 % der Zeit, die sie mit ihrer alten Methode benötigte (mit einer entsprechenden Senkung der Kosten für die Dokumentenvorbereitung), sondern auch rechtliche Probleme aufgrund fehlerhafter Dokumente sind so gut wie verschwunden. Die Behörde hält sich besser an interne Richtlinien und geltende Gesetze. Dadurch ist sie weniger Risiken ausgesetzt.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
