Das ultimative I-9 Formular FAQ: Hier erhalten Sie Antworten auf alle Ihre Fragen

I-9 Formular FAQs: Was HR-Teams uns am häufigsten fragen

Haben Sie Schwierigkeiten, die Anforderungen des Formulars I-9 zu erfüllen? Damit sind Sie nicht allein. Das Formular I-9 mag relativ einfach erscheinen, aber angesichts sich ständig ändernder Vorschriften, Fernanstellungen und strenger Dokumentationsregeln können selbst kleine Fehler große Konsequenzen haben.

Ich habe diese I-9-FAQ zusammengestellt, damit Sie schnell Antworten auf die häufigsten Fragen finden, mit denen HR-Teams konfrontiert werden. Von der Überprüfung von Dokumenten bis hin zu Aufbewahrungsfristen - betrachten Sie diese Seite als Ihre erste Anlaufstelle, um die Vorschriften einzuhalten und sicher zu bleiben.

(Und wenn Sie tiefer eintauchen möchten, lesen Sie unseren Leitfaden zum Formular I-9).

Was ist das Formular I-9?

Das vom U.S. Citizenship and Immigration Services (USCIS) ausgestellte Formular I-9 ist ein vorgeschriebenes Dokument zur Überprüfung der Identität und der Beschäftigungsberechtigung von Personen, die in den Vereinigten Staaten arbeiten.

Dies ist nicht nur ein weiteres Formular für die Aufnahme von Mitarbeitern, sondern ein zentraler Bestandteil der Aufrechterhaltung einer legalen, konformen Belegschaft. Arbeitgeber sind verpflichtet, für jeden Mitarbeiter ein I-9 auszufüllen und aufzubewahren. Wenn sie dies nicht ordnungsgemäß tun, kann dies zu erheblichen Geldstrafen, Bußgeldern oder sogar Prüfungen durch Behörden wie der Einwanderungs- und Zollbehörde (ICE) führen.

Für Personalabteilungen bedeutet das Ausfüllen dieses Formulars mehr als nur das Ankreuzen eines Kästchens. Es geht darum, Ihr Unternehmen vor Risiken zu schützen und gleichzeitig Ihr Engagement für faire und rechtmäßige Einstellungsverfahren zu demonstrieren. In unserem vollständigen Blogbeitrag „Was ist das Formular I-9?“ finden Sie noch mehr Informationen.

Warum das Formular I-9 wichtig ist

Wenn Sie schon einmal bei einem Audit in alten Papieren wühlen oder Monate nach der Einstellung einen Dokumentationsfehler klären mussten, wissen Sie das bereits. Das Formular I-9 ist nicht nur ein weiteres Kästchen im Einstellungsprozess.

Mit diesem Verfahren überprüfen die HR-Teams, ob jeder neue Mitarbeiter das Recht hat, in den USA zu arbeiten. Dies ist eine Anforderung des Bundesgesetzes, und wenn es korrekt durchgeführt wird, schützt es sowohl Ihr Unternehmen als auch Ihre Mitarbeiter.

Das bedeutet:

• Sie bestätigen die Beschäftigungsfähigkeit nicht durch Vermutungen, sondern durch gültige Unterlagen, die innerhalb von drei Werktagen nach dem Einstellungsdatum überprüft werden.
• Sie zeigen damit, dass Ihre Einstellungspraktiken mit dem Immigration Reform and Control Act (IRCA) übereinstimmen, der die Verwendung des Formulars I-9 für alle Arbeitgeber in den USA vorschreibt.
• Sie bauen ein einheitliches, gerechtes Verfahren auf, das alle neuen Mitarbeiter unabhängig von ihrem Status oder Hintergrund gleich behandelt (denn Inkonsistenzen in diesem Bereich können zu unbeabsichtigten Diskriminierungsklagen führen).
• Sie sind bereit, wenn die Prüfer vor der Tür stehen. Durch die Organisation und Einhaltung der I-9-Aufzeichnungen sparen Sie Zeit und zeigen, dass Ihr HR-Team das Arbeitsrecht ernst nimmt.

Das I-9-Verfahren mag einfach erscheinen, aber in der Praxis erfordert es große Sorgfalt. Eine einzige fehlende Unterschrift, ein veraltetes Formular oder ein verlorener Papierordner können teure Strafen nach sich ziehen. Es kommt darauf an, es von Anfang an richtig zu machen, und genau das macht Ihre Rolle in diesem Prozess so wichtig.

Wer benötigt das Formular I-9?

Jeder neue Mitarbeiter, der in den USA eingestellt wird, muss ausnahmslos das Formular I-9 ausfüllen.

Die Arbeitnehmer sind dafür verantwortlich, Abschnitt 1 an ihrem ersten Arbeitstag auszufüllen. Dazu gehören persönliche Angaben wie der vollständige rechtmäßige Name, die Adresse, das Geburtsdatum und die Bestätigung des Status der Arbeitsgenehmigung. Dies gilt für alle Arbeitnehmer, unabhängig davon, ob es sich um US-Bürger, Personen mit ständigem Wohnsitz in den USA oder Personen mit einer Arbeitsgenehmigung handelt.

Arbeitgeber hingegen müssen:

• Vergewissern Sie sich, dass Abschnitt 1 fristgerecht ausgefüllt wird;
• Durchsicht und Überprüfung der Unterlagen des Mitarbeiters in Abschnitt 2; und
• Stellen Sie das Formular innerhalb von drei Arbeitstagen nach Arbeitsbeginn des Mitarbeiters fertig.

Für HR-Teams bedeutet dies, den I-9-Prozess in die Arbeitsabläufe bei der Einstellung einzubauen und die Konsistenz über alle Rollen, Standorte und Einstellungsvolumen hinweg zu wahren. Fehler, wie unvollständige Felder oder verspätete Überprüfungen, können bei Prüfungen zu Geldstrafen führen.

Letztlich sind sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer dafür verantwortlich, dass das Formular korrekt und vollständig ist und rechtzeitig eingereicht wird.

Die Abschnitte des Formulars I-9 verstehen: Eine schnelle Aufschlüsselung

Um die Vorschriften einzuhalten und Strafen zu vermeiden, müssen Personalverantwortliche wissen, wie sie jeden Abschnitt des Formulars I-9 korrekt ausfüllen und verwalten. Das Formular ist in drei verschiedene Abschnitte unterteilt, für die jeweils spezifische Verantwortlichkeiten und Fristen gelten:

Abschnitt 1 - Mitarbeiterinformationen und Bescheinigung

Wer füllt sie aus: Der Arbeitnehmer

Wann: Spätestens am ersten Tag der Beschäftigung

Neu eingestellte Mitarbeiter müssen Abschnitt 1 ausfüllen, der ihren Namen, ihre Adresse, ihr Geburtsdatum, ihre Sozialversicherungsnummer (falls zutreffend) und ihren Einwanderungsstatus enthält. Außerdem müssen sie die Bescheinigung unterschreiben, mit der sie ihre Berechtigung zur Arbeit in den USA bestätigen.

Die Rolle der Personalabteilung: Sie können diesen Abschnitt zwar nicht für den Mitarbeiter ausfüllen, aber Sie sind dafür verantwortlich, ihn auf Vollständigkeit zu überprüfen und sicherzustellen, dass er rechtzeitig eingereicht wird. Fehlende oder ungenaue Informationen können vom ersten Tag an ein Compliance-Risiko darstellen.

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Abschnitt 2 - Überprüfung und Verifizierung durch den Arbeitgeber

Wer füllt es aus: Der Arbeitgeber (oder ein bevollmächtigter Vertreter)

Wann: Innerhalb von drei Arbeitstagen nach Arbeitsantritt des Mitarbeiters

In diesem Abschnitt prüft der Arbeitgeber die Originaldokumente des Arbeitnehmers aus der Liste der akzeptablen Dokumente, um sowohl die Identität als auch die Arbeitsberechtigung zu bestätigen. Sie müssen die Dokumente physisch prüfen (oder aus der Ferne, falls dies zulässig ist) und die Arbeitgeberbescheinigung ausfüllen.

Warum das wichtig ist: Fehler in diesem Bereich, wie z. B. das Akzeptieren nicht genehmigter Dokumente, das falsche Kopieren von Ausweisen oder das Versäumen von Fristen, gehören zu den häufigsten Auslösern von I-9-Prüfungen und Geldstrafen.

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Abschnitt 3 - Wiederverwendung und Neueinstellungen

Wer füllt es aus: Der Arbeitgeber

Wann:

• Wenn die Arbeitsgenehmigung eines Mitarbeiters abläuft
• Wenn Sie einen Mitarbeiter innerhalb von drei Jahren nach dem ersten I-9 neu einstellen
• Bei rechtlichen Namensänderungen oder Aktualisierungen des Beschäftigungsstatus

Abschnitt 3 wird oft übersehen, aber er spielt eine entscheidende Rolle bei der langfristigen Einhaltung der Vorschriften. Jedes Mal, wenn die Arbeitsgenehmigung eines Mitarbeiters zeitlich begrenzt ist, muss die Personalabteilung sie vor Ablauf überprüfen und neu bestätigen.

Tipp: Viele elektronische I-9-Systeme, wie beispielsweise Tracker I-9 von Mitratech, bieten integrierte Benachrichtigungen zur Verfolgung von Fristen für die erneute Überprüfung, sodass nichts übersehen wird. Tracker I-9 ist die einzige einfache, intuitive und umfassende Softwarelösung für die Einhaltung der I-9-Vorschriften, die eine makellose Bilanz ohne Bußgelder für Kunden bei Bundes- und ICE-Audits vorweisen kann.

Abschließende Anmerkung für HR-Teams

Beim I-9-Verfahren geht es nicht nur um das Einsammeln von Papierkram, sondern um ein gesetzlich vorgeschriebenes Verfahren, das die Verpflichtung Ihres Unternehmens zur Einhaltung von Einstellungspraktiken widerspiegelt. Die Kenntnis der einzelnen Abschnitte schützt Ihr Unternehmen bei Prüfungen und sorgt für einen reibungsloseren Einstellungsprozess für jeden neuen Mitarbeiter.

I-9 Formular FAQ

Was ist E-Verify?

E-Verify ist ein webbasiertes System. Das US-Ministerium für Heimatschutz (DHS) betreibt es zusammen mit der Sozialversicherungsanstalt (SSA). Es ist ein kostenloses Tool, mit dem Arbeitgeber die Berechtigung zur Beschäftigung bestätigen können. E-Verify gibt keine Details preis. Es zeigt nur an, ob eine Person beschäftigungsberechtigt ist (eine Übereinstimmung) oder eine vorläufige Nichtbestätigung hat (eine Nichtübereinstimmung). Es sagt nichts darüber aus, woher der Mitarbeiter kommt. Es wird auch nicht gesagt, welche Dokumente vorgelegt wurden.

Die Funktionsweise von E-Verify ist wie folgt:

Arbeitgeber legt Fall an - Der Arbeitgeber legt einen Fall in E-Verify an. Dazu gibt er Informationen aus dem Formular I-9 des Mitarbeiters ein. Dazu gehören der Name des Mitarbeiters, sein Geburtsdatum und seine Sozialversicherungsnummer.

Elektronische Überprüfung – E-Verify vergleicht dann die Eingaben des Arbeitgebers mit den Daten des DHS und der SSA.

Überprüfungsergebnisse – Der Arbeitgeber erhält innerhalb weniger Sekunden eine Antwort. Er erhält eines der folgenden Ergebnisse:

• Beschäftigung genehmigt – Die eingegebenen Informationen stimmen mit den Daten überein, die dem DHS und/oder der SSA vorliegen, und der Arbeitnehmer darf in den Vereinigten Staaten arbeiten.
• Vorläufige Nichtbestätigung (nicht übereinstimmende Informationen). Es besteht eine Diskrepanz zwischen den vom Arbeitgeber eingegebenen Informationen und den staatlichen Aufzeichnungen. In diesem Fall hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, das Problem mit dem DHS und der SSA zu klären.

Ist E-Verify obligatorisch?

Nein, E-Verify ist für die meisten Arbeitgeber nicht obligatorisch. Allerdings ist es für bestimmte Bundesauftragnehmer und Arbeitgeber in Staaten, die Gesetze erlassen haben, die seine Verwendung vorschreiben, erforderlich. Für die meisten Unternehmen ist die Teilnahme freiwillig, wird aber als bewährtes Verfahren zur Einhaltung von Vorschriften dringend empfohlen. Erkundigen Sie sich bei den spezifischen Vorschriften Ihres Staates oder bei Ihrem Rechtsbeistand, ob E-Verify für Ihr Unternehmen erforderlich ist.

Können Sie die Ergebnisse von E-Verify anfechten?

Ja, wenn ein Arbeitnehmer über E-Verify eine vorläufige Nichtbestätigung (TNC) erhält, hat er das Recht, das Ergebnis anzufechten. Ein TNC bedeutet einfach, dass die eingereichten Informationen nicht mit den Aufzeichnungen des Department of Homeland Security (DHS) oder der Social Security Administration (SSA) übereinstimmen. Das bedeutet nicht automatisch, dass der Mitarbeiter nicht zur Arbeit berechtigt ist, sondern signalisiert vielmehr, dass eine Diskrepanz besteht, die behoben werden muss.

Im Falle eines TNC muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer unter vier Augen benachrichtigen und ihm eine Mitteilung über weitere Maßnahmen (Further Action Notice, FAN) zukommen lassen, in der die Situation erläutert wird. Der Arbeitnehmer hat dann die Möglichkeit, das Ergebnis anzufechten, indem er die FAN unterschreibt und seine Entscheidung, Maßnahmen zu ergreifen, bestätigt. Sobald der Arbeitgeber E-Verify entsprechend aktualisiert hat, hat der Arbeitnehmer acht Arbeitstage Zeit, um sich mit der zuständigen Behörde in Verbindung zu setzen - mit der SSA bei Unstimmigkeiten mit der Sozialversicherung oder mit dem DHS bei Fragen zur Einwanderung oder Arbeitsgenehmigung.

Während dieser Zeit kann der Mitarbeiter zusätzliche Unterlagen oder andere Beweise einreichen, um die Diskrepanz zu beseitigen. Wenn die Unstimmigkeit beseitigt ist, aktualisiert E-Verify den Fall auf "Beschäftigung genehmigt". Wird das Problem nicht innerhalb des vorgeschriebenen Zeitrahmens gelöst oder bestätigt die Behörde die Nichtübereinstimmung, wird das Ergebnis in eine endgültige Nichtbestätigung (Final Non Confirmation, FNC) umgewandelt, und der Arbeitgeber kann das Beschäftigungsverhältnis beenden.

Was ist der "Titel des bevollmächtigten Vertreters" auf dem Formular I-9?

Der "Titel des bevollmächtigten Vertreters" ist die Berufsbezeichnung oder Rolle der Person, die Abschnitt 2 des Formulars I-9 im Namen des Arbeitgebers ausfüllt. Dabei kann es sich um einen Personalleiter des Unternehmens, einen Personalvermittler oder sogar einen beauftragten Dritten handeln, der zur Überprüfung von Mitarbeiterdokumenten befugt ist. Der Arbeitgeber kann jede Person zum Bevollmächtigten ernennen, ist aber dennoch für alle Fehler verantwortlich, die während des Überprüfungsprozesses gemacht werden.

Wie können Arbeitgeber einen Bevollmächtigten für Remote-Mitarbeiter finden?

Arbeitgeber können die Ausfüllung des Formulars I-9 an jede Person über 18 Jahren delegieren, die bereit ist, als ihr Bevollmächtigter zu fungieren.

Bewährte Verfahren:

• Wählen Sie jemanden, der Anweisungen sorgfältig befolgen kann (vermeiden Sie nach Möglichkeit Familienmitglieder).
• Notare können diese Rolle manchmal übernehmen, aber die staatlichen Vorschriften variieren.
• Arbeitgeber bleiben für die Richtigkeit des I-9-Formulars voll verantwortlich, auch wenn es von einer anderen Person ausgefüllt wurde.

Mitratech bietet ein geprüftes Netzwerk autorisierter Auftragnehmer für Fernaufträge.

Was ist der Unterschied zwischen dem Formular I-9 und dem Formular W-9?

Das Formular I-9 ist für alle neuen Mitarbeiter erforderlich, die in den Vereinigten Staaten eingestellt werden. Es dient zur Überprüfung sowohl der Identität des Mitarbeiters als auch seiner Arbeitserlaubnis. Arbeitgeber müssen dieses Formular für jeden Arbeitnehmer ausfüllen und aufbewahren. Das Formular W-9 hingegen wird verwendet, um eine Steueridentifikationsnummer (TIN) und eine Bescheinigung von unabhängigen Auftragnehmern, Freiberuflern oder Lieferanten anzufordern. Dabei geht es nicht um die Arbeitserlaubnis, sondern um die Erfassung von Informationen für Steuererklärungszwecke (z. B. Ausstellung des Formulars 1099).

Das Wichtigste zum Mitnehmen:

• Formular I-9 für Mitarbeiter verwenden
• Verwenden Sie das Formular W-9 für unabhängige Auftragnehmer und Lieferanten

Was ist die Drei-Tage-Regel für das Formular I-9?

Die Drei-Tage-Regel bezieht sich auf den Zeitrahmen, innerhalb dessen Arbeitgeber Abschnitt 2 des Formulars I-9 ausfüllen müssen. Dies gilt für den Arbeitgeber oder seinen bevollmächtigten Vertreter.

Hier ist eine Aufschlüsselung der Drei-Tage-Regel:

Verantwortung des Arbeitnehmers: Innerhalb der ersten drei Werktage nach Aufnahme der bezahlten Arbeit muss der Arbeitnehmer Originaldokumente vorlegen, die seine Identität und Arbeitserlaubnis belegen (Abschnitt 1 des Formulars I-9).
Verantwortung des Arbeitgebers: Nachdem der Arbeitnehmer Abschnitt 1 ausgefüllt hat, hat der Arbeitgeber drei Werktage Zeit, um die Dokumente zu prüfen und Abschnitt 2 auszufüllen, in dem die Angaben überprüft werden.

Es gibt eine Ausnahme von der Drei-Tage-Regel. Arbeitnehmer, die weniger als drei Tage arbeiten, müssen sowohl Abschnitt 1 als auch Abschnitt 2 des Formulars I-9 spätestens am ersten Tag der bezahlten Arbeit ausfüllen, wenn sie für weniger als drei Arbeitstage eingestellt wurden.

Was geschieht, wenn das Formular I-9 nicht innerhalb von drei Tagen ausgefüllt wird?

Wird das Formular I-9 nicht innerhalb der Drei-Tages-Frist ausgefüllt, hat dies Konsequenzen.

Für Arbeitgeber:

Geldstrafen: Die US-Staatsbürgerschafts- und Einwanderungsbehörde (USCIS) kann zivilrechtliche Geldstrafen verhängen. Die Bußgelder können variieren. Sie hängen von der Schwere des Verstoßes ab und reichen von Hunderten bis zu Tausenden von Dollar pro Formular.

Probleme bei der Verifizierung: Ein unvollständiges I-9-Formular kann den Arbeitgeber daran hindern, die Beschäftigungsberechtigung eines Mitarbeiters über E-Verify zu überprüfen.

Einstellungsprobleme: Wenn ein Arbeitgeber wissentlich unbefugte Arbeitnehmer einstellt, drohen ihm Strafen wie Lohnnachzahlungen, Einstellungsbeschränkungen und sogar Strafanzeigen.

Für Arbeitnehmer:

Kündigung: Ein Mitarbeiter, der innerhalb der dreitägigen Frist keine akzeptablen Unterlagen vorlegt, kann gekündigt werden. Dies gilt insbesondere dann, wenn er keinen triftigen Grund für die Verzögerung vorbringen kann. Konsultieren Sie jedoch immer die Personalabteilung oder einen Rechtsberater, bevor Sie eine Kündigung aussprechen.

Hier erfahren Sie, was zu tun ist, wenn das Formular I-9 nicht innerhalb von drei Tagen ausgefüllt wird:

Arbeitgeber:

Füllen Sie das Formular so schnell wie möglich aus: Auch wenn die dreitägige Frist bereits abgelaufen ist, ist es wichtig, das I-9-Formular so schnell wie möglich auszufüllen. Sie können das Formular nicht rückdatieren, aber Sie können eine klare Erklärung für die Verzögerung beifügen.

Mitarbeiter:

Dokumente vorlegen: Wenn Sie die erforderlichen Dokumente noch nicht vorgelegt haben, tun Sie dies so schnell wie möglich. Erklären Sie Ihrem Arbeitgeber eventuelle Verzögerungen.

Was soll ich tun, wenn ich geprüft werde?

Wenn Sie eine Aufforderung zur Einsichtnahme von ICE oder DHS erhalten, haben Sie in der Regel 72 Stunden Zeit, um Ihre I-9-Formulare und Begleitdokumente vorzulegen:

• Arbeiten Sie mit der Personalabteilung, der Rechtsabteilung und allen internen Revisionsteams zusammen, um eine zeitnahe Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.
• Sammeln Sie alle relevanten I-9-Formulare (aktive und kürzlich ausgeschiedene Mitarbeiter).

Wenn Sie elektronische I-9-Verwaltung verwenden, ist der Abruf schneller; Papierunterlagen erfordern oft mehr Zeit.

Welche Dokumente sind für den Nachweis der Identität und der Beschäftigungsberechtigung zulässig?

Beim Ausfüllen des Formulars I-9 müssen die Mitarbeiter Dokumente vorlegen, die sowohl die Identität als auch die Beschäftigungsberechtigung bestätigen. Diese Dokumente fallen in drei Kategorien: Liste A, Liste B und Liste C.

Dokumente der Liste A belegen sowohl die Identität als auch die Beschäftigungsberechtigung. Beispiele hierfür sind:

• U.S. Reisepass oder U.S. Passkarte
• Daueraufenthaltskarte (Green Card)
• Ausländischer Reisepass mit einem entsprechenden Arbeitsvisum

Dokumente der Liste B dienen nur zum Nachweis der Identität (müssen mit einem Dokument der Liste C kombiniert werden).

Dokumente der Liste C begründen nur die Berechtigung zur Beschäftigung (sie müssen mit einem Dokument der Liste B gekoppelt sein). Beispiele für Dokumente der Liste C sind:

Sozialversicherungskarte (uneingeschränkt)
Von der USCIS ausgestellte Arbeitsgenehmigung (EAD)

Wichtiger Hinweis zur Einhaltung der Vorschriften: Arbeitgeber können von Arbeitnehmern keine bestimmten Dokumente verlangen. Der Arbeitnehmer wählt aus der offiziellen Liste der von USCIS akzeptierten Dokumente aus, welche gültigen Dokumente er vorlegen möchte. Solange die Dokumente aktuell und gültig sind und die Anforderungen des Formulars I-9 erfüllen, müssen sie akzeptiert werden.

Tipp: Die Mitarbeiter sollten die von ihnen ausgewählten Dokumente bereits bei der Einstellung bereithalten, um Verzögerungen bei der Arbeitsaufnahme zu vermeiden.

Kann ein Arbeitgeber von einem Arbeitnehmer bestimmte Dokumente verlangen?

Was das Formular I-9 betrifft, müssen Arbeitgeber alle Mitarbeiter im Dokumentationsprozess gleich behandeln. Es ist illegal, dass ein Arbeitgeber bestimmte Dokumente von einem Mitarbeiter verlangt oder fordert. Stattdessen müssen Arbeitgeber das offizielle Formular I-19 „Akzeptierte Dokumente“ (Liste A, Liste B und Liste C) der USCIS bereitstellen und dem Mitarbeiter die Wahl lassen, welche gültigen Dokumente er vorlegen möchte.

Die Anforderung bestimmter Dokumente kann:

• zu Diskriminierungsklagen führen
• gegen Antidiskriminierungsgesetze verstoßen
• unnötige Risiken für Ihr Unternehmen schaffen

Best Practice für HR: Fordern Sie nur die nach den USCIS-Richtlinien erforderlichen Unterlagen an. Stellen Sie niemals zusätzliche Anforderungen an bestimmte Personen oder Gruppen. Fairness und die Einhaltung der Einwanderungsgesetze schützen nicht nur Ihr Unternehmen, sondern sorgen auch für einen reibungsloseren Ablauf des Einstellungsverfahrens für alle Beteiligten. Denken Sie daran, dass die Dokumente, die Sie akzeptieren können, in Liste A, Liste B und Liste C klar umrissen sind - und die Wahl liegt beim Mitarbeiter.

Wie lange sollten Arbeitgeber ausgefüllte I-9-Formulare aufbewahren?

Wenn es um die Aufbewahrung von I-9-Formularen geht, sind Klarheit und Compliance unerlässlich. Gemäß den Bundesvorschriften sind Arbeitgeber verpflichtet, die ausgefüllten I-9-Formulare jedes Mitarbeiters für einen bestimmten Zeitraum nach dessen Ausscheiden aus dem Unternehmen aufzubewahren.

Aufbewahrungsregel:

Drei Jahre nach dem Datum der Einstellung ODER
Ein Jahr nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Was auch immer später eintritt.

Diese Aufbewahrungsfrist gewährleistet, dass Sie die bundesstaatlichen Richtlinien einhalten und Ihre Unterlagen bei einer Prüfung auf Anfrage vorlegen können. Die ordnungsgemäße und zugängliche Aufbewahrung von I-9-Unterlagen ist mehr als eine routinemäßige Verwaltungsaufgabe – sie ist ein wichtiger Bestandteil des Schutzes Ihres Unternehmens, des Nachweises Ihrer Compliance und der Vermeidung potenzieller Strafen.

Wie oft müssen I-9-Formulare aktualisiert oder erneut überprüft werden?

Im Allgemeinen muss ein ausgefülltes Formular I-9 nicht aktualisiert oder erneut überprüft werden, es sei denn, bestimmte Umstände erfordern dies. Das Hauptziel besteht darin, sicherzustellen, dass der Arbeitnehmer über eine gültige Arbeitserlaubnis für die Vereinigten Staaten verfügt.

Wenn eine erneute Überprüfung erforderlich ist

Dokumentablauf

Wenn das Arbeitsgenehmigungsdokument eines Mitarbeiters (z. B. ein Visum oder eine Arbeitsgenehmigung) abläuft, müssen Arbeitgeber die Beschäftigungsberechtigung spätestens zum Ablaufdatum des Dokuments erneut überprüfen.

Bewährte Vorgehensweise: Versenden Sie Erinnerungen mindestens 90 Tage vor Ablauf, damit der Mitarbeiter rechtzeitig aktualisierte Unterlagen vorlegen kann.

Änderung des Namens eines Mitarbeiters

Die I-9-Vorschriften verlangen keine erneute Überprüfung bei einer rechtmäßigen Namensänderung.

Es wird jedoch empfohlen, genaue Aufzeichnungen zu führen, indem Sie Unterlagen (z. B. Heiratsurkunde, Gerichtsbeschluss) anfordern und diese dem bestehenden I-9-Formular beifügen.

Wiedereinstellung von Mitarbeitern

Innerhalb von 3 Jahren nach dem ursprünglichen Einstellungsdatum: Wenn Sie das vorherige Formular I-9 verwendet haben, können Sie den Anhang B (Erneute Überprüfung und Wiedereinstellung) der aktuellen Version ausfüllen, um die fortgesetzte Arbeitserlaubnis zu bestätigen.

Nach 3 Jahren: Sie müssen ein vollständig neues Formular I-9 ausfüllen.

Wichtigste Erkenntnis: Eine erneute Überprüfung ist nur erforderlich, wenn die Arbeitserlaubnis befristet ist oder ein Ablaufdatum hat. Permanente Arbeitserlaubnisdokumente (z. B. US-Pass, Green Card) müssen in der Regel nicht aktualisiert werden.

So korrigieren Sie einen Fehler in einem zuvor ausgefüllten I-9-Formular

Fehler im Formular I-9 können Risiken für die Einhaltung der Vorschriften für Ihr Unternehmen darstellen. Vorbeugen ist zwar immer am besten, aber es ist wichtig zu wissen, wie man Fehler richtig korrigiert, ohne die ursprünglichen Informationen zu verbergen.

Berichtigung kleinerer Fehler

Wenn es sich um einen kleinen Fehler handelt, z. B. einen Tippfehler in einem Namen oder einem Datum:

• Ziehen Sie eine einzelne Linie durch den Fehler. Radieren Sie nicht und verwenden Sie keine Korrekturflüssigkeit.
• Schreiben Sie die richtigen Informationen deutlich neben den durchgestrichenen Text.
• Unterschreiben und datieren Sie die Korrektur. Sowohl der Arbeitgeber (oder ein bevollmächtigter Vertreter) als auch der Arbeitnehmer sollten die Änderung bestätigen.

Mehrere Fehler in einem Abschnitt korrigieren

Wenn in Abschnitt 1 oder Abschnitt 2 mehrere Fehler auftreten:

• Überarbeiten Sie den Abschnitt auf einem neuen Formular I-9.
• Fügen Sie den korrigierten Abschnitt dem Originalformular bei.
• Legen Sie eine schriftliche Erklärung bei, die unterschrieben und datiert ist und aus der hervorgeht, warum der Abschnitt ersetzt wurde.

Berichtigung größerer Fehler oder unvollständiger Formulare

Wenn auf dem Formular wichtige Informationen fehlen oder ganze Abschnitte leer sind:

• Füllen Sie ein neues Formular I-9 vollständig aus.
• Fügen Sie eine schriftliche Erklärung bei, die unterschrieben und datiert ist und aus der hervorgeht, warum ein neues Formular erforderlich war.

Wichtige bewährte Praktiken

1. Verwenden Sie niemals Korrekturflüssigkeit oder radieren Sie Fehler aus, da dies den Anschein erwecken kann, dass Sie versuchen, Informationen zu verbergen, und dies zu Strafen führen kann.
2. Bewahren Sie die ursprünglichen, korrigierten oder ersetzten Formulare zusammen mit den schriftlichen Erklärungen in der Personalakte des Mitarbeiters auf.
3. Befolgen Sie stets die neuesten offiziellen Empfehlungen zur Korrektur von I-9-Fehlern.

Atmen Sie auf mit vereinfachter I-9-Konformität

Die Einhaltung der I-9-Vorschriften kann sich überwältigend anfühlen, aber das muss nicht so sein. Mit den richtigen Tools wird die Verwaltung dieser Anforderungen schneller, einfacher und weit weniger stressig für HR-Teams. Hier kommt die Technologie ins Spiel und verändert die Situation.

Die I-9-Software von Mitratech rationalisiert jeden Schritt und hilft sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern, den Prozess sicher abzuschließen.

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• Geführte Formularausfüllung: Die Mitarbeiter werden elektronisch durch jeden Abschnitt geführt, wodurch Fehler minimiert und wertvolle Zeit gespart wird.
• Automatisierte Dokumentenprüfung: Überprüfen Sie die Echtheit von Dokumenten in Sekundenschnelle, reduzieren Sie Fehler und beschleunigen Sie die Onboarding-Prozesse.
• Sichere Speicherung und Benachrichtigungen: Bewahren Sie I-9-Formulare sicher auf und erhalten Sie automatische Erinnerungen für bevorstehende Ablauftermine, damit die Compliance nie aus den Augen verloren wird.

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