4 Tipps zum Halten von Gesetzen, für die wir in diesem November dankbar sind
Informieren Sie sich über die Vor- und Nachteile der Datenaufbewahrung, die Aufbewahrung von Daten, die Erwartungen an die rechtliche Freigabe von Daten und vieles mehr.
Es ist die Zeit der Danksagungen, und wir wären nachlässig, wenn wir nicht auf die Tipps und Tricks hinweisen würden, die den Druck bei der Erstellung, Kommunikation und Verwaltung von Rechtsbehelfen mindern. Ein effektives Sperrverfahren ist ein bisschen wie eine Versicherung - die Investition lohnt sich immer (und ein Verzicht darauf kann teuer werden).
In diesem Blog stellen wir vier unentbehrliche Tipps für den Rechtsverkehr vor, die in der juristischen Welt Anklang finden. Von verfahrenstechnischen Feinheiten bis hin zu technologischen Fortschritten tragen diese von Fachleuten geprüften Strategien zu einer nahtlosen Durchführung von Legal Holds bei - ein Vorteil, der in unserer sich wandelnden rechtlichen und regulatorischen Landschaft immer wichtiger wird.
Einführung vertretbarer und wiederholbarer Verfahren zur Datenaufbewahrung
Eine vertretbare und wiederholbare Praxis verbessert die Einhaltung der Vorschriften und minimiert die mit dem Legal Hold-Prozess verbundenen Risiken - das spart Ihrem Unternehmen Zeit und Geld.
Machen:
- Enge Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung, um vertretbare und wiederholbare Best Practices für alle einzuführen.
- Überwachen Sie die Fortschritte bei der Datenerfassung und den Verwahrern aktiver Datenbestände, insbesondere bei denen, die das Unternehmen verlassen.
- Erinnern Sie die Verwahrer ständig an ihre Pflicht, Informationen aufzubewahren, und machen Sie sie auf Verstöße aufmerksam.
- Führen Sie ein Verzeichnis der aufbewahrten Daten, beziehen Sie die richtigen Beteiligten ein und sorgen Sie für einen einfachen Zugang zu den aufbewahrten Daten.
Tun Sie das nicht: Entwerfen Sie keine mit Fachjargon vollgestopften Rechtstexte, verlassen Sie sich nicht auf die manuelle Nachverfolgung und vergessen Sie nicht die Dritten.
Informieren Sie Ihre Verwahrer proaktiv über Aktualisierungen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
Ihre Verwahrer sind alle Personen, die über relevante Beweise oder Daten für den betreffenden Rechtsstreit, die Prüfung oder den Fall verfügen - und es liegt in Ihrer Verantwortung, sie rechtzeitig und unkompliziert über ihre Aufbewahrungspflichten zu informieren.
Machen:
- Unterscheiden Sie zwischen aktiven und stillen Verwahrern, führen Sie eine aktualisierte Liste und teilen Sie sie mit dem IT-Team.
- Entwickeln Sie eine Strategie zur Ermittlung aller relevanten Informationsquellen und Anwendungen.
- Die Zuständigkeiten für die Datenverwaltung müssen den Verwahrern klar mitgeteilt werden.
- Erwägen Sie die Erstellung von Vorlagen für allgemeine Bekanntmachungen, um Zeit zu sparen.
Tun Sie das nicht: Verlassen Sie sich auf manuelle Prozesse zur Identifizierung von Verwahrern und zur Verfolgung von Aktualisierungen.
Die Investition in eine automatisierte Lösung für die rechtliche Aufbewahrung kann den Prozess der rechtlichen Aufbewahrung verändern und gleichzeitig die Erfahrungen der Verwahrer verbessern. Eine Win-Win-Situation sowohl für die Verwahrstelle als auch für das Unternehmen, die Ihren ROI erhöht.
Informieren Sie die Aufsichtsbehörden
Um die besten Ergebnisse zu erzielen und die Einhaltung der Vorschriften im gesamten Unternehmen zu gewährleisten, ist es wichtig, die Verwahrer auf dem Laufenden zu halten, da sie im Mittelpunkt des Legal Hold-Prozesses stehen. In einem wachsenden oder verteilten Team kann es jedoch schwierig sein, bei so vielen Teilen den Überblick zu behalten.
Machen:
- Informieren Sie die Verwahrer während des gesamten Legal Hold-Prozesses, um die Einhaltung der Vorschriften zu verbessern.
- Nutzen Sie automatische Erinnerungen und Eskalationen, um den Unterweisungs- und Bescheinigungsprozess zu beschleunigen.
- Passen Sie das System an Änderungen oder den Umfang an, und überwachen Sie die Veränderungen bei den Mitarbeitern während der Sperrfrist.
- Integration mit HR- und Unternehmensdatenbanken zur rechtzeitigen Benachrichtigung über das Ausscheiden von Mitarbeitern.
Tun Sie das nicht: Verlassen Sie sich bei der Verfolgung der Verwahrung ausschließlich auf manuelle Methoden, da dies zu Nichteinhaltung der Vorschriften, Vernichtung von Beweismitteln und mangelnder Transparenz führen kann.
Klare Erwartungen bezüglich der Freigabe von Sperrfristen festlegen
Wenn der Rechtsstreit abgeschlossen ist, ist es wichtig, die Schritte zur Freigabe der Sperrung einzuleiten, indem man den Verwahrern mitteilt, dass sie ihre Daten löschen können. Bevor die Freigabe erfolgt, muss sichergestellt werden, dass wichtige Informationen vollständig an alle Parteien weitergegeben werden.
Machen:
- Legen Sie ein klares Verfahren für die Freigabe von Sperrfristen fest und teilen Sie es den Verwahrern mit.
- Legen Sie die Auslöser für die Freigabe der Sperrung fest, z. B. den Ablauf der Verjährungsfrist oder die Beendigung des Rechtsstreits.
- Erläutern Sie den Zweck der Aufhebung der Sperre und erinnern Sie die Verwahrer an die überholten Aufbewahrungsfristen.
- Überprüfen Sie regelmäßig die offenen Warteschleifen und informieren Sie sich über die Auslöser für ihre Freigabe.
Vergessen Sie nicht: Vergessen Sie nicht, allen Beteiligten die vollständige Freigabe der rechtlichen Schritte mitzuteilen.
Wenn diese Tipps befolgt werden, tragen sie zu einem gut verwalteten und vertretbaren Legal Hold-Prozess bei und helfen Unternehmen, den Herausforderungen von Rechtsstreitigkeiten und potenziellen Risiken voraus zu sein. Die Implementierung einer erstklassigen Softwarelösung für die Prozessbeobachtung (wie LegalHold) maximiert die Effizienz und minimiert die Risiken für einen reibungslosen Prozess. Erfahren Sie mehr über den ROI dieser Software (und die Risiken, wenn Sie sie nicht einsetzen) in unserem neuesten E-Book.
