Einfach vs. komplex: Was bei Dokumentenerstellungssoftware wirklich zählt

Vor einiger Zeit war ich in New York, um mich mit einem unserer Integrationspartner zu treffen. Bei einem dieser Treffen wurde mir die Frage gestellt:„Warum sind Ihre Kunden so loyal gegenüber HotDocs?“ Mit anderen Worten, fuhr sie fort: „Sie haben Kunden, die sich vor mehr als zehn Jahren für HotDocs als Plattform für die Dokumentenerstellung entschieden haben. Wie haben Sie es geschafft, diese Kunden zu halten?“

Diese Frage lässt sich am besten mit einer Anekdote beantworten.

Vor langer Zeit leitete ich die Publikationsabteilung von Capsoft, dem Vorgängerunternehmen der HotDocs Corporation. Mein kleines Team und ich standen nicht nur vor der Aufgabe, die hochkomplexe CAPS-Plattform zu dokumentieren, sondern auch professionelle, hochwertige Handbücher zu erstellen – ein Prozess, der zwangsläufig eine Investition in Technologie erforderte. Letztendlich mussten wir uns zwischen zwei führenden Desktop-Publishing-Anwendungen entscheiden: PageMaker und Quark Express.

PageMaker war bekannt dafür, dass es extrem einfach zu erlernen und zu bedienen war. Quark hingegen warb genau mit dem Gegenteil – Leistungsstärke und Raffinesse. Ich recherchierte gründlich und entschied mich angesichts meiner begrenzten Ressourcen für PageMaker. Im Grunde genommen hatte mich die Verlockung der Einfachheit überzeugt –wir würden ohne großen Schulungsaufwand schnell einsatzbereit sein.

Hätte ich Newsletter für einen Tennisclub veröffentlicht, wäre PageMaker genau das Richtige gewesen. Aber im Nachhinein betrachtet war das CAPS/Author-Handbuch etwa 600 Seiten lang und erforderte eine für damalige Verhältnisse sehr anspruchsvolle Seitenlayout- und Grafikproduktion. Kurz gesagt: Innerhalb weniger Wochen hatten wir PageMaker abgeschrieben und sind zu Quark Express gewechselt, das sich als genau das Richtige für uns herausstellte.

Wie schafft es HotDocs also, Kunden zu binden? Nun, weil „einfach zu erlernen” nur eine andere Art ist, „nicht viele Funktionen” zu sagen. In Wirklichkeit können juristische Dokumente komplizierte Instrumente sein. Und wenn Sie eine Technologieplattform suchen, die für die Erstellung solcher Dokumente auf industriellem Niveau entwickelt wurde, gibt es eigentlich nur eine Wahl. Anders ausgedrückt: Die Kunden von HotDocs haben erkannt, dass sie HotDocs brauchen und dass nichts anderes ausreicht.

Die gute Nachricht ist: Wenn Sie einfache Dokumente haben, ist HotDocs leicht zu erlernen und zu verwenden. Aber wenn Sie mit wirklich komplexen Dokumenten zu tun haben, werden Sie froh sein, dass Sie nicht das tun müssen, was ich vor all den Jahren getan habe – in das Büro meines Vorgesetzten marschieren und ihm erklären, dass PageMaker die falsche Wahl war: Einfach, wie sich herausstellte, war einfach nicht gut genug.