Der Zustand der Ethik-Hotlines im Jahr 2024

Elle Ziwka | 16. August 2024

Auf der Grundlage von 40.000 anonymen Meldungen von Ethik-Hotlines und umfangreichen Kundenbefragungen deckt die neueste Analyse von Syntrio Trends bei Fehlverhalten, Berichterstattung und mehr auf

Die Studie "State of Ethics Hotlines" von Mitratech zeigt, dass die Zahl der Meldungen über Ethik-Hotlines in den letzten beiden Berichtszeiträumen um 18 % bzw. 33 % gestiegen ist. Dies deckt sich mit der branchenweit zu beobachtenden Zunahme der Meldekultur.

Trotz dieses Trends fühlt sich mehr als die Hälfte der Whistleblower unter Druck gesetzt, keine internen Hotlines zu nutzen, um auf Missstände in großen globalen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen hinzuweisen, wie eine weltweite EY-Umfrage ergab. Lassen Sie uns in die Besonderheiten von Ethik-Hotlines eintauchen - was sie sind, wann man sie nutzen sollte, die häufigsten Fehltritte und die besten Praktiken, um Ihre Unternehmenskultur in der heutigen unberechenbaren Geschäftswelt transparent und verantwortungsbewusst zu halten.

Das Wichtigste zuerst: Braucht Ihr Unternehmen eine Ethik-Hotline?

Ja, eine Ethik-Hotline ist für jedes Unternehmen unverzichtbar, denn sie ist ein wirksames Instrument zur Aufdeckung und Verhinderung von unethischem Verhalten und Betrug. Untersuchungen zeigen, dass Hinweise von Hinweisgebern die häufigste Form der Aufdeckung von Betrug sind. Unternehmen, die keine Hotline haben, müssen mit durchschnittlichen Verlusten in Höhe von 200.000 Dollar rechnen, während Unternehmen mit einer Hotline und Schulungen zur Aufdeckung von Betrug die Verluste auf 100.000 Dollar reduzieren können.

Die Umsetzung dieser Maßnahmen spart nicht nur Geld, sondern fördert auch eine Kultur der Verantwortlichkeit. Indem ein Unternehmen seinen Mitarbeitern einen sicheren, vertraulichen Kanal für die Meldung von Fehlverhalten zur Verfügung stellt, kann es seine Integrität und sein Geschäftsergebnis schützen. Kein Wunder, dass dieselbe EY-Umfrage ergab, dass sich die Zahl der Unternehmen ohne Whistleblowing-Hotline seit einer ähnlichen Umfrage aus dem Jahr 2022 halbiert hat.

Das Wesen von Ethik-Hotlines

Unsere umfassende Analyse von fast 40.000 Berichten über Ethik-Hotlines hat aufschlussreiche Erkenntnisse erbracht.

Die Art dieser Meldungen umfasst ein breites Spektrum, das von allgemeinen HR-Belangen bis zu Vorfällen von Belästigung am Arbeitsplatz, Betrug und anderen Verstößen gegen den Verhaltenskodex reicht. Vor allem die Art der gemeldeten Vorfälle ist je nach Branche sehr unterschiedlich. So haben Organisationen des Gesundheitswesens häufig mit Fällen von Betrug, Verschwendung und Missbrauch zu tun, während Fertigungsbetriebe häufiger über Probleme mit der Sicherheit am Arbeitsplatz berichten.

Zu den am häufigsten gemeldeten Problemen in den verschiedenen Branchen gehören:

HR und Mitarbeiterbeziehungen

Beziehungen zu den Mitarbeitern
Fehlverhalten von Mitarbeitern
Beschäftigung, Arbeitslosigkeit
Gehaltsabrechnung, Lohn
Substanzmissbrauch
Anwesenheit

Arbeitsrecht

Unfaire Beschäftigungspraktiken
Sexuelle Belästigung
Diskriminierung aufgrund von Alter, Geschlecht, Ethnie und Behinderung
Schenkungen und Barzahlungen

Ethik und Rechtskonformität

Einhaltung von Vorschriften
Rechtsverstöße und Verordnungen
Betrug - Finanzen, Arbeiterunfallversicherung, Gesundheitswesen
Verhaltenskodex, Ethik
Interessenkonflikt

Mitarbeitermissbrauch

Feindseliges Arbeitsumfeld
Unrechtmäßige Kündigung
Unangemessenes Verhalten
Mobbing, Vergeltung
Allgemeiner Missbrauch

Datenschutz und Sicherheit

Fragen des Datenschutzes
Vorfälle im Bereich der Cybersicherheit
Vorfälle im Bereich der physischen Sicherheit
Vermögensschutz, Diebstahl
Betrug, Verschwendung und Missbrauch
Verwaltung im Gesundheitswesen

Informationssicherheit

Fragen des Datenschutzes
Vorfälle im Bereich der Cybersicherheit
Vorfälle im Bereich der physischen Sicherheit
Schutz des Vermögens

Sicherheit am Arbeitsplatz

Unsichere Bedingungen
Fragen zum Fahrzeugtransport

Geschäftsbetrieb

Finanz- und Buchhaltungsfragen und Unregelmäßigkeiten
Probleme bei der Rechnungsstellung
Berichte über den betrieblichen Vorschlagskasten

Kundenbetreuung

Allgemeine Dienstvorfälle
Berichte über die Kundenvorschlagsbox

Patientenbetreuung (Gesundheitswesen)

Qualität der Patienten- und Bewohnerpflege, Behandlung
HIPAA
Betrug, Verschwendung und Missbrauch
Verwaltung im Gesundheitswesen

Aktuelle Herausforderungen

Vertraulichkeit und Vertrauen

Im Jahr 2024 ist die Wahrung der Anonymität und der Aufbau von Vertrauen unter den Mitarbeitern wichtiger denn je. Die Verlagerung von traditionellen Anrufhotlines zu digitalen Methoden wie E-Mail und Online-Meldungen hat sich beschleunigt, insbesondere nach COVID. Fast ein Drittel der Befragten der früheren EY-Umfrage gab an, dass sie keine Meldung machten, weil sie um ihre persönliche Sicherheit fürchteten.

Syntrio, ein führender Anbieter von Ethik-Hotline-Lösungen, bietet sieben verschiedene Meldeoptionen an, darunter spezielle Telefonnummern, Websites und E-Mail-Adressen. Unternehmen müssen sich an diese veränderten Präferenzen anpassen, um Vertraulichkeit und Vertrauen zu stärken.

Korrupte Unternehmenskultur

Eine kürzlich von Oktober 2023 bis Januar 2024 durchgeführte weltweite EY-Umfrage, an der 5.464 Mitarbeiter in verschiedenen Positionen und mit unterschiedlichen Dienstgraden teilnahmen, hat gezeigt, dass es erhebliche Hindernisse gibt, unethisches Verhalten zu melden. Die Umfrage ergab, dass die Mitarbeiter häufig befürchten, dass ihre Bedenken ignoriert werden oder dass ihre Karriere gefährdet sein könnte, wenn sie sich zu Wort melden. Alarmierenderweise äußerte fast ein Drittel der Befragten auch Ängste um ihre persönliche Sicherheit.

Der beste Weg, betrügerische Unternehmenspraktiken aufzudecken, ist die Einrichtung anonymer und sicherer Hotlines sowie die Förderung einer "speak-up"-Kultur, in der sich die Mitarbeiter wohlfühlen und ihre Bedenken, Ideen und Fehler ohne Angst äußern können.

Rechtliche und regulatorische Fragen

Die Einhaltung strenger Datenschutzgesetze, wie z. B. der Allgemeinen Datenschutzverordnung (GDPR) in Europa, erfordert einen sorgfältigen Umgang mit sensiblen Informationen, um Vertraulichkeit und Sicherheit zu gewährleisten. Ethik-Hotlines müssen auch mit einer Vielzahl internationaler Vorschriften arbeiten, von denen jede ihre eigenen Standards und Protokolle hat. Dieses komplizierte Geflecht von Vorschriften verlangt von den Unternehmen, dass sie ihre Richtlinien und Technologien ständig aktualisieren, um Mitarbeiterdaten zu schützen und gleichzeitig die Integrität des Meldeprozesses zu wahren. Die Nichteinhaltung dieser Vorschriften kann schwere Strafen nach sich ziehen und das Vertrauen der Mitarbeiter untergraben, wodurch der eigentliche Zweck von Ethik-Hotlines untergraben wird.

Aufkommende Trends im Jahr 2024

Menschen und KI vereinen ihre Kräfte

Laut dem 2024 State of Ethics Hotlines Report von Mitratech bietet Künstliche Intelligenz (KI) transformative Vorteile für Unternehmen:

Automatisierte Erkennung von potenziellem Fehlverhalten: Durch die Analyse großer Datenmengen kann KI verdächtige finanzielle Aktivitäten und Verhaltensmuster erkennen, die auf Betrug hindeuten.
Verbesserte Risikobewertung: Durch die Verbesserung der Risikobewertung können die Unternehmen ihre Ressourcen strategisch dort einsetzen, wo das Risiko eines Fehlverhaltens am größten ist.
Verbesserte Ermittlungsfähigkeiten: Durch die effiziente Analyse großer Datensätze kann KI bei der Aufdeckung von Beweisen und der Identifizierung wichtiger Zeugen in potenziellen Fällen von Fehlverhalten helfen.
Verbesserter Schutz für Whistleblower: KI kann den Schutz von Whistleblowern durch Anonymisierung von Berichten und Nachverfolgung von Ermittlungsfortschritten verbessern.

Es ist jedoch wichtig zu betonen, dass KI zwar viele Vorteile hat, aber das menschliche Urteilsvermögen und die Aufsicht nicht ersetzen, sondern ergänzen sollte.

Das Aufkommen der Speak-Up-Kultur

Nach Erkenntnissen von Syntrio, der SEC und des ACFE ist die Zahl der von den Meldern eingereichten Hinweise im Vergleich zum Vorjahr erheblich gestiegen. Diese Zunahme der Meldungen ist ein Zeichen für die wachsende Bereitschaft der Mitarbeiter, ihre Meinung zu äußern und Fehlverhalten zu melden. Die Pflege einer "speak-up"-Kultur fördert die Integrität des Unternehmens, treibt Innovation und Produktivität voran und mindert Risiken, während gleichzeitig ein ethischer und transparenter Arbeitsplatz gefördert wird.

Politikentwicklung und Belohnungen

Die Entwicklung von Strategien und die Belohnung von Hinweisgebern haben in den letzten Jahren ein deutliches Wachstum erfahren. Nach Untersuchungen der US-Wertpapier- und Börsenaufsichtsbehörde (SEC) hat ihr Whistleblower-Programm einen bemerkenswerten Anstieg der Zahl der Hinweise und der an Whistleblower vergebenen Beträge verzeichnet. Seit Beginn des Programms im Jahr 2011 wurden 397 Whistleblowern über 1,9 Milliarden Dollar zugesprochen. Darüber hinaus erhielt das Programm im GJ 2023 mehr als 18.000 Hinweise, was einen Anstieg von fast 50 % gegenüber dem bisherigen Rekord im GJ 2022 bedeutet.

Die Entwicklung wirksamer Richtlinien für Ethik-Hotlines ist von entscheidender Bedeutung, da die Vorschriften zum Datenschutz und zur Unternehmensverantwortung immer strenger werden. Unternehmen müssen ihre Richtlinien regelmäßig aktualisieren, um diese Änderungen zu berücksichtigen, und dabei Anonymität, klare Meldeverfahren und eine gründliche Mitarbeiterschulung gewährleisten. Die zu erwartenden Aktualisierungen der Vorschriften könnten strengere Datenschutzanforderungen und einen besseren Schutz von Hinweisgebern mit sich bringen. Die Anwendung bewährter Praktiken - wie die Einbindung von Stakeholdern und die Nutzung von Technologien für eine optimierte Berichterstattung - stellt sicher, dass die Unternehmen die Vorschriften einhalten und eine Kultur des Vertrauens und der Verantwortlichkeit aufrechterhalten.

Abschließende Überlegungen: Die neue Ära der ethischen Berichterstattung

Für Unternehmen ist eine Ethik-Hotline nicht nur eine Notwendigkeit, sondern ein Eckpfeiler für die Förderung einer transparenten und verantwortungsbewussten Kultur. Diese Hotlines spielen eine entscheidende Rolle bei der Aufdeckung und Behandlung von Fehlverhalten und stärken den ethischen Rahmen eines jeden Unternehmens. Auch wenn die jüngsten Herausforderungen - wie die Wahrung der Vertraulichkeit, der Aufbau von Vertrauen bei den Mitarbeitern, die Ausrottung korrupter Kulturen und das Navigieren durch komplexe rechtliche Rahmenbedingungen - die Notwendigkeit robuster und gut geführter Ethik-Hotlines unterstreichen, gibt es viel Hoffnung am Horizont.

Fortschritte bei der künstlichen Intelligenz bieten neue Möglichkeiten für Präzision und Effizienz, während die zunehmende "speak-up"-Kultur eine offenere Kommunikation fördert. In Kombination mit einer sorgfältigen Entwicklung von Richtlinien machen diese Elemente Ethik-Hotlines effektiver und integraler als je zuvor für die Gesundheit des Unternehmens.