I-9 Formular FAQs: Was HR-Teams uns am häufigsten fragen
Struggling to keep up with Form I-9 compliance? You’re not alone. The Form I-9 may seem relatively straightforward, but with evolving regulations, remote hires, and strict documentation rules, even small errors can lead to big consequences.
Ich habe diese I-9-FAQ zusammengestellt, damit Sie schnell Antworten auf die häufigsten Fragen finden, mit denen HR-Teams konfrontiert werden. Von der Überprüfung von Dokumenten bis hin zu Aufbewahrungsfristen - betrachten Sie diese Seite als Ihre erste Anlaufstelle, um die Vorschriften einzuhalten und sicher zu bleiben.
(And if you’re looking for a deeper dive, check out our Complete Guide to Form I-9.)
Table of Contents
Was ist das Formular I-9?
The Form I-9, issued by U.S. Citizenship and Immigration Services (USCIS), is a required document for verifying the identity and employment authorization of individuals hired to work in the United States.
Dies ist nicht nur ein weiteres Formular für die Aufnahme von Mitarbeitern, sondern ein zentraler Bestandteil der Aufrechterhaltung einer legalen, konformen Belegschaft. Arbeitgeber sind verpflichtet, für jeden Mitarbeiter ein I-9 auszufüllen und aufzubewahren. Wenn sie dies nicht ordnungsgemäß tun, kann dies zu erheblichen Geldstrafen, Bußgeldern oder sogar Prüfungen durch Behörden wie der Einwanderungs- und Zollbehörde (ICE) führen.
For HR teams, getting this form right means more than ticking a box, it’s about protecting your organization from risk while demonstrating a commitment to fair and lawful hiring practices.Our complete blog post, What is Form I-9?, has even more information.
Why the Form I-9 Matters
Wenn Sie schon einmal bei einem Audit in alten Papieren wühlen oder Monate nach der Einstellung einen Dokumentationsfehler klären mussten, wissen Sie das bereits. Das Formular I-9 ist nicht nur ein weiteres Kästchen im Einstellungsprozess.
Mit diesem Verfahren überprüfen die HR-Teams, ob jeder neue Mitarbeiter das Recht hat, in den USA zu arbeiten. Dies ist eine Anforderung des Bundesgesetzes, und wenn es korrekt durchgeführt wird, schützt es sowohl Ihr Unternehmen als auch Ihre Mitarbeiter.
That means:
- Sie bestätigen die Beschäftigungsfähigkeit nicht durch Vermutungen, sondern durch gültige Unterlagen, die innerhalb von drei Werktagen nach dem Einstellungsdatum überprüft werden.
- You’re showing that your hiring practices comply with the Immigration Reform and Control Act (IRCA), which mandates the use of the I-9 for all U.S. employers.
- Sie bauen ein einheitliches, gerechtes Verfahren auf, das alle neuen Mitarbeiter unabhängig von ihrem Status oder Hintergrund gleich behandelt (denn Inkonsistenzen in diesem Bereich können zu unbeabsichtigten Diskriminierungsklagen führen).
- You’re ready when auditors come knocking. Keeping organized, compliant I-9 records reduces scramble time and demonstrates that your HR team takes employment law seriously.
Das I-9-Verfahren mag einfach erscheinen, aber in der Praxis erfordert es große Sorgfalt. Eine einzige fehlende Unterschrift, ein veraltetes Formular oder ein verlorener Papierordner können teure Strafen nach sich ziehen. Es kommt darauf an, es von Anfang an richtig zu machen, und genau das macht Ihre Rolle in diesem Prozess so wichtig.
Who Needs Form I-9?
Jeder neue Mitarbeiter, der in den USA eingestellt wird, muss ausnahmslos das Formular I-9 ausfüllen.
Die Arbeitnehmer sind dafür verantwortlich, Abschnitt 1 an ihrem ersten Arbeitstag auszufüllen. Dazu gehören persönliche Angaben wie der vollständige rechtmäßige Name, die Adresse, das Geburtsdatum und die Bestätigung des Status der Arbeitsgenehmigung. Dies gilt für alle Arbeitnehmer, unabhängig davon, ob es sich um US-Bürger, Personen mit ständigem Wohnsitz in den USA oder Personen mit einer Arbeitsgenehmigung handelt.
Employers, on the other hand, must:
- Vergewissern Sie sich, dass Abschnitt 1 fristgerecht ausgefüllt wird;
- Durchsicht und Überprüfung der Unterlagen des Mitarbeiters in Abschnitt 2; und
- Stellen Sie das Formular innerhalb von drei Arbeitstagen nach Arbeitsbeginn des Mitarbeiters fertig.
Für HR-Teams bedeutet dies, den I-9-Prozess in die Arbeitsabläufe bei der Einstellung einzubauen und die Konsistenz über alle Rollen, Standorte und Einstellungsvolumen hinweg zu wahren. Fehler, wie unvollständige Felder oder verspätete Überprüfungen, können bei Prüfungen zu Geldstrafen führen.
Letztlich sind sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer dafür verantwortlich, dass das Formular korrekt und vollständig ist und rechtzeitig eingereicht wird.
Die Abschnitte des Formulars I-9 verstehen: Eine schnelle Aufschlüsselung
Um die Vorschriften einzuhalten und Strafen zu vermeiden, müssen Personalverantwortliche wissen, wie sie jeden Abschnitt des Formulars I-9 korrekt ausfüllen und verwalten. Das Formular ist in drei verschiedene Abschnitte unterteilt, für die jeweils spezifische Verantwortlichkeiten und Fristen gelten:
Abschnitt 1 - Mitarbeiterinformationen und Bescheinigung
Who completes it: The employee
When: No later than the first day of employment
Neu eingestellte Mitarbeiter müssen Abschnitt 1 ausfüllen, der ihren Namen, ihre Adresse, ihr Geburtsdatum, ihre Sozialversicherungsnummer (falls zutreffend) und ihren Einwanderungsstatus enthält. Außerdem müssen sie die Bescheinigung unterschreiben, mit der sie ihre Berechtigung zur Arbeit in den USA bestätigen.
HR’s role: While you can’t complete this section for the employee, you are responsible for reviewing it for completeness and ensuring it’s submitted on time. Missing or inaccurate information can create compliance risk from Day 1.
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Abschnitt 2 - Überprüfung und Verifizierung durch den Arbeitgeber
Who completes it: The employer (or authorized representative)
When: Within three business days of the employee’s start date
In this section, the employer examines the employee’s original documentation from the lists of Acceptable Documents to confirm both identity and work authorization. You must physically (or remotely, if compliant) inspect the documents and complete the Employer Certification.
Why it matters: Mistakes here, such as accepting unapproved documents, copying IDs incorrectly, or missing deadlines, are some of the most common triggers for I-9 audits findings and fines.
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Abschnitt 3 - Wiederverwendung und Neueinstellungen
Who completes it: The employer
When:
- Wenn die Arbeitsgenehmigung eines Mitarbeiters abläuft
- Wenn Sie einen Mitarbeiter innerhalb von drei Jahren nach dem ersten I-9 neu einstellen
- Bei rechtlichen Namensänderungen oder Aktualisierungen des Beschäftigungsstatus
Abschnitt 3 wird oft übersehen, aber er spielt eine entscheidende Rolle bei der langfristigen Einhaltung der Vorschriften. Jedes Mal, wenn die Arbeitsgenehmigung eines Mitarbeiters zeitlich begrenzt ist, muss die Personalabteilung sie vor Ablauf überprüfen und neu bestätigen.
Tip: Many electronic I-9 systems, like Mitrtech’s Tracker I-9, offer built-in alerts to track reverification deadlines, so nothing falls through the cracks. Tracker I-9 is the only simple, intuitive, and end-to-end I-9 compliance software solution that’s maintained a perfect track record of zero client fines in federal and ICE audits.
Abschließende Anmerkung für HR-Teams
Beim I-9-Verfahren geht es nicht nur um das Einsammeln von Papierkram, sondern um ein gesetzlich vorgeschriebenes Verfahren, das die Verpflichtung Ihres Unternehmens zur Einhaltung von Einstellungspraktiken widerspiegelt. Die Kenntnis der einzelnen Abschnitte schützt Ihr Unternehmen bei Prüfungen und sorgt für einen reibungsloseren Einstellungsprozess für jeden neuen Mitarbeiter.
I-9 Formular FAQ
Was ist E-Verify?
E-Verify is a web-based system. The U.S. Department of Homeland Security (DHS) runs it with the Social Security Administration (SSA). It’s a free tool employers use to confirm employment eligibility. E-Verify doesn’t reveal details. It only shows if a person is employment authorized (a match) or has a tentative nonconfirmation (a mismatch). It doesn’t say where the employee is from. It also doesn’t say what documents they showed.
Here’s how E-Verify works:
Employer Creates Case – The employer creates a case in E-Verify. They do this by entering information from the employee’s Form I-9. This includes the employee’s name, date of birth, and Social Security Number.
Electronic Verification – E-Verify then compares the employer’s entry to records from DHS and SSA.
Verification Results – The employer receives a response within a few seconds. They will get one of the following results:
- Beschäftigung genehmigt. Die eingegebenen Informationen stimmen mit den dem DHS und/oder der SSA vorliegenden Daten überein, und der Arbeitnehmer darf in den Vereinigten Staaten arbeiten.
- Vorläufige Nichtbestätigung (nicht übereinstimmende Informationen). Es besteht eine Diskrepanz zwischen den vom Arbeitgeber eingegebenen Informationen und den staatlichen Aufzeichnungen. In diesem Fall hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, das Problem mit dem DHS und der SSA zu klären.
Ist E-Verify obligatorisch?
Nein, E-Verify ist für die meisten Arbeitgeber nicht obligatorisch. Allerdings ist es für bestimmte Bundesauftragnehmer und Arbeitgeber in Staaten, die Gesetze erlassen haben, die seine Verwendung vorschreiben, erforderlich. Für die meisten Unternehmen ist die Teilnahme freiwillig, wird aber als bewährtes Verfahren zur Einhaltung von Vorschriften dringend empfohlen. Erkundigen Sie sich bei den spezifischen Vorschriften Ihres Staates oder bei Ihrem Rechtsbeistand, ob E-Verify für Ihr Unternehmen erforderlich ist.
Können Sie die Ergebnisse von E-Verify anfechten?
Ja, wenn ein Arbeitnehmer über E-Verify eine vorläufige Nichtbestätigung (TNC) erhält, hat er das Recht, das Ergebnis anzufechten. Ein TNC bedeutet einfach, dass die eingereichten Informationen nicht mit den Aufzeichnungen des Department of Homeland Security (DHS) oder der Social Security Administration (SSA) übereinstimmen. Das bedeutet nicht automatisch, dass der Mitarbeiter nicht zur Arbeit berechtigt ist, sondern signalisiert vielmehr, dass eine Diskrepanz besteht, die behoben werden muss.
Im Falle eines TNC muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer unter vier Augen benachrichtigen und ihm eine Mitteilung über weitere Maßnahmen (Further Action Notice, FAN) zukommen lassen, in der die Situation erläutert wird. Der Arbeitnehmer hat dann die Möglichkeit, das Ergebnis anzufechten, indem er die FAN unterschreibt und seine Entscheidung, Maßnahmen zu ergreifen, bestätigt. Sobald der Arbeitgeber E-Verify entsprechend aktualisiert hat, hat der Arbeitnehmer acht Arbeitstage Zeit, um sich mit der zuständigen Behörde in Verbindung zu setzen - mit der SSA bei Unstimmigkeiten mit der Sozialversicherung oder mit dem DHS bei Fragen zur Einwanderung oder Arbeitsgenehmigung.
Während dieser Zeit kann der Mitarbeiter zusätzliche Unterlagen oder andere Beweise einreichen, um die Diskrepanz zu beseitigen. Wenn die Unstimmigkeit beseitigt ist, aktualisiert E-Verify den Fall auf "Beschäftigung genehmigt". Wird das Problem nicht innerhalb des vorgeschriebenen Zeitrahmens gelöst oder bestätigt die Behörde die Nichtübereinstimmung, wird das Ergebnis in eine endgültige Nichtbestätigung (Final Non Confirmation, FNC) umgewandelt, und der Arbeitgeber kann das Beschäftigungsverhältnis beenden.
Was ist der "Titel des bevollmächtigten Vertreters" auf dem Formular I-9?
Der "Titel des bevollmächtigten Vertreters" ist die Berufsbezeichnung oder Rolle der Person, die Abschnitt 2 des Formulars I-9 im Namen des Arbeitgebers ausfüllt. Dabei kann es sich um einen Personalleiter des Unternehmens, einen Personalvermittler oder sogar einen beauftragten Dritten handeln, der zur Überprüfung von Mitarbeiterdokumenten befugt ist. Der Arbeitgeber kann jede Person zum Bevollmächtigten ernennen, ist aber dennoch für alle Fehler verantwortlich, die während des Überprüfungsprozesses gemacht werden.
How can employers find an authorized representative for remote employees?
Employers can delegate I-9 completion to anyone over 18 years old willing to act as their authorized representative.
Best practices:
- Choose someone who can follow instructions carefully (avoid family members if possible).
- Notaries can sometimes serve this role, but state rules vary.
- Employers remain fully responsible for the accuracy of the I-9, even if completed by someone else.
Mitratech offers a verified network of authorized completers for remote hires.
Was ist der Unterschied zwischen dem Formular I-9 und dem Formular W-9?
Form I-9 is required for all new employees hired in the United States. It verifies both the employee’s identity and their authorization to work. Employers must complete and retain this form for every worker. Form W-9, on the other hand, is used to request a taxpayer identification number (TIN) and certification from independent contractors, freelancers, or vendors. It is not about work authorization but about collecting information for tax reporting purposes (e.g., issuing Form 1099).
Key takeaway:
- Formular I-9 für Mitarbeiter verwenden
- Verwenden Sie das Formular W-9 für unabhängige Auftragnehmer und Lieferanten
Was ist die Drei-Tage-Regel für das Formular I-9?
Die Drei-Tage-Regel bezieht sich auf den Zeitrahmen, innerhalb dessen Arbeitgeber Abschnitt 2 des Formulars I-9 ausfüllen müssen. Dies gilt für den Arbeitgeber oder seinen bevollmächtigten Vertreter.
Here’s a breakdown of the three-day rule:
- Employee’s Responsibility: Within the first three business days of starting work for pay, the employee must present original and acceptable documents that establish their identity and employment authorization (Section 1 of Form I-9).
- Employer’s Responsibility: After the employee completes Section 1, the employer has three business days to examine the documents and complete Section 2, which verifies the information.
Es gibt eine Ausnahme von der Drei-Tage-Regel. Arbeitnehmer, die weniger als drei Tage arbeiten, müssen sowohl Abschnitt 1 als auch Abschnitt 2 des Formulars I-9 spätestens am ersten Tag der bezahlten Arbeit ausfüllen, wenn sie für weniger als drei Arbeitstage eingestellt wurden.
Was geschieht, wenn das Formular I-9 nicht innerhalb von drei Tagen ausgefüllt wird?
Wird das Formular I-9 nicht innerhalb der Drei-Tages-Frist ausgefüllt, hat dies Konsequenzen.
For Employers:
- Fines: The U.S. Citizenship and Immigration Services (USCIS) can impose civil fines. The fines can vary. They depend on the violation’s severity and range from hundreds to thousands of dollars per form.
- Verification Issues: An incomplete I-9 form can delay or prevent the employer from verifying an employee’s employment eligibility through E-Verify.
- Hiring Issues: If an employer knowingly hires unauthorized workers, they may face penalties including back pay, recruitment restrictions, and even criminal charges.
For Employees:
- Termination: An employee who fails to present acceptable documentation within the three-day window may be terminated. This is especially true if they’re unable to provide a legitimate reason for the delay. Though, always consult HR or legal counsel before taking termination action.
Hier erfahren Sie, was zu tun ist, wenn das Formular I-9 nicht innerhalb von drei Tagen ausgefüllt wird:
Employer:
Complete the Form ASAP: Even if the three-day window has passed, it’s important to complete the I-9 form ASAP. You cannot backdate the form, but you can attach a clear explanation for the delay.
Employee:
Present Documents: If you haven’t presented the required documents yet, do so as soon as possible. Explain any delays to your employer.
What should I do if I get audited?
If you receive a request for inspection from ICE or DHS, you typically have 72 hours to produce your I-9 forms and supporting documentation:
- Work with HR, legal counsel, and any internal audit teams to ensure timely compliance.
- Gather all relevant I-9s (active and recently terminated employees).
If you use electronic I-9 management, retrieval is faster; paper records often require more time.
Welche Dokumente sind für den Nachweis der Identität und der Beschäftigungsberechtigung zulässig?
Beim Ausfüllen des Formulars I-9 müssen die Mitarbeiter Dokumente vorlegen, die sowohl die Identität als auch die Beschäftigungsberechtigung bestätigen. Diese Dokumente fallen in drei Kategorien: Liste A, Liste B und Liste C.
Dokumente der Liste A belegen sowohl die Identität als auch die Beschäftigungsberechtigung. Beispiele hierfür sind:
- U.S. Reisepass oder U.S. Passkarte
- Daueraufenthaltskarte (Green Card)
- Ausländischer Reisepass mit einem entsprechenden Arbeitsvisum
Dokumente der Liste B dienen nur zum Nachweis der Identität (müssen mit einem Dokument der Liste C kombiniert werden).
Dokumente der Liste C begründen nur die Berechtigung zur Beschäftigung (sie müssen mit einem Dokument der Liste B gekoppelt sein). Beispiele für Dokumente der Liste C sind:
- Sozialversicherungsausweis (ohne Einschränkung)
- Vom USCIS ausgestelltes Dokument zur Erteilung einer Arbeitsgenehmigung (EAD)
Important Compliance Note: Employers cannot demand specific documents from employees. The employee chooses which valid documents to present from the official USCIS Acceptable Documents list. As long as the documents are current, valid, and meet Form I-9 requirements, they must be accepted.
Tip: Employees should have their chosen documents ready during onboarding to avoid delays in starting work.
Kann ein Arbeitgeber von einem Arbeitnehmer bestimmte Dokumente verlangen?
When it comes to Form I-9, employers must treat all employees equally in the documentation process. It’s illegal for an employer to demand or require specific documents from an employee. Instead, employers must provide the official Form I-19 Acceptable Documents (List A, List B, and List C) from USCIS and allow the employee to choose which valid documents to present.
Requesting specific documents can:
- zu Diskriminierungsklagen führen
- gegen Antidiskriminierungsgesetze verstoßen
- unnötige Risiken für Ihr Unternehmen schaffen
Best Practice for HR: Only request the documentation required under USCIS guidelines. Never impose extra requirements on certain individuals or groups. Fairness and compliance with immigration laws not only protect your organization but also make the hiring process smoother for everyone involved. Remember, the documents you may accept are clearly outlined in List A, List B, and List C—and the choice belongs to the employee.
How Long Should Employers Keep Completed I-9 Forms?
When it comes to I-9 retention, clarity and compliance are essential. Federal regulations require employers to keep each employee’s completed Form I-9 for a specific period after the employee leaves the organization.
Retention Rule:
- Three years after the date of hire OR
- One year after the date employment ends
Whichever is later.
This retention period ensures you remain in compliance with federal guidelines and that your records are available if requested during an audit. Maintaining organized and accessible I-9 records is more than a routine administrative task, it’s a critical part of protecting your business, demonstrating good faith compliance, and avoiding potential penalties.
How Often Must I-9 Forms Be Updated or Reverified?
Generally, a completed Form I-9 does not need to be updated or reverified unless certain circumstances require it. The primary goal is to ensure the employee maintains valid authorization to work in the United States.
When Reverification Is Required
Document Expiration
- If an employee’s work authorization document (such as a visa or Employment Authorization Document) expires, employers must reverify employment eligibility no later than the document’s expiration date.
- Best Practice: Send reminders at least 90 days before expiration so the employee can provide updated documentation in time.
Employee Name Change
- I-9 regulations do not require reverification for a legal name change.
- However, it is recommended to maintain accurate records by requesting documentation (e.g., marriage certificate, court order) and attaching it to the existing I-9.
Rehiring Employees
- Within 3 Years of Original Hire Date: If you used the prior Form I-9, you can complete Supplement B (Reverification and Rehire) on the current version to confirm continued work authorization.
- After 3 Years: You must complete an entirely new Form I-9.
Key Takeaway: Reverification is only required when work authorization is temporary or has an expiration date. Permanent work authorization documents (e.g., U.S. Passport, Green Card) generally do not require updates.
So korrigieren Sie einen Fehler in einem zuvor ausgefüllten I-9-Formular
Fehler im Formular I-9 können Risiken für die Einhaltung der Vorschriften für Ihr Unternehmen darstellen. Vorbeugen ist zwar immer am besten, aber es ist wichtig zu wissen, wie man Fehler richtig korrigiert, ohne die ursprünglichen Informationen zu verbergen.
Berichtigung kleinerer Fehler
Wenn es sich um einen kleinen Fehler handelt, z. B. einen Tippfehler in einem Namen oder einem Datum:
- Ziehen Sie eine einzelne Linie durch den Fehler. Radieren Sie nicht und verwenden Sie keine Korrekturflüssigkeit.
- Schreiben Sie die richtigen Informationen deutlich neben den durchgestrichenen Text.
- Unterschreiben und datieren Sie die Korrektur. Sowohl der Arbeitgeber (oder ein bevollmächtigter Vertreter) als auch der Arbeitnehmer sollten die Änderung bestätigen.
Mehrere Fehler in einem Abschnitt korrigieren
Wenn in Abschnitt 1 oder Abschnitt 2 mehrere Fehler auftreten:
- Überarbeiten Sie den Abschnitt auf einem neuen Formular I-9.
- Fügen Sie den korrigierten Abschnitt dem Originalformular bei.
- Legen Sie eine schriftliche Erklärung bei, die unterschrieben und datiert ist und aus der hervorgeht, warum der Abschnitt ersetzt wurde.
Berichtigung größerer Fehler oder unvollständiger Formulare
Wenn auf dem Formular wichtige Informationen fehlen oder ganze Abschnitte leer sind:
- Füllen Sie ein neues Formular I-9 vollständig aus.
- Fügen Sie eine schriftliche Erklärung bei, die unterschrieben und datiert ist und aus der hervorgeht, warum ein neues Formular erforderlich war.
Wichtige bewährte Praktiken
- Verwenden Sie niemals Korrekturflüssigkeit oder radieren Sie Fehler aus, da dies den Anschein erwecken kann, dass Sie versuchen, Informationen zu verbergen, und dies zu Strafen führen kann.
- Bewahren Sie die ursprünglichen, korrigierten oder ersetzten Formulare zusammen mit den schriftlichen Erklärungen in der Personalakte des Mitarbeiters auf.
- Befolgen Sie stets die neuesten offiziellen Empfehlungen zur Korrektur von I-9-Fehlern.
Breathe Easy with Simplified I-9 Compliance
Die Einhaltung der I-9-Vorschriften kann sich überwältigend anfühlen, aber das muss nicht so sein. Mit den richtigen Tools wird die Verwaltung dieser Anforderungen schneller, einfacher und weit weniger stressig für HR-Teams. Hier kommt die Technologie ins Spiel und verändert die Situation.
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- Automated Document Checks: Verify document authenticity in seconds, reducing mistakes and speeding up onboarding.
- Secure Storage and Alerts: Keep I-9 forms safe and receive automated reminders for upcoming expirations, so compliance never slips through the cracks.
Sind Sie bereit, Ihren I-9-Prozess zu modernisieren?
Das papierbasierte I-9-Verfahren ist veraltet und birgt Risiken für Ihr Unternehmen. Manuelle Nachverfolgung, verpasste Fristen und Lücken bei der Einhaltung von Vorschriften können die routinemäßige Einstellung von Mitarbeitern zu einer Belastung machen. Ihr Job ist bereits voll von wechselnden Prioritäten, sich ändernden Gesetzen und wachsenden Teams. Die Digitalisierung Ihrer I-9s macht Ihren Prozess nicht nur sauberer, sondern gibt Ihnen auch die Kontrolle, Zeit und Ruhe zurück.
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