Illinois veröffentlicht Leitlinien zu den Anforderungen an Schulungen zur Prävention sexueller Belästigung

• Viele Arbeitgeber haben das Illinois Department of Human Rights (IDHR) um Beratung zu ihren neuen Schulungsanforderungen gebeten.
• Das IDHR hat Informationen in Form von elektronischen Handouts veröffentlicht.
• Das IDHR hat außerdem mehrere wichtige Fragen von Arbeitgebern in einem „FAQ”-Bereich auf seiner Website beantwortet.

Seit dem 1. Januar 2020 müssen alle Arbeitgeber in Illinois fast allen Beschäftigten im Bundesstaat eine Schulung zum Thema sexuelle Belästigung anbieten. Als das Illinois Human Rights Act („IHRA“) 2019 geändert wurde, um diese Anforderung zu schaffen, ließ der Wortlaut des Gesetzes einige Fragen offen. Die Unklarheiten in der Verordnung führten dazu, dass einige Arbeitgeber nach dem 1. Januar 2020, dem Datum des Inkrafttretens des neuen Gesetzes, Schwierigkeiten hatten, ihrer neuen Verpflichtung nachzukommen. Wie so oft veröffentlichte die IDHR mehr als einen Monat nach Inkrafttreten des Gesetzes eine eine Reihe von FAQ und Mindeststandards für Schulungen auf ihrer Website. Beide Dokumente versuchen, einige der offenen Fragen im Gesetz zu beantworten. Dieser Artikel fasst die Unterlagen der IDHR zusammen und analysiert sie, um Ihrem Unternehmen dabei zu helfen, sich auf die Erfüllung seiner Schulungsverpflichtung vorzubereiten.

• Wann wird das IDHR ein Muster-Schulungsprogramm veröffentlichen, das die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen demonstriert?

Gemäß den vom IDHR am 3. Februar 2020 veröffentlichten Mindeststandards für Schulungen wird das Modellprogramm des IDHR zur Prävention und Schulung im Bereich sexuelle Belästigung (sowie ergänzende Materialien für Arbeitgeber in der Gastronomie) Ende Februar 2020 veröffentlicht.

• Was sind die Mindeststandards für Schulungen zur Prävention sexueller Belästigung?

Leider hat das IDHR zu diesem Thema über die im Gesetz enthaltenen Elemente hinaus keine Klarheit geschaffen. Wir hoffen, dass das Modell-Schulungsprogramm mehr Klarheit schaffen wird. Zur Erinnerung: Folgende Punkte sollten jedoch in jedem Schulungsprogramm für Mitarbeiter in Illinois enthalten sein:

• Eine Erklärung zu sexueller Belästigung im Einklang mit dem Gesetz des Bundesstaates Illinois
• Beispiele für Verhaltensweisen, die eine unrechtmäßige sexuelle Belästigung darstellen
• Eine Zusammenfassung der relevanten staatlichen und bundesstaatlichen gesetzlichen Bestimmungen zum Thema sexuelle Belästigung
• Rechtsbehelfe für Opfer sexueller Belästigung
• Zusammenfassung der Pflichten von Arbeitgebern hinsichtlich Prävention, Untersuchung und Abhilfemaßnahmen bei sexueller Belästigung

 

• Was ist die Frist für die Schulung von Mitarbeitern?

Die IDHR hat den 31. Dezember 2020 als Frist für die Schulung aller Mitarbeiter festgelegt. Diese Aktualisierung hebt die Aussage auf, dass neue Mitarbeiter innerhalb von sechs Monaten nach ihrer Einstellung geschult werden müssen, auch wenn dieses Datum vor dem 31. Dezember liegt. Mit diesen zusätzlichen Informationen können Arbeitgeber sicher sein, dass sie die Vorschriften einhalten, wenn die Schulung bis Ende 2020 abgeschlossen ist. Arbeitgeber in Illinois sollten sich bewusst sein, dass die IDHR empfohlen hat, neue Mitarbeiter „so bald wie möglich nach ihrer Einstellung“ zu schulen. Auch wenn es keine Sechsmonatsfrist gibt, werden Arbeitgeber dennoch dazu angehalten, neue Mitarbeiter noch in diesem Jahr so bald wie möglich zu schulen.

• Welche Arbeitgeber sind verpflichtet, ihre Mitarbeiter zu schulen?

Es gab einige Unklarheiten darüber, ob die Anforderungen des neuen Gesetzes für Arbeitgeber mit mehr als einem Arbeitnehmer oder für alle Arbeitgeber gelten. Die IDHR hat klargestellt, dass „Arbeitgeber mit einem oder mehreren Arbeitnehmern Schulungen anbieten müssen“.

• Sind Arbeitgeber verpflichtet, Kurzzeit-, Teilzeit- oder Zeitarbeitskräfte zu schulen?

Alle Mitarbeiter müssen eine Schulung erhalten, unabhängig davon, ob sie Teilzeit-, Zeitarbeits- oder Praktikumsmitarbeiter sind. Das IDHR hat klargestellt, dass unabhängige Auftragnehmer die Schulung nicht absolvieren müssen . Allerdings wird in den FAQ eindeutig darauf hingewiesen, dass es „dringend empfohlen“ wird, dass alle unabhängigen Auftragnehmer eine Schulung erhalten. Auch wenn diese Formulierung widersprüchlich erscheint, sollten Arbeitgeber zur Sicherheit eine Schulung für unabhängige Auftragnehmer einplanen.

• Wenn ein Mitarbeiter bereits anderweitig geschult wurde, muss ich dann zusätzliche Schulungen anbieten?

Die IDHR empfiehlt Arbeitgebern, neue Mitarbeiter zu schulen, unabhängig davon, ob der Mitarbeiter bereits anderweitig geschult wurde. Obwohl Arbeitgeber verpflichtet sind, Aufzeichnungen über die Schulungsmaßnahmen zu führen, hat die IDHR ausdrücklich festgestellt, dass es weder die Pflicht des Mitarbeiters ist, diese Aufzeichnungen aufzubewahren, noch die Pflicht, sie vom früheren Arbeitgeber anzufordern. Da es schwierig ist, den Nachweis über absolvierte Schulungen zu erbringen, empfiehlt die IDHR daher, alle neuen Mitarbeiter neu zu schulen, da der Arbeitgeber dafür verantwortlich ist, nachzuweisen, dass alle seine Mitarbeiter die Schulung absolviert haben.

• Wie gilt diese Anforderung für Arbeitnehmer und Arbeitgeber mit Sitz außerhalb von Illinois?

Diese Frage wird unserer Organisation vielleicht am häufigsten gestellt. Obwohl die IDHR versucht, Klarheit zu schaffen, gibt es noch einige offene Fragen. Da diese Frage so wichtig ist, folgt hier der genaue Wortlaut der Antwort der IDHR:

„Alle Mitarbeiter, die in Illinois arbeiten oder arbeiten werden, müssen geschult werden, unabhängig davon, ob der Arbeitgeber seinen Sitz in Illinois hat. Wenn ein Mitarbeiter seinen Sitz an einem anderen Ort hat, aber regelmäßig mit anderen Mitarbeitern in Illinois interagiert, sollte er geschult werden, auch wenn er nicht physisch in Illinois anwesend ist.“

• Beispiel 1: Vorgesetzter A arbeitet für das Unternehmen ABC in einem anderen Bundesstaat (Indiana, Kalifornien, Florida usw.) und beaufsichtigt Mitarbeiter von ABC, die im Bundesstaat Illinois arbeiten. Vorgesetzter A sollte eine Schulung zur Prävention sexueller Belästigung gemäß IHRA erhalten, obwohl er in einem anderen Bundesstaat beschäftigt ist.  
• Beispiel 2:  Mitarbeiter B arbeitet für das Unternehmen ABC in einem anderen Bundesstaat (Indiana, Kalifornien, Florida usw.) und wird vorübergehend mit Mitarbeitern von ABC in Illinois zusammenarbeiten. Mitarbeiter B sollte eine Schulung zur Prävention sexueller Belästigung gemäß IHRA erhalten, auch wenn der Arbeitgeber von Mitarbeiter B in einem anderen Bundesstaat ansässig ist.

Diese Antwort ist sehr umfangreich, aber laut IDHR muss jeder, der im Rahmen seiner Arbeit regelmäßig Kontakt zu einem Mitarbeiter in Illinois hat, eine Schulung zum Thema Belästigung in Illinois absolvieren. Diese Antwort ist ähnlich schwierig wie die Antwort aus New York, dass „jeder Mitarbeiter, der Kontakt zu einem Mitarbeiter in New York City hat, eine Schulung absolvieren muss“. Da es wahrscheinlich nicht so schnell zu einem Präzedenzfall kommen wird, der rechtlich bindend ist, müssen Arbeitgeber nach eigenem Ermessen entscheiden, welche Mitarbeiter außerhalb des Bundesstaates die Schulung für Illinois absolvieren müssen.

Aufgrund der Meldepflicht, dass der Arbeitgeber nachweisen muss, dass alle seine Mitarbeiter die Schulung in Illinois absolviert haben, scheint die Antwort „Ja“ zu lauten (der Mitarbeiter muss mehrere Schulungskurse absolvieren, um beide Gesetze zu erfüllen). Diese Antwort befasst sich auch nicht mit der Frage, ob eine Person, die verschiedenen obligatorischen Schulungsanforderungen unterliegt (d. h. ein Mitarbeiter, der in Illinois arbeitet, aber für einen langfristigen, befristeten Einsatz nach New York City reist), verschiedene Schulungskurse absolvieren muss. Dennoch handelt es sich hierbei um eine Frage der unternehmerischen Entscheidung, daher empfehlen wir dringend, einen unabhängigen Rechtsbeistand zu konsultieren, um auf der Grundlage vertraulicher Fakten und Umstände die für Ihr Unternehmen beste Lösung zu finden.

• Welche Unterlagen muss ein Arbeitgeber über die Schulung zur Prävention sexueller Belästigung aufbewahren?

Illinois verlangt von Arbeitgebern, dass sie alle Schulungen dokumentieren. Diese Verpflichtung kann durch die Aufbewahrung eines Zertifikats (in Papierform oder online), einer unterschriebenen Bestätigung des Mitarbeiters oder eines Anmeldeformulars für den Kurs erfüllt werden. Das IDHR hat darauf hingewiesen, dass die Aufzeichnungen über Schulungen in Illinois auf Anfrage zur Einsichtnahme durch das IDHR zur Verfügung gestellt werden müssen.

• Können Arbeitgeber einen Drittanbieter mit der Durchführung von Schulungen beauftragen?

Ja. Angenommen, die Schulung entspricht den gesetzlich festgelegten Standards (das oben erwähnte Dokument zu den Mindeststandards für Schulungen des IDHR). In diesem Fall kann ein Arbeitgeber sein eigenes Schulungsprogramm entwickeln oder ein Programm eines Drittanbieters nutzen.

• Was ist, wenn Mitarbeiter mehrere Arbeitsplätze haben? Müssen sie die Schulung an jedem Arbeitsplatz absolvieren?

Die IDHR sagt nein, aber auch hier liegt die Beweislast beim Arbeitgeber, der nachweisen muss, dass die Schulung absolviert wurde. Daher müsste er mit dem gleichzeitigen Arbeitgeber zusammenarbeiten, um einen Nachweis über die Schulung in Illinois zu erbringen.

• Gibt es zusätzliche Anforderungen für Restaurants und Bars?

Ja. Restaurant- und Barbesitzer sowie Betreiber müssen entweder zusätzliche Schulungen zu denen für reguläre Mitarbeiter anbieten oder einen Kurs entwickeln, der die zusätzlichen Anforderungen erfüllt. Zu diesen Anforderungen gehören:

• Bestimmte Verhaltensweisen, Aktivitäten oder Videos im Zusammenhang mit der Restaurant- oder Barbranche
• Eine Erläuterung der gesetzlichen Haftung und Verantwortung von Managern
• Englisch- und Spanischoptionen

 

• In welchen Sprachen muss die Schulung angeboten werden?

Arbeitgeber müssen Schulungen in einer für ihre Mitarbeiter zugänglichen Form anbieten. Das bedeutet, dass Mitarbeiter mit Behinderung oder Mitarbeiter, die eine andere Sprache als Englisch sprechen, die Möglichkeit haben müssen, die Schulung in einer für sie verständlichen Form zu erhalten.

Zwar hat Illinois nicht alle offenen Fragen zum Thema Schulungen beantwortet, doch die Aktualisierung der IDHR vom Februar 2020 hat etwas mehr Klarheit über die Absicht des Gesetzes geschaffen. Wie Sie sehen, müssen die wesentlichen Anforderungen bis 2020 erfüllt sein. Angesichts der Auflage, alle Mitarbeiter jährlich (neu) zu schulen, wäre es für jeden Arbeitgeber ratsam, frühzeitig mit der Erfüllung seiner Verpflichtungen zu beginnen. Syntrio berät Sie gerne über Möglichkeiten, wie Sie Ihre Schulungsanforderungen in Illinois so schnell wie möglich erfüllen können!