Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Werkzeuge für ein erfolgreiches Policy Management
Im zweiten Teil dieser sechsteiligen Serie werden wir untersuchen, wie wichtig es ist, dass ein Tool zur Verwaltung von Richtlinien für Ihre Mitarbeiter einfach zu bedienen ist, insbesondere wenn es darum geht, Richtlinien zu lesen, zu bescheinigen und zu finden.
Wir alle wissen, wie wichtig es ist, dass sich die Mitarbeiter bei der Arbeit engagieren, und eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, ihnen Zugang zu Instrumenten zu verschaffen, die sie in die Lage versetzen, erfolgreich zu sein. Dies gilt auch für die Kommunikation und Verteilung von Richtlinien in einem Unternehmen. Stellen Sie fest, dass sich Ihre Mitarbeiter nicht an die Richtlinien halten, und hängt dies damit zusammen, wie sie mit ihnen umgehen?
Wie sich die Effizienz von Software auf das Engagement auswirkt
Laut Oxford Economics gibt mehr als ein Drittel aller Arbeitnehmer (39 %) an, dass sie mit ihrer Software und Technik am Arbeitsplatz unzufrieden sind. In den USA geben nur weitere 39 % an, dass sie für die ihnen zur Verfügung stehenden Technologien am Arbeitsplatz ausreichend geschult werden.
Im ersten Blog dieser Seriehabe ich darüber gesprochen, dass ein Software-Tool effizient sein muss - wie viel Zeit braucht ein Mitarbeiter, um Routineaufgaben zu erledigen? Wie viele Klicks braucht er dafür? Dies gilt auf jeden Fall für die Auswahl eines Tools zur Richtlinienverwaltung, denn es ist wichtig, dass das Lesen und Bescheinigen von Richtlinien den Arbeitsalltag nur minimal unterbricht, da sonst die Gefahr besteht, dass Ihre Mitarbeiter diese Compliance-Aufgaben ignorieren.
Sehen wir uns fünf Bereiche an , die Sie bei der Auswahl einer Lösung für die Richtlinienverwaltung im Hinblick auf die Erfahrungen Ihrer Mitarbeiter berücksichtigen sollten.
Die Erfahrung mit der Einhaltung von Mitarbeiterrichtlinien
- Benachrichtigungen: Wie lässt die Lösung jemanden wissen, dass er eine Richtlinie zu lesen hat? Am einfachsten wäre es, eine automatische E-Mail zu versenden, aber Sie sollten darauf achten, dass diese E-Mail leicht konfigurierbar ist, damit sie das richtige Branding und die richtige Botschaft hat. Denken Sie auch darüber nach, wie Erinnerungsbenachrichtigungen funktionieren sollen. Es wäre sehr nützlich, je nachdem, wie nah die Frist ist, unterschiedliche Formulierungen zu verwenden. Wie auch immer die Mitarbeiter benachrichtigt werden, es sollte für sie sehr einfach sein, zu den Richtlinien zu navigieren, die sie lesen müssen - ein einziger Klick genügt.
- Richtlinien lesen: Wenn die Mitarbeiter wissen, dass sie eine oder mehrere Richtlinien zu lesen haben, wie werden ihnen diese Richtlinien angezeigt? Idealerweise wünschen Sie sich eine einfache Schnittstelle, die die Richtlinien auflistet, die Frist, bis zu der jede Richtlinie gelesen werden muss, und Angaben dazu, an wen sie sich bei Fragen wenden sollen. Die Frist ist für die Mitarbeiter wichtig, da sie so die Richtlinien nach der ihnen zur Verfügung stehenden Zeit priorisieren können, um sicherzustellen, dass sie keine wichtigen Fristen verpassen. Wenn ein Mitarbeiter eine Richtlinie liest, sollte sie klar und deutlich angezeigt werden und möglichst wenig ablenken, z. B. wenn er den Bildschirm zoomen muss, um den zu kleinen Text zu lesen.
[bctt tweet="39 % der Arbeitnehmer geben an, dass sie von ihrer Software und Technik am Arbeitsplatz frustriert sind." via="no"]
- Bescheinigung von Richtlinien: Ein Mitarbeiter hat also eine Richtlinie gelesen, was nun? Er braucht eine einfache Möglichkeit, elektronisch zu bestätigen, dass er die Richtlinie erhalten und gelesen hat. Die Art und Weise, wie dies geschieht, sollte für die Mitarbeiter intuitiv sein, z. B. durch einen einfachen Klick auf eine Schaltfläche.
- Auffinden von Richtlinien: Was ist, wenn ein Mitarbeiter auf eine Richtlinie zurückgreifen muss, um den Inhalt zu überprüfen? Sie möchten nicht, dass dies eine mühsame, komplizierte Aufgabe ist, da sonst die Gefahr besteht, dass Mitarbeiter eine veraltete Version einer Richtlinie befolgen, weil sie die neueste Version nicht finden können. Ihre Lösung zur Verwaltung von Richtlinien sollte es den Mitarbeitern ermöglichen, anhand von Schlüsselwörtern zu suchen und den Inhalt der Richtlinien zu prüfen, damit sie sich nicht an Titel oder Beschreibungen erinnern müssen.
- Ausbildung: Lassen Sie uns abschließend über die Schulung sprechen. Sie wollen nicht alle Ihre Mitarbeiter darin schulen, wie man Richtlinien liest, bescheinigt und findet. Sie müssen also eine Lösung finden, die sich leicht in Ihrem gesamten Unternehmen einsetzen lässt, unabhängig von der Anzahl der Mitarbeiter oder deren Standort. Ihre Richtlinienverwaltung sollte keine Endbenutzerschulung erfordern. Das Endergebnis ist, dass Ihre Mitarbeiter sofort mit der Lösung für die Richtlinienverwaltung arbeiten können, ohne dass es zu Verzögerungen durch spezielle Kurse oder Anweisungen kommt.
Denken Sie daran, dass die Mitarbeiter die Lösung nicht jeden Tag benutzen werden. Daher ist es wichtig, ein ein Tool zur Richtlinienverwaltung zu wählen, das intuitiv ist und bei den Mitarbeitern keine Frustration hervorruft, wenn sie es benutzen müssen. Wenn sie aufgefordert werden, eine Richtlinie zu lesen und zu bestätigen, sollte es so einfach sein, wie eine Benachrichtigung zu erhalten, zu der Richtlinie zu navigieren, die Richtlinie zu lesen und eine elektronische Bestätigung abzugeben. Überlegen Sie, wie viele Klicks dies erfordert - je weniger, desto besser.
Kommen Sie nächste Woche zum dritten Teil dieser Reihe, in dem wir uns erneut mit der Benutzerfreundlichkeit befassen werden, allerdings aus der Sicht der Eigentümer und Verwalter von Richtlinien. Wir werden untersuchen, wie wichtig es ist, ein System zur Verwaltung von Richtlinien zu wählen, das einfach zu warten und zu verwalten ist.
