Wenn Sie sich nicht gerade unter einem Felsen versteckt haben oder auf einer einsamen Insel gestrandet sind, haben Sie wahrscheinlich die Nachricht gehört, dass das Arbeitsministerium (DOL) vor kurzem die Gehaltsschwelle für die befreite Klassifizierung nach dem Fair Labor Standards Act (FLSA) von 455 $ pro Woche auf 913 $ pro Woche geändert hat.
Dem FLSA verdanken wir einige der wichtigsten Arbeitnehmerschutzbestimmungen, die heute gelten. Der FLSA legte den bundesweiten Mindestlohn fest, schuf Standards für die Jugendbeschäftigung und verlangte eine Überstundenvergütung für Arbeitnehmer, die mehr als die üblichen Stunden in einer Arbeitswoche arbeiten. Im Allgemeinen wird den Arbeitnehmern garantiert, dass sie mindestens den bundesstaatlichen Mindeststundenlohn erhalten und dass sie für alle Arbeitsstunden, die über 40 Stunden pro Woche hinausgehen, eine Überstundenvergütung in Höhe der Hälfte ihres regulären Lohns erhalten, es sei denn, sie sind als steuerbefreite "Angestellte" eingestuft.
Um als befreit zu gelten, muss ein Arbeitnehmer in eine der folgenden sechs Kategorien fallen: Verwaltungsangestellte, leitende Angestellte, Fachkräfte, Informatiker, Außendienstmitarbeiter oder hoch bezahlte Angestellte, und er muss ein im Voraus festgelegtes und festes Gehalt erhalten. Die endgültige Regelung konzentriert sich in erster Linie auf die Aktualisierung der Gehalts- und Vergütungsstufen für Verwaltungsangestellte, leitende Angestellte und Fachkräfte. Jede dieser Kategorien wird durch eine Reihe von Tests definiert, die zeigen müssen, dass die betreffende Person hochqualifiziert ist, eine beträchtliche Kontrolle über ihre eigenen Arbeitszeiten und -aufgaben ausübt und einen erheblichen Einfluss auf die Einnahmen des Arbeitgebers hat oder ein Team leitet und mit der Einstellung, Entlassung, Zeitplanung und Leistungsbeurteilung betraut ist. Die Tests und der Gehaltsschwellenwert wurden entwickelt, um Arbeitnehmer vom Überstundenschutz auszuschließen, die über genügend Ermessensspielraum und Macht verfügen, um die Arbeitszeiten auszuhandeln, autonom über Arbeitsentscheidungen zu entscheiden und ein Einkommen zu erzielen, das ihrem Beschäftigungsstatus entspricht, so dass ein Überstundenschutz nicht erforderlich ist.
Leider hat die Zeit die Wirksamkeit des Gesetzes beeinträchtigt. Mit nur zwei minimalen Gehaltsaktualisierungen und keinen wesentlichen Änderungen in den letzten 40 Jahren wurde die Vorschrift als veraltet und strafend gegenüber vielen hart arbeitenden Amerikanern und ihren Familien angesehen. So lag die Gehaltsschwelle, die in der Regel darüber entscheidet, ob ein Arbeitnehmer Anspruch auf Überstunden hat, bei 23.660 Dollar1ein Lohn, der unter der aktuellen Armutsgrenze für eine vierköpfige Familie liegt. Das bedeutete, dass eine Führungskraft der Einstiegsebene, die im Vergleich zu ihren direkten Untergebenen oder stundenweise beschäftigten Mitarbeitern nur geringfügig mehr Verantwortung trägt, 60 oder 65 Stunden pro Woche arbeiten konnte und keine Überstundenvergütung erhielt, nur weil sie als Führungskraft eingestuft wurde.
Obwohl die Produktivität der Arbeitnehmer in der Branche in den letzten Jahrzehnten deutlich gestiegen ist, stagnieren die Löhne von Arbeitnehmern mit mittlerem und niedrigem Einkommen. Nach Ansicht von Branchenexperten sind die niedrigen Löhne direkt auf die überholte FLSA-Regelung zurückzuführen. Da die Regierung es versäumt hat, die Gehaltsschwelle mit der Inflation Schritt zu halten, arbeiten viele Arbeitnehmer mit sehr niedrigen Gehältern übermäßig viele Stunden, werden aber nicht für Überstunden bezahlt. Dabei handelt es sich um genau die Arbeitnehmer, die das Gesetz eigentlich schützen sollte.
Ein weiterer positiver Aspekt dieser Änderungen ist, dass das Arbeitsministerium den Arbeitgebern erlaubt, nicht-diskretionäre Boni und Anreize zu verwenden, um bis zu zehn Prozent des Mindestlohns zu erreichen.
Mit dem Versprechen, die Mindestlohnschwelle in Einklang mit der Zeit zu bringen und den Überstundenschutz für viele verdiente Arbeitnehmer wiederherzustellen, wies Obama das DOL an, die FLSA-Regel zu überarbeiten. Am 18. Mai 2016 gab das DOL nach einer verlängerten Kommentierungsfrist Änderungen an der bestehenden Gehaltsschwelle bekannt. Mit dieser Gehaltsaktualisierung kann der Überstundenschutz auf weitere 4 Millionen Arbeitnehmer ausgeweitet werden, die derzeit nicht unter den bestehenden Test fallen. Ursprünglich war ein Ansatz des 40. Perzentils in Betracht gezogen worden, der nach Ansicht des DOL eine klare Abgrenzung zwischen einem steuerbefreiten Arbeitnehmer und seinen nicht steuerbefreiten Kollegen darstellte. In der Vorschrift sind jährliche Inflationserhöhungen vorgesehen, um zu vermeiden, dass das Gehaltsniveau auf einen Betrag festgelegt wird, der irgendwann veraltet sein könnte, wie es jetzt der Fall ist. Das Arbeitsministerium wird den Lohn ab 2020 alle drei Jahre anpassen, um das 40. Perzentil des Wochenverdienstes von Vollzeitbeschäftigten in der Region mit den niedrigsten Löhnen in den USA (derzeit der Süden) zu ermitteln. Mit der überarbeiteten Regelung wird das Gehalt, das erforderlich ist, um weiterhin als steuerbefreiter Arbeitnehmer zu gelten, mehr als verdoppelt, wobei jedoch keine endgültigen Änderungen an dem bestehenden Aufgabentest vorgenommen wurden. Zusätzlich zur Erfüllung eines der Aufgabentests muss einem Arbeitnehmer ein im Voraus festgelegtes Gehalt gezahlt werden, das nicht aufgrund von Schwankungen in der Arbeit reduziert werden darf. Das DOL hat außerdem die Gehaltsschwelle für hoch bezahlte Arbeitnehmer von mindestens 100.000 Dollar pro Jahr auf 134.000 Dollar angehoben. Ein weiterer positiver Aspekt dieser Änderungen ist, dass das DOL den Arbeitgebern erlaubt, nicht-diskretionäre Boni und Anreize zu verwenden, um bis zu zehn Prozent des Mindestlohns zu erreichen. Das DOL hat jedoch bestimmte Einschränkungen für ihre Verwendung festgelegt. Um die Voraussetzungen zu erfüllen, müssen die Prämien oder Anreize vierteljährlich oder häufiger gezahlt werden. Jährliche oder halbjährliche Anreize kommen nicht in Frage. Die Arbeitgeber haben bis zum 1. Dezember 2016 Zeit, sich an diese Änderungen anzupassen. Doch wie wir alle wissen, wirdder 1. Dezember schnell kommen.
Wo soll man anfangen?
Jetzt ist es an der Zeit, mit einer umfassenden Arbeitsplatzanalyse zu beginnen, die als Grundlage für künftige wichtige Geschäftsentscheidungen dienen wird. Es reicht nicht aus, die Mitarbeiter zu betrachten, die unter das Gehaltsminimum fallen. Auch Stellen, die in Gehaltsbereiche unterhalb der aktuellen Gehaltsschwelle fallen, sollten überprüft werden. Beginnen Sie mit der Analyse der Stellenbeschreibung. Falls erforderlich, sollten die Vorgesetzten die Aufgaben der Stelle klären, insbesondere für die Stellen, die an oder knapp unter der neuen Gehaltsgrenze liegen. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um festzustellen, ob bestehende Stellen, die zuvor als steuerbefreit eingestuft wurden, tatsächlich nicht als steuerbefreit eingestuft werden können. Alle fälschlicherweise als befreit eingestuften Stellen müssen umgewandelt werden.
Erfüllt die Stelle einen der Aufgabentests, müssen die Arbeitgeber entscheiden, ob die finanziellen Auswirkungen größer sind, wenn die Stelle befreit bleibt oder in eine nicht-befreite Stelle umgewandelt wird. Die Arbeitgeber sollten sorgfältig abwägen, welche Arbeitnehmer befreit bleiben und eine Gehaltserhöhung erhalten und welche ihren befreiten Status verlieren und in einen nicht befreiten Status umgewandelt werden (Arbeitsplätze zwischen 23.660 und 47.476 USD), wodurch sie Anspruch auf Überstundenvergütung haben.
Berechnen Sie den Überstundenvoranschlag
Die Arbeitgeber werden die Führungskräfte befragen wollen, um eine genaue Schätzung der potenziellen Überstunden zu erhalten, die von den betroffenen Mitarbeitern geleistet werden. Da die Durchführung dieser Gespräche wahrscheinlich einige Zeit in Anspruch nehmen wird, kann es sinnvoll sein, eine vorläufige Kostenanalyse auf der Grundlage von 1, 2, 5 oder 10 Überstunden durchzuführen, um eine Einschätzung der möglichen Auswirkungen auf das Budget zu erhalten. Sobald die Arbeitgeber die tatsächlich geleisteten Überstunden der betroffenen Mitarbeiter gesammelt haben, sollten sie eine tatsächliche Kostenanalyse in "Echtzeit" durchführen.
Brainstorming-Sitzungen
Die Personalabteilung, die Rechtsabteilung, die Finanzabteilung, die Lohnbuchhaltung und andere Mitarbeiter der Personalabteilung (Kompensation, HR BPs, HRIS) werden einen Projektplan entwickeln wollen, in dem die wichtigsten Interessengruppen, die betroffenen Prozesse/Richtlinien, die allgemeinen finanziellen Auswirkungen, die empfohlenen Änderungen, die potenzielle Kommunikationsstrategie, die Auswirkungen auf die Komprimierung, die Lohngleichheit und andere Ergebnisse, die sich aus dieser grundlegenden organisatorischen Veränderung ergeben könnten, aufgeführt sind.
Identifizierung der von der Änderung betroffenen Politiken
Die obere Führungsebene und insbesondere die Personalabteilung müssen die Haltung des Unternehmens in Bezug auf neu eingestellte, nicht freigestellte Mitarbeiter festlegen, die außerhalb des Firmengeländes arbeiten, Geräte des Firmennetzwerks (Mobiltelefone, Laptops, Tablets) verwenden, Arbeitsstunden aufzeichnen, außerhalb der normalen Bürozeiten arbeiten und Fernzugriffsrechte behalten. Bestimmte nicht freigestellte Positionen können es erforderlich machen, außerhalb der normalen Bürozeiten zu arbeiten. Die Arbeitgeber müssen festlegen, welche Verfahren/Richtlinien eingeführt werden müssen, um sicherzustellen, dass die geleistete Arbeitszeit erfasst und bezahlt wird.
Management ausbilden
Arbeitgeber sollten Besprechungen (persönlich, per Webinar oder Telefonkonferenz) abhalten, um die wichtigsten Interessengruppen über den FLSA und die Auswirkungen dieser Änderungen auf das Unternehmen zu informieren. Ein Manager, der unvorbereitet oder unzureichend über die Änderungen informiert ist, könnte unbeabsichtigt die falschen Informationen weitergeben.
Kommunikationsstrategie
Der vielleicht wichtigste Faktor bei dieser FLSA-Änderung - abgesehen von der Arbeitsplatz- und Überstundenanalyse - ist die Entwicklung einer glaubwürdigen und gut durchdachten Kommunikationsstrategie. Die Art und Weise, wie das Unternehmen den betroffenen Mitarbeitern diese Änderungen mitteilt, kann je nach Bereich und in einigen Fällen auch je nach Abteilung variieren. Die Personalabteilung wird diese Gespräche leiten und vorantreiben wollen, muss dabei aber mit den wichtigsten Interessengruppen zusammenarbeiten. In den Gesprächen muss klar kommuniziert werden, dass diese Änderung eine Anforderung ist, die dem Schutz vor Überstunden dient und nicht die Professionalität oder frühere Leistung des Mitarbeiters widerspiegelt. Bei der Vorbereitung auf das Gespräch sollten Arbeitgeber mögliche Fragen bedenken (warum geschieht dies, werde ich degradiert oder spiegelt dies meine Leistung wider usw.) und darauf vorbereitet sein, diese Fragen zu beantworten. Wenn man den Mitarbeitern zu verstehen gibt, dass die meisten Arbeitgeber dieselben Änderungen vornehmen müssen und dass der FLSA zum Schutz der Arbeitnehmer eingeführt wurde, kann dies einen großen Beitrag dazu leisten, etwaige Probleme mit der Arbeitsmoral zu mildern, die infolge dieser Änderungen auftreten können.
Ausbildung
Die Personalabteilung sollte Schulungen entwickeln, um Manager über die Lohngesetze zu informieren, die sich auf nicht freigestellte Mitarbeiter auswirken, einschließlich Zeiterfassung, Mittags- und Pausenzeitgesetze und Anforderungen an die kompensierbare Zeit, damit Manager nicht unwissentlich gegen ein staatliches oder bundesstaatliches Gesetz verstoßen.
1. Mittelstandsökonomie: Belohnung harter Arbeit durch Wiedereinführung von Überstundenzuschlägen?
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
