Eine HotDocs-App zur Dokumentenerstellung (manchmal auch als Vorlage bezeichnet) ist ein Softwareprogramm, das die Erstellung von Transaktionsdokumenten, Rechtsdokumenten und Formularen wie Verträgen, Testamenten, Treuhandverträgen, Versicherungsformularen usw. erleichtert. HotDocs-Apps sorgen nicht nur für eine erhebliche Zeit- und Kostenersparnis bei der Erstellung von Transaktionsdokumenten, sondern gewährleisten auch eine hohe Genauigkeit der erstellten Dokumente. Basierend auf der Geschäftslogik, die Sie in eine Prozessanwendung einbauen, kann die App die Einfügung optionaler Klauseln, groß-/kleinschreibungssensibler Pronomen und korrekter Verben steuern. Fortgeschrittene HotDocs-Apps können komplexe Datums- und Zahlenwerte für die Einfügung in ein Dokument automatisch berechnen und wiederkehrende Elemente in einem Dokument automatisch zusammenstellen.
Bei der Verwendung präsentiert eine HotDocs-App dem Benutzer eine Reihe interaktiver Formulare zur Datenerfassung, die zusammen als Interview bezeichnet werden. Die einzelnen Fragen in einem Interview können einfache Felder (zum Erfassen von Namen, Daten, Dollarbeträgen usw.), Multiple-Choice-Fragen, Dropdown-Auswahllisten usw. sein. Einzelne Fragen können mit Validierungsregeln versehen werden, um sicherzustellen, dass die Antworten auf die Fragen den bestehenden Richtlinien und Vorgaben entsprechen. Ebenso können für einzelne Fragen Hilfsressourcen bereitgestellt werden, um App-Benutzern bei der korrekten Beantwortung der Fragen zu unterstützen. Vorhandene Unternehmensdatensätze können in ein Interview übernommen werden, sodass bereits vorhandene Daten nicht erneut eingegeben werden müssen.
Sie erstellen eine HotDocs-App mit HotDocs Developer, einem leistungsstarken Tool zur Prozessmodellierung, mit dem Sie Ihre vorhandenen Textverarbeitungsdokumente und PDF-Formulare in HotDocs-Apps umwandeln können.
HotDocs-Anwendungen können in jeder Umgebung (Desktop, lokaler Server oder Cloud) auf jedem Desktop- oder Mobilgerät bereitgestellt werden. Für jede Umgebung stehen eine Vielzahl von Standard-Laufzeitanwendungen zur Verfügung, oder HotDocs-Anwendungen können in praktisch jede Art von BPMS-, ECMS-, Fallmanagement- oder GRC-System integriert werden.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
