Sicher, es ist einfach, einem Kandidaten, den man abgelehnt hat, kein Ablehnungsschreiben zu schicken. Niemand teilt gerne schlechte Nachrichten, und viele Personalvermittler würden diese unangenehme Situation lieber vermeiden und sich stattdessen auf die Kandidaten konzentrieren, die noch im Rennen sind.
Es ist jedoch richtig, jemandem mitzuteilen, dass er die Stelle nicht bekommen wird. Wenn er sich die Zeit genommen hat, sich für das Vorstellungsgespräch anzuziehen und zu kommen, um die Fragen Ihres Einstellungsteams zu beantworten, gehört es zum guten Ton, ihm mitzuteilen, dass Ihr Unternehmen beschlossen hat, andere Bewerber zu berücksichtigen. Selbst wenn die Person nur eine Bewerbung ausgefüllt hat und Sie nie mit ihr gesprochen haben, ist es eine nette Geste – und kostet Sie kaum Mühe –, ihr mitzuteilen, dass Sie sie nicht einstellen werden.
Keine Rückmeldung von Personalvermittlern zu erhalten, steht bei Arbeitssuchenden immer ganz oben auf der Liste der Beschwerden (und davon gibt es viele, da die Jobsuche kein Vergnügen ist). Bewerber freuen sich über Stellenangebote und möchten wissen, wenn es nicht klappt, damit sie mit ihrem Leben weitermachen können.
Aber abgesehen davon, dass es unhöflich ist, kann das Nichtversenden eines Abschiedsbriefes sich negativ auf Ihr Employer Branding und Ihre gesamten Einstellungsbemühungen auswirken. Laut einer Umfrage von CareerArcteilen 72 Prozent der Bewerber ihre negativen Erfahrungen bei der Jobsuche auf Online-Bewertungsportalen oder mit Bekannten, was andere Kandidaten davon abhält, sich in Zukunft zu bewerben. Talentierte Menschen haben viele Optionen und schauen sich die Glassdoor-Bewertungen eines Unternehmens an oder sprechen mit Leuten aus ihrem Netzwerk, bevor sie ihre Bewerbung abschicken. Außerdem ergab eine Studie der Brandon Hall Group , dass Unternehmen, die in eine positive Kandidatenerfahrung investieren, ihre Einstellungsqualität um 70 Prozent verbessern konnten.
Arten von Ablehnungs-E-Mails
Im Allgemeinen gibt es drei Arten von Ablehnungs-E-Mails für Bewerber: die kurze Ablehnungs-E-Mail, die ausführliche Ablehnungs-E-Mail und die personalisierte Ablehnungs-E-Mail. Es empfiehlt sich, je nachdem, wie weit der Bewerber in Ihrem Einstellungsprozess gekommen ist, einen unterschiedlichen Stil für die Ablehnungs-E-Mail zu verwenden.
Kurze Ablehnungs-E-Mail
Dieses Ablehnungsschreiben kommt direkt auf den Punkt und erfordert keine weiteren Angaben. Hier ist eine einfache Vorlage für eine Ablehnungs-E-Mail, die Sie als Ausgangspunkt verwenden können:
Hallo NAME,
Vielen Dank für Ihre Bewerbung um die Stelle als [STELLENBEZEICHNUNG] bei [FIRMENNAME]. Unser Einstellungsteam hat Ihre Bewerbung geprüft und beschlossen, andere Kandidaten zu berücksichtigen. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Suche nach Ihrer nächsten beruflichen Herausforderung.
Sie können die Ablehnung abmildern, indem Sie auf die hohe Anzahl an Bewerbern hinweisen oder den Kandidaten ermutigen, sich in Zukunft auf andere Stellen zu bewerben. Der Zweck besteht jedoch darin, Personen, die Sie nie zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen haben, darüber zu informieren, dass sie nicht eingestellt werden.
Sie können diesen Brief als Vorlage in Ihrem ATS erstellen und so einstellen, dass er automatisch versendet wird, wenn Sie Bewerber aus dem Einstellungsprozess entfernen. Er enthält Platzhalter (z. B. Name des Bewerbers, Berufsbezeichnung), die automatisch mit den richtigen Angaben ausgefüllt werden.
Erweiterte Ablehnungs-E-Mail
Es ist etwas unhöflich, einem Bewerber, mit dem Sie ein Telefon- oder Videointerview geführt haben, nur eine kurze Ablehnungs-E-Mail zu schicken. In solchen Fällen sollten Sie die kurze Ablehnungsnachricht etwas ausführlicher gestalten und sich für das Gespräch bedanken. Diese erweiterte Vorlage für eine Ablehnungs-E-Mail hilft Ihnen dabei:
Hallo NAME,
Es war schön, mit Ihnen über die STELLENBEZEICHNUNG bei FIRMENNAME zu sprechen. Wir haben uns entschieden, mit anderen Kandidaten fortzufahren, möchten Ihnen jedoch dafür danken, dass Sie sich die Zeit genommen haben, uns Ihren Werdegang und Ihre Qualifikationen vorzustellen. Wir wünschen Ihnen viel Glück bei Ihrer Stellensuche und Ihren zukünftigen beruflichen Unternehmungen.
Sie können diesen Brief nach Belieben ergänzen. Sein Hauptzweck besteht darin, dem Kandidaten die Nachricht zu überbringen und ihm gleichzeitig für seine Zeit zu danken.
Personalisierte Ablehnungs-E-Mail
Personalverantwortliche beginnen, eine Beziehung zu einem Bewerber aufzubauen, nachdem sie ihn persönlich zu einem formellen Vorstellungsgespräch getroffen haben. Wenn es an der Zeit ist, ihm mitzuteilen, dass die Beziehung nicht zu einer Anstellung führen wird, sollten Sie ihm eine Erklärung geben.
Ein personalisiertes Ablehnungsschreiben für Bewerber erklärt ihnen, warum Sie sich gegen ihre Einstellung entschieden haben. Es sollte Feedback enthalten, das ihnen hilft, sich beruflich weiterzuentwickeln, ohne ihre Leistung im Vorstellungsgespräch zu kritisieren. Wenn beispielsweise ein Bewerber für eine Stelle im Marketing eine Frage zur Analytik vermasselt hat, sagen Sie: „Wir haben uns entschieden, uns auf Bewerber mit stärkerer Erfahrung in Google Analytics zu konzentrieren.“
Sie müssen auch darauf achten, nichts zu schreiben, was Ihr Unternehmen anfällig für eine Klage wegen Diskriminierung am Arbeitsplatz machen könnte. Konzentrieren Sie sich auch hier wieder auf die Qualifikationen des Bewerbers in Bezug auf die Anforderungen der Stelle und nicht auf den Bewerber persönlich. Hier sind noch ein paar weitere Tipps für das Verfassen eines personalisierten Ablehnungsschreibens:
- Senden Sie das Angebot erst, wenn Ihr Wunschkandidat es angenommen hat – Es gibt keine Garantie, dass Ihre erste Wahl „Ja“ sagt, also schließen Sie die Tür für die Zweitplatzierten nicht, bis die Stelle definitiv besetzt ist.
- Würdigen Sie, was sie gut machen – Schaffen Sie Ausgewogenheit in Ihrem Anschreiben, indem Sie neben Ihrem Feedback auch die Stärken des Bewerbers hervorheben.
- Halten Sie sich die Tür für eine zukünftige Anstellung offen — Es ist ganz einfach, Kandidaten in Ihrem ATS zu archivieren, sodass Sie sie bei relevanten zukünftigen Stellenangeboten problemlos kontaktieren können.
- Vermeiden Sie ein Hin und Her – Es ist in Ordnung, dem Kandidaten zu erlauben, zu antworten, aber verschwenden Sie nicht zu viel Zeit mit der Beantwortung von Fragen und dem Austausch von E-Mails.
Eine kurze E-Mail hat große Wirkung.
Bewerber hassen es, wenn Personalvermittler den Kontakt abbrechen. Eine kurze Absage zu schicken, ist nicht nur eine Frage der Höflichkeit. Es wirkt sich auch positiv auf die langfristigen Einstellungsbemühungen Ihres Unternehmens aus.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Trakstar.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Trakstar, einen führenden Anbieter von Lösungen für Leistungsmanagement, Talentakquise und Personalanalyse. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um das umfassendere Engagement von Mitratech bei der Unterstützung des gesamten Lebenszyklus von Mitarbeitern - von der Einstellung über das Onboarding bis hin zum Lernen und zur Entwicklung - sowie die Integration von Best Practices zur Einhaltung von HR-Richtlinien in unser wachsendes Personalportfolio widerzuspiegeln.
