Word-Makros für die Dokumentenerstellung: Das Problem wiederverwendbarer Komponenten

Word-Makros sind eine häufig verwendete Technologie zur Automatisierung der Erstellung sich wiederholender Dokumente, eine Praxis, die unter verschiedenen Namen bekannt ist, darunter Dokumentenzusammenstellung, Dokumentenautomatisierungund Dokumentenerstellung. Unabhängig von der verwendeten Terminologie sind Word-Makros jedoch nicht die beste Wahl für die Automatisierung der Dokumentenerstellung.

In letzter Zeit habe ich mehrere Blogbeiträge zu diesem Thema verfasst, aber meine Absicht war es nie, Word-Makros, VBA oder VSTO zu verunglimpfen, die allesamt äußerst leistungsstarke Technologien zur Erweiterung der Möglichkeiten von MS Office-Anwendungen sind. Tatsache ist jedoch, dass keine dieser Technologien speziell für die Automatisierung der Dokumentenerstellung. Folglich verfügt keine von ihnen über grundlegende Funktionen, die für die Dokumentenerstellung auf Unternehmensebene unbedingt erforderlich sind.

Eine der offensichtlichsten Schwächen von Word-Makros (VBA/VSTO) für die automatisierte Dokumentenerstellung betrifft wiederverwendbare Komponenten. Nehmen wir beispielsweise an, Sie müssen ein Skript schreiben, das einen numerischen Wert berechnet und diesen in den Text eines Dokuments einfügt. Es gibt viele Gründe, warum Sie dasselbe Skript an mehreren anderen Stellen benötigen könnten – beispielsweise im Dialogfeld zur Informationserfassung, das mit der Vorlage verbunden ist, in einer zugehörigen MS Word-Vorlage oder vielleicht sogar in einem zugehörigen grafischen Formular, wie einer PDF-Datei, die aus Feldern und Kontrollkästchen besteht.

Mit Word-Makros, VBA oder VSTO konnten Sie natürlich dasselbe Skript überall wiederverwenden, aber wenn sich die Parameter des Skripts änderten (die Geschäftsregeln, die das Ergebnis des Skripts bestimmen), mussten Sie jede Instanz des Skripts aufrufen, unabhängig davon, wie oft Sie es in wie vielen verschiedenen Dateien verwendet hatten, und das Skript manuell aktualisieren.

Vergleichen Sie diese Realität mit der Leistungsfähigkeit von HotDocs-Komponentendateien. Sobald Sie eine Berechnungskomponente in HotDocs erstellt haben, können Sie diese beliebig oft in beliebig vielen verschiedenen Text- oder Grafikvorlagen wiederverwenden. Wenn sich jedoch die Geschäftsregeln ändern, die das Ergebnis des Skripts bestimmen, müssen Sie nur die ursprüngliche HotDocs-Komponente ändern, um das richtige Ergebnis basierend auf den neuen Regeln zu erzielen. Dann liefert die Komponente überall, wo sie verwendet wird, das richtige Ergebnis. Mit anderen Worten: Anstatt Dutzende oder sogar Hunderte von Dateien zu aktualisieren, müssten Sie nur eine einzige aktualisieren.