In der Rechtsbranche gehören der Schutz von Dateien „im Ruhezustand“ und „während der Übertragung“ zu den wichtigsten Kontrollzielen. Unterlagen zu Kundenauskünften, Unterschriften, Beweismitteln und Gerichtsakten müssen eine lückenlose Aufbewahrungskette aufweisen, um vor Gericht Bestand zu haben. Wenn Kanzleien Dritte mit der Bearbeitung, dem Hosting, der Verarbeitung oder der Speicherung von Rechtsdokumenten beauftragen, müssen alle Parteien Compliance-Standards einhalten, die Sicherheitskontrollen wie Zugriffsmanagement und Datenübertragungsmanagement vorschreiben.
Es ist kein Wunder, dass Anwaltskanzleien häufig Ziel von Cyberkriminellen sind, wenn man bedenkt, wie viele sensible Daten sie im Auftrag ihrer Mandanten verwalten. Vor kurzem wurden Jones Day und Goodwin Procter zu den neuesten Opfern, als sie gehackt wurden, nachdem Accellion, ein Anbieter, den die Kanzleien für Dateiübertragungen nutzen, gemeldet hatte, dass es gehackt worden war.
Wie Vendor Risk Intelligence Networks Anwaltskanzleien dabei helfen können, ihre Cyber-Hygiene zu verbessern
Sie können den Mandanten und die Kanzlei nicht schützen, indem Sie einfach statische Antworten auf Sicherheitsfragebögen sammeln oder einen punktuellen Bedrohungsbericht über einen Anbieter erstellen – obwohl dies wichtige Schritte sind. Die Risikoanalyse muss dynamischer sein. Aus diesem Grund entscheiden sich Anwaltskanzleien oft dafür, Mitglieder von Netzwerken zu werden, um Informationen über die Sicherheitskontrollen von Anbietern auszutauschen und sich gegenseitig über Schwachstellen zu informieren – zum Schutz der gesamten Rechtsgemeinschaft. Die Mitgliedschaft in einem Netzwerk verbessert die Sicherheitslage der Teilnehmer und macht das Risikomanagement von Drittanbietern zu einer Teamleistung.
Verbessern Sie die Sorgfaltspflicht gegenüber Dritten in Ihrem Unternehmen in drei Schritten
Netzwerke bieten Anwaltskanzleien einen enormen Mehrwert im Bereich Risikomanagement. Vergleichen Sie Ihre bestehenden Praktiken mit diesen drei Empfehlungen, um sicherzustellen, dass Ihre Kanzlei die erforderliche Sorgfalt bei der Prüfung ihrer Drittparteien walten lässt.
1. Vorabprüfung von Lieferanten durchführen
Die Vorabprüfung von Anbietern bietet Einblick in laxe Sicherheitspraktiken, die auf zukünftige Probleme hindeuten könnten. Drittanbieter-Risikomanagement-Netzwerke erleichtern die Vorabprüfung und vereinfachen den Vergleich von Anbietern, indem sie Bibliotheken mit vollständigen Risikoprofilen führen. Diese Risikoprofile werden in der Regel von Anbietern anhand eines standardisierten und branchenweit anerkannten Fragebogens ausgefüllt (was den Vergleich von Anbietern erleichtert) und anschließend anhand von Echtzeit-Cybersicherheits-Risikobewertungen validiert, um wichtige Aktualisierungen vor Ort zu erfassen. Die Risikoprofile werden dann zum Nutzen der Gemeinschaft weitergegeben.
2. Bewertungen an Experten auslagern
Wahrscheinlich verfügt Ihr Unternehmen nicht über die Ressourcen oder das Fachwissen, um alle seine Drittanbieter zu integrieren, zu verwalten und zu bewerten. Ihr Team kann Zeit und Geld sparen, indem es Risikomanagement-Experten alles überlässt, von der Durchführung von Bewertungen, der Einholung von Due-Diligence-Prüfungen und der Nachverfolgung mit Anbietern bis hin zur Überprüfung von Antworten und Nachweisen auf Richtigkeit und Relevanz. Auf diese Weise wird der Verwaltungsaufwand auf andere verlagert, sodass sich Ihr Team stattdessen auf wertvolle Risikomanagement- und Abhilfemaßnahmen konzentrieren kann.
3. Automatisierung der Compliance-Zuordnung und Berichterstattung
Mehr als 50 % der Unternehmen nutzen Tabellenkalkulationen zur Verwaltung ihrer Lieferanten – und wenn Sie versuchen, Lieferantenrisiken oder Compliance mithilfe einer Tabellenkalkulation zu dokumentieren und zu verwalten, wissen Sie, wie mühsam das sein kann. Lieferantenrisikomanagement-Netzwerke bieten Funktionen zur automatischen Zuordnung von Risikobewertungsergebnissen zu bestimmten regulatorischen und branchenbezogenen Rahmenbedingungen, sodass Sie die Compliance schnell überprüfen oder Abhilfemaßnahmen begründen können.
Nächste Schritte
Sie können sich der Community für rechtliches Risikomanagement anschließen und zur Reduzierung von Risiken durch Dritte beitragen, indem Sie Mitglied des Prevalent Legal Vendor Network werden. Weitere Informationen darüber, wie Prevalent Ihrer Anwaltskanzlei dabei helfen kann, ihre Due-Diligence-Praktiken für Lieferanten zu verbessern, finden Sie in unserem On-Demand-Webinar „Die fünf größten Risiken durch Dritte für Anwaltskanzleien und wie man ihnen begegnen kann“ oder kontaktieren Sie uns noch heute für eine Strategiesitzung.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf Prävalent.net. Im Oktober 2024 übernahm Mitratech das KI-gestützte Risikomanagement für Dritte, Prevalent. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, regulatorische Änderungen und Compliance abgestimmt sind.
