Eine globale Bank mit 140.000 Mitarbeitern und mehr als 700 Filialen hatte ein Effizienzproblem. Von der Antragsstellung bis zum Abschluss benötigte die Bank durchschnittlich drei Tage, um einen gewerblichen Kredit abzuwickeln, einschließlich der Erstellung des Vertrags und der Sicherheitenunterlagen. Der Prozess war nicht nur langsam, teuer und umständlich, sondern setzte die Bank auch dem Risiko von Compliance-Verstößen und menschlichen Fehlern aus. Um dieses Problem zu lösen, führte die Bank ein proprietäres BPM-System ein, das sie in eine leistungsstarke HotDocs-Prozessanwendung integrierte. Durch den Einsatz dieser beiden Technologien konnte die Zeit für die Erstellung von gewerblichen Kreditverträgen und Sicherheiten auf etwa eine Stunde reduziert werden, während gleichzeitig der Genehmigungsprozess und die Gesamtqualität der Kreditunterlagen verbessert wurden.
Der Kredit-Workflow beginnt mit der Abfrage verschiedener Datenbanken der Bank nach Informationen über den Kunden, der den Kreditantrag stellt. Alle relevanten Daten werden in eine HotDocs-Datenerfassungssequenz interaktiver Formulare (ein Interview) übertragen. Ein Kundenbetreuer gibt alle weiteren erforderlichen Daten ein und leitet das Interview an den Kreditprüfungsausschuss weiter.
Basierend auf den in das HotDocs-Interview integrierten Geschäftsanalysen sieht der Kreditprüfungsausschuss eine farbcodierte Version der Antwortdatei. Antworten, die den besten Kreditvergabepraktiken der Bank entsprechen, sind grün codiert. Grenzfälle sind gelb codiert. Und Antworten, die außerhalb der Kreditvergaberichtlinien der Bank liegen, sind rot codiert.
Mithilfe der Farbcodierung kann der Kreditprüfungsausschuss eine Wertung der Qualität eines Kredits vornehmen und entscheiden, ob eine Genehmigung gerechtfertigt ist. Fragwürdige Datenpunkte können zur Klärung an einen Kundenbetreuer zurückgeleitet werden. Wenn ein Kredit genehmigt wird, kann der Kundenbetreuer zusätzliche erforderliche Daten in das Gespräch eingeben, und der komplexe gewerbliche Kreditvertrag kann zusammen mit den Sicherheitenunterlagen sofort erstellt und ausgeführt werden. Elektronische Versionen können in das ECM der Bank übernommen werden.
Dank der Effizienzsteigerung durch das neue Workflow-System konnte die Bank mehrere hundert Sachbearbeiter, die zuvor mit der Bearbeitung und Korrektur von Dokumenten beschäftigt waren, für andere Aufgaben einsetzen. Darüber hinaus sind rechtliche Probleme aufgrund menschlicher Fehler in den Dokumenten fast vollständig verschwunden.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
