Die Durchführungsbestimmungen zur Executive Order 13706, die betroffene Arbeitgeber verpflichtet, bestimmten Arbeitnehmern bis zu 56 Stunden bezahlten Krankenurlaub pro Jahr zu gewähren, sind am 1. Januar 2017 in Kraft getreten. Es bleibt zwar abzuwarten, ob die Trump-Regierung die Executive Order und ihre Durchführungsbestimmungen zurückziehen oder ändern wird, doch sie ist nun seit mehr als drei Monaten in Kraft. Trotz des Inkrafttretens unterliegen viele Auftragnehmer und Subunternehmer der Regierung nicht der Verordnung und den Durchführungsbestimmungen, und viele andere, die potenziell davon betroffen sein könnten, sind derzeit nicht betroffen. Schauen wir uns einmal an, welche Verträge/Unterverträge nicht darunter fallen. Für diejenigen, die darunter fallen, schauen wir uns an, welche Mitarbeiter der Anspar- und Nutzungsvorschrift unterliegen und wie die Parameter für die Ansparung und Nutzung des Urlaubs aussehen.
Berichterstattung
Es gibt weitreichende Ausnahmen für bestimmte Vereinbarungen und Verträge zwischen der Bundesregierung und Arbeitgebern. Beispielsweise unterliegen Zuschüsse und Kooperationsvereinbarungen nicht den Anforderungen. Verträge mit einer unabhängigen Regulierungsbehörde der Bundesregierung (z. B. der Federal Deposit Insurance Corporation, der Securities and Exchange Commission und der Federal Communications Commission) sind nicht erfasst. Ebenso sind Verträge oder Unterverträge im Zusammenhang mit der Herstellung und/oder Lieferung von Materialien, die normalerweise unter den Walsh-Healey Public Contracts Act fallen, nicht erfasst. Schließlich fallen auch Dienstleistungsverträge und Unterverträge, die gemäß dem Service Contract Act (SCA) von der Regelung ausgenommen sind, nicht darunter (Beispiele hierfür sind viele Verträge über die Beförderung von Fracht, Verträge über Fahrzeugwartungsdienstleistungen, Verträge mit Hotels/Motels für Konferenzen, Verträge über Immobiliendienstleistungen und Verträge über die Beförderung von Personen durch öffentliche Verkehrsmittel, sofern sie bestimmte Kriterien erfüllen).
Zwar fallen die meisten Bundesverträge/Unterverträge für Dienstleistungen, Bauleistungen oder Konzessionen darunter, doch ist zu beachten, dass ein Unternehmen, das am oder nach dem 1. Januar 2017 keine der folgenden Maßnahmen ergriffen hat, gemäß den Vorschriften derzeit keine Verpflichtungen zur Ansammlung von Krankentagen hat: 1) Abschluss eines neuen Vertrags/Untervertrags, für den am oder nach dem 1. Januar 2017 Ausschreibungen veröffentlicht wurden; 2) für einen Auftrag, der außerhalb des Ausschreibungsverfahrens vergeben wurde, einen neuen Auftrag/Unterauftrag abgeschlossen hat; 3) einen Auftrag durch bilaterale Verhandlungen verlängert hat; 4) einen bestehenden Auftrag verlängert hat (außer durch eine im Auftrag vorgesehene kurzfristige Verlängerung); oder 5) einen bestehenden Auftrag geändert hat. Wenn ein Unternehmen eine der oben genannten Maßnahmen ergreift, gilt die Ansparung von Krankentagen, jedoch nur für Mitarbeiter, die an dem neuen, verlängerten oder geänderten Vertrag arbeiten oder damit in Verbindung stehen, und nicht für Mitarbeiter, die an zuvor bestehenden Verträgen/Unterverträgen arbeiten oder damit in Verbindung stehen.
Selbst wenn (oder sobald) die Mitarbeiter eines Auftragnehmers oder Subunternehmers den Vorschriften unterliegen, sind nicht alle Mitarbeiter davon betroffen. Während Mitarbeiter, die an betroffenen Verträgen arbeiten, immer Anspruch auf Krankengeld haben, haben Mitarbeiter, die im Zusammenhang mit betroffenen Verträgen arbeiten, nur dann Anspruch auf Krankengeld, wenn sie 20 Prozent oder mehr ihrer Arbeitszeit in einer Arbeitswoche im Zusammenhang mit betroffenen Verträgen verbringen. Wenn die betroffene Arbeit zudem einer vor dem 30. September 2016 ratifizierten Tarifvereinbarung (CBA) unterliegt, die den Anspruch auf Krankheitsurlaub vorsieht, gelten die Anforderungen erst nach Ablauf der CBA oder ab dem 1. Januar 2020, je nachdem, was früher eintritt. (Wenn die Vertragsbedingungen weniger als 56 Stunden Jahresanspruch vorsehen, verlangen die Vorschriften die Ansammlung der Differenz).
Schließlich müssen Arbeitgeber die Inanspruchnahme von angesammeltem Krankenstand nur in Zeiten zulassen, in denen der Arbeitnehmer an oder im Zusammenhang mit abgedeckten Verträgen arbeitet. Die Beschränkung der Inanspruchnahme auf solche Fälle ist jedoch wahrscheinlich mit einem höheren Verwaltungsaufwand verbunden, als es wert ist.
Inanspruchnahme von bezahltem Krankenstand
Arbeitnehmer können bezahlten Krankenurlaub für eine Vielzahl von Zwecken in Anspruch nehmen. Ähnlich wie beim Family and Medical Leave Act (FMLA) können sie sich freistellen lassen, um sich selbst zu pflegen oder andere Gesundheitsleistungen in Anspruch zu nehmen, einschließlich Vorsorgeuntersuchungen, oder um ein Familienmitglied oder einen Angehörigen zu pflegen, der krank ist oder Gesundheitsleistungen benötigt, einschließlich Vorsorgeuntersuchungen. Bezahlter Krankenurlaub erweitert jedoch die Definition von „Familie“ und umfasst auch Personen, die eine familienähnliche Beziehung zum Arbeitnehmer haben, wie z. B. langjährige Nachbarn oder enge Freunde. Bezahlter Urlaub kann auch für Probleme im Zusammenhang mit häuslicher Gewalt, sexuellen Übergriffen oder Stalking genutzt werden, wenn der Arbeitnehmer oder ein Familienmitglied oder Angehöriger Opfer ist (z. B. für die Inanspruchnahme von Beratung, die Suche nach einer neuen Wohnung, die Inanspruchnahme von Hilfe durch eine Opferhilfeorganisation oder die Einleitung rechtlicher Schritte).
Der Standard, nach dem entschieden wird, ob eine Krankheit, eine Verletzung oder ein anderes Ereignis unter diese Regelung fällt, ist sehr weit gefasst. Bei Verletzungen oder Krankheiten umfasst die Regelung ausdrücklich eine Vielzahl von Situationen, wie beispielsweise eine Erkältung, Magenverstimmung, Kopfschmerzen, einen verstauchten Knöchel und ähnliche Beschwerden – also weit mehr als die von der FMLA abgedeckten schweren Gesundheitszustände.
Bezahlter Krankenstand kann vom Arbeitnehmer mündlich beantragt werden. Wenn der beantragte Urlaub drei oder mehr aufeinanderfolgende Tage umfasst, kann der Arbeitgeber eine Bescheinigung eines Arztes verlangen, jedoch nur, wenn der Urlaub aufgrund einer körperlichen oder geistigen Erkrankung, einer Verletzung oder eines medizinischen Zustands des Arbeitnehmers, einer Diagnose, Behandlung oder Vorsorgeuntersuchung durch einen Arzt oder der Pflege des Kindes, eines Elternteils, Ehepartners, Lebenspartners oder einer anderen verwandten oder verschwägerten Person des Arbeitnehmers beantragt wird. Der Arbeitnehmer oder die betreute Person muss nicht vom Arzt untersucht worden sein, damit die Bescheinigung gültig ist. Wenn der bezahlte Krankenstand für eine Abwesenheit aufgrund von häuslicher Gewalt, sexueller Nötigung oder Stalking in Anspruch genommen wird, können akzeptable Unterlagen oder Bescheinigungen aus einer Reihe von Quellen stammen. Sie können von einem Arzt, Berater, Vertreter einer Opferhilfeorganisation, Anwalt, Geistlichen, Familienmitglied oder sogar einem engen Freund ausgestellt werden. Tatsächlich ist auch eine Selbstbescheinigung zulässig.
Unabhängig vom Grad der erhaltenen Zertifizierung sollte sich ein Arbeitgeber bewusst sein, dass alle Unterlagen, die er im Zusammenhang mit Krankengeschichten erhält, als vertrauliche Unterlagen aufzubewahren sind. Darüber hinaus ist es Arbeitgebern untersagt, Überprüfungsinformationen offenzulegen, und sie sind ebenfalls verpflichtet, Vertraulichkeit in Bezug auf häusliche Gewalt, sexuelle Übergriffe oder Stalking zu wahren, es sei denn, der Arbeitnehmer stimmt zu oder die Offenlegung ist gesetzlich vorgeschrieben.
Abgrenzungssätze
Arbeitgeber müssen für jeweils 30 Arbeitsstunden eine Stunde Krankengeld ansammeln, bis zu einem Maximum von 56 Stunden pro Jahr. Die endgültige Regelung gibt Arbeitgebern die Möglichkeit, einem Arbeitnehmer zu Beginn jedes Ansparjahres mindestens 56 Stunden bezahlten Krankengeld zu gewähren, anstatt dem Arbeitnehmer zu erlauben, sich das Krankengeld auf der Grundlage der geleisteten Arbeitsstunden anzusparen. Die Gewährung aller 56 Stunden zu Beginn des Ansparjahres kann administrativ einfacher sein. Auf diese Weise müssen sich Arbeitgeber nicht um die Erfassung von Bruchteilen von Stunden kümmern, und auch die Bereitstellung des gemäß den Vorschriften erforderlichen Urlaubssaldos ist einfacher. Die Gewährung des gesamten Urlaubs auf einmal bedeutet auch, dass der Arbeitgeber keine Zeit und Energie darauf verwenden muss, zu erfassen, welche Stunden für die spezifischen Verträge gearbeitet wurden, die den Arbeitnehmer für den Urlaub qualifizieren würden. Allerdings riskiert der Arbeitgeber, dass ein Arbeitnehmer Urlaub nimmt, der anschließend sein Arbeitsverhältnis kündigt, bevor er den gesamten Urlaubsanspruch tatsächlich angesammelt hat. Außerdem werden dadurch mehr bezahlte Urlaubstage gewährt, als für Arbeitnehmer erforderlich wären, die weniger als 80 % der Zeit im Rahmen von oder in Verbindung mit den abgedeckten Verträgen arbeiten. Dennoch werden sich viele Arbeitgeber wahrscheinlich dafür entscheiden, die 56 Stunden bezahlten Krankheitsurlaub zu Beginn des Ansparjahres zu gewähren.
Obwohl FMLA-Bescheinigungen die Bescheinigungen für bezahlten Krankenurlaub erfüllen können, steht bezahlter Krankenurlaub unter Umständen auch dann zur Verfügung, wenn die FMLA nicht gilt.
Ein Auftragnehmer darf den gemäß den Vorschriften vorgeschriebenen bezahlten Krankenstand nicht zur Erfüllung seiner Verpflichtungen gemäß dem SCA oder dem Davis Bacon Act verwenden. Darüber hinaus haben die Verpflichtungen eines Auftragnehmers keinen Einfluss auf seine Verpflichtungen zur Einhaltung des FMLA oder seine Fähigkeit, gemäß diesem zu handeln. Bezahlter Krankenurlaub kann unbezahlten FMLA-Urlaub ersetzen (d. h. gleichzeitig mit diesem laufen), und alle Mitteilungen und Bescheinigungen, die die FMLA-Anforderungen erfüllen, erfüllen auch die Anforderungen der neuen Vorschriften hinsichtlich Urlaubsanträgen und Bescheinigungen. Obwohl FMLA-Bescheinigungen die Bescheinigungen für bezahlten Krankenurlaub ersetzen können, steht bezahlter Krankenurlaub auch in Fällen zur Verfügung, in denen die FMLA nicht gilt. Daher können sich Arbeitgeber nicht einfach auf das FMLA-Bescheinigungsverfahren verlassen und müssen neue Verfahren für die Bescheinigung von bezahltem Krankenurlaub einführen, wenn sie Bescheinigungen für Krankenurlaub verlangen möchten, der nicht unter die FMLA fällt.
Die bestehende Richtlinie eines Arbeitgebers zu bezahlter Freistellung (Paid Time Off, PTO) kann die Anforderungen der Vorschriften an bezahlten Krankenurlaub erfüllen, solange sie den Mitarbeitern mindestens die gleichen Rechte und Leistungen gewährt, wie sie in den Vorschriften gefordert werden. Mit anderen Worten: Wenn ein Arbeitgeber 56 Stunden PTO gewährt, die den Anforderungen der Vorschriften entsprechen, und die Arbeitnehmer den Urlaub für jeden in den Vorschriften vorgesehenen Zweck nutzen können, muss der Arbeitgeber keinen separaten bezahlten Krankenurlaub gewähren, selbst wenn ein Arbeitnehmer die gesamte Zeit für Urlaub nutzt. Wenn eine bestehende PTO-Richtlinie mehr als 56 Stunden Urlaub vorsieht, kann der Arbeitgeber entweder festlegen, dass der gesamte PTO für Zwecke verwendet werden darf, die den Anforderungen der Vorschriften entsprechen, oder die Anzahl der bezahlten Freistellungstage, die ein Arbeitnehmer für die in den Vorschriften beschriebenen Zwecke nutzt, nachverfolgen und dokumentieren. In diesem Fall muss der Arbeitgeber für jedes Ansparjahr nur bis zu 56 Stunden PTO gewähren, die der Arbeitnehmer für Zwecke beantragt, die den Anforderungen der Vorschriften entsprechen.
Aktionsschritte
Sie sollten Ihre Richtlinien für bezahlten Urlaub sorgfältig überprüfen, um sicherzustellen, dass der Urlaub für die in den Vorschriften für bezahlten Krankenurlaub genannten Zwecke genutzt werden kann. Ist dies nicht der Fall, sollten die Gründe für bezahlten Krankenurlaub in Ihre Richtlinien aufgenommen werden.
Es ist wichtig, Führungskräfte und Vorgesetzte zu schulen, damit sie wissen, dass bezahlter Krankenstand mündlich beantragt werden kann. Auch wenn einige der FMLA-Bescheinigungen ähnlich sind, ist die Bescheinigung für bezahlten Krankenstand nicht identisch, ebenso wenig wie die Bescheinigungsanforderungen. FMLA-Bescheinigungen entsprechen zwar den Anforderungen für bezahlten Krankenstand, sollten jedoch nur verlangt werden, wenn ein berechtigter FMLA-Grund vorliegt. Es ist leicht vorstellbar, dass ein Manager oder Vorgesetzter ohne entsprechende Schulung auf eine mündliche Anfrage nach Krankheitsurlaub reagiert, indem er dem Mitarbeiter mitteilt, dass er ein FMLA-Bescheinigungsformular ausfüllen muss. Dies wäre gemäß FMLA korrekt, gilt jedoch nicht unbedingt für bezahlten Krankheitsurlaub, es sei denn, der Urlaub umfasst drei oder mehr aufeinanderfolgende Arbeitstage und erfolgt aus einem FMLA-berechtigten Grund.
Sie sollten überlegen, ob Sie die 56 Stunden zu Beginn des Ansparjahres gewähren möchten, was eine Option ist, oder ob Sie es vorziehen, die Ansparung von 1 Stunde für jeweils 30 Arbeitsstunden im Rahmen oder im Zusammenhang mit abgedeckten Verträgen zuzulassen, wie es die Vorschriften vorsehen, was eine weitere Option ist. Eine dritte Option wäre, die Ansammlung für alle geleisteten Arbeitsstunden zuzulassen, unabhängig davon, ob sie im Rahmen von abgedeckten Verträgen oder in Verbindung damit geleistet wurden, um die Buchführung zu vereinfachen. Die erste Option mag zwar aus administrativer Sicht einfacher sein, birgt jedoch auch die Gefahr des Missbrauchs. Die dritte Option ermöglicht eine schnellere Ansammlung für Mitarbeiter, die an mehr als nur abgedeckten Verträgen arbeiten, ist aber administrativ einfacher zu handhaben.
Schließlich sollten Sie, falls Sie dies noch nicht tun, überlegen, ob Sie Mitarbeitern, die nicht an oder im Zusammenhang mit abgedeckten Verträgen arbeiten, bezahlten Krankenstand gewähren möchten, um die Beziehungen zu den Mitarbeitern zu verbessern. Dabei sollten Sie dieses Interesse gegen die Kosten abwägen, die durch die Gewährung von zusätzlichem bezahlten Krankenstand für diejenigen Arbeitnehmer entstehen, die nach den neuen Vorschriften nicht unbedingt Anspruch auf einen solchen Krankenstand haben.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
