Neue OFCCP-Richtlinie über Lohnnachzahlungen

Am 17. Juli 2013 hat das Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) eine neue Richtlinie zur Berechnung der Lohnnachzahlung für Opfer von Diskriminierung am Arbeitsplatz herausgegeben. Die Richtlinie dient mindestens zwei Zwecken. Erstens werden darin die derzeitigen Praktiken bei der Berechnung von Geldentschädigungen im OFCCP festgehalten. Zweitens klärt sie einige offene Fragen oder Unterschiede in der Herangehensweise an die grundlegende Berechnung von Entschädigungen zwischen den Regionen. Mit der Richtlinie soll die Kohärenz der Methoden zur Berechnung von Nachzahlungen verbessert werden. Bundesauftragnehmer, die immer wieder eine einheitlichere Praxis der Agenturen von Region zu Region gefordert haben, dürften die Herausgabe dieser Richtlinie begrüßen. Mehr Leitlinien wirken sich jedoch auch auf die Flexibilität bei Verhandlungen über Abhilfemaßnahmen aus, sollten Sie sich jemals in der unerwünschten Lage befinden, Diskriminierungsvorwürfe gegen Ihr Unternehmen klären zu müssen.

Grundprinzipien

In der Richtlinie wird der Grundsatz bekräftigt, dass Bundesauftragnehmer im Falle von finanziellen Verlusten immer erwarten können, dass die Nachzahlung ein Teil der Wiedergutmachung ist. Die Wiedergutmachung soll die Opfer in die Lage versetzen, die sie ohne Diskriminierung gehabt hätten. In der Richtlinie wird bekräftigt, dass die Lohnnachzahlung einen Haftungszeitraum abdecken kann, der bereits zwei Jahre vor dem Erhalt des Terminplanungsschreibens beginnt und endet, wenn die Diskriminierung entweder durch eine Handlung des Auftragnehmers oder durch Verwaltungs- oder Gerichtsmaßnahmen wie Schlichtungsvereinbarungen oder Gerichtsbeschlüsse beendet wurde. Im Gegensatz zum Federal Contract Compliance Manual (FCCM) wird in der neuen Richtlinie nicht ausdrücklich darauf eingegangen, wie der Auftragnehmer das Auflaufen der Lohnnachzahlung stoppen kann. Im FCCM heißt es direkt, dass ein gutgläubiges, unverbindliches Angebot für die betreffende Stelle das Entstehen der Nachzahlungspflicht stoppen kann, während in der Richtlinie nur schemenhaft erwähnt wird, dass der Auftragnehmer die Diskriminierung beenden muss. Dieser Einwand gegen das weitere Auflaufen der Lohnnachzahlungspflicht stützt sich auf eine gefestigte Rechtsprechung, so dass seine Auslassung in der Richtlinie einfach bedeuten kann, dass die Agentur die diesbezüglichen Hinweise in der FCCM für ausreichend hielt. Die Richtlinie hebt das aktuelle FCCM-Kapitel über Rechtsbehelfe nicht ausdrücklich auf und erklärt auch nicht ihr Verhältnis zu diesem Kapitel. Vermutlich würde ein direkter Konflikt zwischen den beiden Dokumenten am besten durch Befolgung der neuen Richtlinie gelöst werden. Die Auslassung stellt keinen direkten Konflikt dar, so dass sowohl die FCCM als auch die Richtlinie in dieser Frage zusammen gelesen werden sollten.

In Übereinstimmung mit der FCCM besagt die neue Richtlinie, dass die opferbezogene Entschädigung nicht mit der Formelentschädigung verwechselt werden kann. Die Entschädigung wird entweder nach der einen oder nach der anderen Methode berechnet, nicht nach einer Mischung aus beiden. Ein föderaler Auftragnehmer kann in einer Formelentlastungssituation immer noch argumentieren, ob eine bestimmte Person überhaupt zu der betroffenen Klasse gehört, wird aber nicht dazu gehört, ob eine bestimmte Person tatsächlich einen Betrag verdient hätte, der ihrem Anteil an der Entschädigung entspricht, wenn es keine Diskriminierung gegeben hätte. Die Entschädigungsformel konzentriert sich auf den finanziellen Schaden, der der betroffenen Gruppe insgesamt entstanden ist, und teilt diesen Betrag auf die betroffene Gruppe auf. Im Gegensatz dazu sollte bei der opferbezogenen Entschädigung die Entschädigung darauf zugeschnitten sein, was das jeweilige Opfer tatsächlich verdient hätte, wenn es keine Diskriminierung gegeben hätte.

Die Richtlinie besagt eindeutig, dass die Zinsen auf den berichtigten rückständigen Lohnbetrag nach Abzug der Entschädigung zu berechnen sind. Als ich Regionaldirektor war und diese Frage einem früheren Direktor für Grundsatzfragen stellte, erhielt ich die mündliche Anweisung, dass die Abhilfemaßnahme auf der Grundlage des nicht geminderten Betrags zu berechnen und zum berichtigten rückständigen Arbeitsentgelt nach der Minderung hinzuzufügen sei. Diese Anweisung erfolgte jedoch nur mündlich und war eine persönliche Anfrage. Die Richtlinie klärt diese Frage und hält diesen Beschluss fest. Die Berechnung der Zinsen nach Abzug der Entschädigung ist sinnvoll. Nachzahlungszinsen sollen die betroffene Gruppe für den Verlust der Nutzung des Geldes entschädigen, das sie ohne die Diskriminierung verdient hätte. Der Entschädigungsbetrag entspricht dem, was sie während des Haftungszeitraums vernünftigerweise hätten verdienen können, und spiegelt somit nicht ihre finanziellen Verluste wider. Die Berechnung des Zinssatzes erfolgt weiterhin nach dem IRS-Satz für zu wenig gezahlte Steuern und wird weiterhin vierteljährlich aufgezinst.

Die Agentur lehnt ausdrücklich die Minderung von Leistungen als Teil der Lohnnachzahlung ab, wenn keine spezifischen Beweise dafür vorliegen, dass die Opfer von Diskriminierung diese Leistungen erhalten haben. Die Auftragnehmer sollten davon ausgehen, dass es in Fällen, in denen eine Formel verwendet wird, praktisch keine Leistungsminderung geben wird, da die Entschädigung nach der Formel nicht auf opferbezogenen Faktoren beruht. Dieser Standpunkt steht im Einklang mit der bisherigen Praxis der Agentur und ist nun Teil ihrer schriftlichen Leitlinien.

Die Agentur bekräftigt auch ihren Standpunkt, dass eine Entschädigungsdiskriminierung jedes Mal dann vorliegt, wenn eine Zahlung geleistet wird, die von einer diskriminierenden Entschädigungsentscheidung betroffen ist, und dass die üblichen Regeln über den Zeitraum, für den eine Entschädigung zurückgefordert werden kann, und über fortgesetzte Verstöße in Entschädigungsfällen gelten.

Formel Relief

Im Gegensatz zum Federal Contract Compliance Manual (FCCM) verlagert die neue Richtlinie den Schwerpunkt weg von der opferbezogenen Entschädigung als bevorzugte Methode zur Berechnung von Abhilfemaßnahmen und behandelt sie lediglich als eine alternative Methode zur Berechnung von Abhilfemaßnahmen. In der FCCM heißt es: "Das opferbezogene Modell, das identifizierten Opfern von Diskriminierung eine Entschädigung in voller Höhe gewährt, ist die primäre Methode für Abhilfemaßnahmen in einem Fall von Verhaltensmustern und Praktiken, der sich auf einzelne Opfer konzentriert. Es ist der bevorzugte Ansatz und sollte verwendet werden, wann immer dies möglich ist. FCCM 7F11.

Die Verlagerung des Schwerpunkts der neuen Richtlinie von der opferbezogenen auf die formelgebundene Abhilfe spiegelt den aktuellen Schwerpunkt der Abhilfeberechnungen bei der OFCCP wider. Bei fast allen Berechnungen von Abhilfemaßnahmen durch die OFCCP wird die Formelentlastung verwendet. So kompliziert die Formelentlastung auch sein kann, die Datenerhebung und die Berechnungen bei der Formelentlastung sind wesentlich überschaubarer als vergleichbare Berechnungen unter Verwendung der opferbezogenen Entlastung in einem großen Gruppenfall. Die Tatsache, dass sich die OFCCP-Überprüfungen weitgehend auf statistische Auslöser stützen, bedeutet, dass die betroffenen Mitglieder der Gruppe oft nicht einmal von der Diskriminierung wissen und oft nicht mehr leicht zu finden sind. Aus der Sicht der Durchsetzung ist es viel effizienter, die Abhilfemaßnahmen auf der Grundlage vernünftiger Annahmen zu berechnen, als Einzelpersonen zu verfolgen, um spezifische Informationen über ihre Einkommenshistorie zu erhalten. Auch aus der Sicht des Auftragnehmers ist dies von Vorteil, da die Berechnung der Entschädigung ohne Beiträge der betroffenen Gruppenmitglieder die Aussicht auf zusätzliche potenzielle Rechtsstreitigkeiten minimiert.

Letzten Endes entscheidet die OFCCP, welche Methode der Entschädigung sie anstrebt. Sowohl in der neuen Richtlinie als auch in der FCCM heißt es eindeutig, dass die Entscheidung darüber, welche Formel zur Berechnung der rückständigen Löhne und Gehälter verwendet werden soll, bei der Behörde und nicht beim Auftragnehmer liegt.

In der Richtlinie werden fünf Situationen genannt, in denen eine formelgebundene Befreiung erforderlich ist:

1. Wenn die Berechnung der individuellen Lohnnachzahlung für zahlreiche geschädigte Personen schwierig ist, weil keine vollständigen Informationen oder Unterlagen(z. B. Zeitnachweise, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Steuererklärungen) vorliegen oder fehlen;
2. Die Anwendung des individuellen Entlastungsmodells zur Berechnung der Nachzahlungen für jedes Mitglied der Sammelklägergruppe wird wahrscheinlich zu erheblichen Verzögerungen führen oder die einzelnen Mitglieder der Sammelklägergruppe übermäßig belasten, wenn sie Unterlagen zum Nachweis ihrer Entschädigung und/oder ihres Zwischenverdienstes vorlegen müssen;
3. Wenn die Zahl der Mitglieder der Klasse die Zahl der verfügbaren Beschäftigungsmöglichkeiten übersteigt;
4. Wenn die Rekonstruktion der Einstellungsentscheidung spekulativ ist(z. B. wenn es keine Aufstiegsmöglichkeiten gibt), was es dem CO [Compliance Officer] erschwert, festzustellen, in welchem Stadium des Einstellungsprozesses die nachteilige Maßnahme tatsächlich stattgefunden hat, oder in jeder anderen Situation, in der es (insbesondere bei Stellen mit wenigen Mindestqualifikationen) unmöglich wäre, festzustellen, welche Mitglieder der Gruppe ohne Diskriminierung eingestellt worden wären; und/oder
5. Wenn die Verluste auf der Grundlage der verfügbaren Daten für die gesamte Klasse berechnet werden können, wie dies bei Entschädigungsfragen der Fall sein kann.

Grundsätzlich sollten Sie davon ausgehen, dass die Berechnung der Abhilfemaßnahmen immer auf einer Formel basiert, es sei denn, Sie haben weniger als fünf betroffene Gruppenmitglieder. Selbst wenn die Gruppe weniger als fünf Mitglieder umfasst, kann sich die Behörde für eine Entlastungsformel entscheiden, wenn die Ermittlung des tatsächlichen individuellen monetären Schadens ansonsten schwierig oder zeitaufwendig zu berechnen wäre.

Identifizierung von Opfern

Gemäß der neuen Richtlinie besteht der erste Schritt bei der Anwendung der Entlastungsformel darin, die Opfer der Diskriminierung zu ermitteln. Darin heißt es: "In Fällen von Formula Reliefs wird die OFCCP alle Personen einbeziehen, die die fallspezifischen Kriterien potenzieller Opfer erfüllen, ohne den Nachweis zu verlangen, dass sie speziell diskriminiert wurden." Diese Formulierung unterscheidet sich etwas von der Diskussion über potenzielle Opfer im Abschnitt über Lohnrückstände in der FCCM. Die FCCM nennt Beispiele für betroffene Gruppen wie "alle Schwarzen, die einen nicht validierten [sic] Pass-Fail-Test nicht bestanden haben", "alle Hispanoamerikaner, die für eine Beförderung in Frage kamen" und "alle Frauen, denen die Wiedereinstellung nach dem Mutterschaftsurlaub verweigert wurde". In diesem Zusammenhang bedeuten "fallspezifische" Kriterien einen Fall, in dem der Test angefochten wird, der sich ungleich auf Schwarze auswirkt, oder einen Fall, in dem es um die Diskriminierung von Hispanoamerikanern bei Beförderungen geht, oder einen Fall, in dem es um Diskriminierung bei den Bedingungen des Mutterschaftsurlaubs geht. Der Umfang des Verstoßes bestimmt so ziemlich den Umfang der Klasse. Es ist nicht klar, was die Formulierung "ohne den Nachweis, dass sie speziell diskriminiert wurden" zu dieser Erklärung, wer die Opfer sind, beitragen soll.

Vermutung der ununterbrochenen Beschäftigung

In der neuen Richtlinie heißt es, dass die OFCCP von einer ununterbrochenen Beschäftigung während des gesamten Nachzahlungszeitraums ausgeht, es sei denn, der Bundesauftragnehmer legt ausreichende Beweise vor, um diese Vermutung zu widerlegen. Grundsätzlich wird die Behörde davon ausgehen, dass die gesamte betroffene Gruppe bis zum Ende des Nachzahlungszeitraums weiterhin für den Auftragnehmer tätig war. Die Auftragnehmer können diese Vermutung widerlegen, indem sie nachweisen, dass die Fluktuationsraten und die durchschnittliche Betriebszugehörigkeit von Vergleichspersonen, die nicht zu der betroffenen Gruppe gehörten, kürzer sind als der Zeitraum, für den die Nachzahlung beantragt wird.

Bleibt die durchschnittliche Vergleichsperson beispielsweise nur sechs Monate an ihrem Arbeitsplatz, kann dies darauf hindeuten, dass die rückständige Entlohnung auf der Grundlage von zwei Jahren monetärer Verluste höher ist als der Verdienst, der ohne Diskriminierung erzielt worden wäre. Natürlich wird die Agentur die Beweise, die zur Entkräftung dieser Vermutung vorgelegt werden, genau prüfen. Wenn die Beweise zeigen, dass Minderheiten dazu neigen, viel länger am Arbeitsplatz zu bleiben als vergleichbare Arbeitnehmer, die keine Minderheiten sind, können Statistiken über die Betriebszugehörigkeit von Nicht-Minderheiten als Untertreibung der wahrscheinlichen durchschnittlichen Betriebszugehörigkeit der betroffenen Gruppe angesehen werden. Wenn im obigen Beispiel die durchschnittliche Verweildauer von Nicht-Minderheiten sechs Monate, die von Minderheiten aber zwei Jahre betragen würde, wäre das Argument der sechsmonatigen Verweildauer nicht stichhaltig. Natürlich werden Beweise für Fluktuation und Betriebszugehörigkeit, die ihrerseits durch diskriminierende Maßnahmen, wie z. B. diskriminierende Entlassungen, beeinflusst oder verursacht wurden, nicht als ausreichend akzeptiert, um die Vermutung einer kontinuierlichen Beschäftigung zu widerlegen. In der Richtlinie wird auch darauf hingewiesen, dass Beweise dafür, dass einige wenige Personen die Belegschaft verlassen haben, nicht so aussagekräftig sind wie Beweise dafür, dass eine beträchtliche Anzahl von Personen die fraglichen Arbeitsplätze verlassen hat. Schließlich wird in der Richtlinie darauf hingewiesen, dass Argumente zur Fluktuationsrate zwar Auswirkungen auf die Gesamtverluste haben können, aber nicht den Zeitraum, in dem diese Verluste als eingetreten gelten, "künstlich" verkürzen. Mit anderen Worten, wenn die durchschnittliche Betriebszugehörigkeit sechs Monate beträgt, wird die Agentur nicht davon ausgehen, dass der Haftungszeitraum sechs Monate ab dem Datum des ersten diskriminierenden Beschäftigungsereignisses läuft, sondern wird stattdessen die Auswirkungen der Fluktuation beispielsweise auf einer jährlichen Basis über den gesamten Haftungszeitraum berücksichtigen.

Berechnung der Abhilfe

In der Richtlinie werden die Shortfall-Methode zur Berechnung der finanziellen Verluste und die Durchschnittsmethode erläutert. Die "shortfall"-Methode ist anwendbar, wenn den betroffenen Gruppen in diskriminierender Weise eine Beschäftigungsmöglichkeit vorenthalten wird. Der Fehlbetrag wird berechnet, indem die Zahl der betroffenen Mitglieder der Klasse ermittelt wird, die die Beschäftigungsmöglichkeit ohne Diskriminierung voraussichtlich erhalten hätten, und von dieser Zahl die Zahl der tatsächlichen Mitglieder der Klasse abgezogen wird, die die Beschäftigungsmöglichkeit erhalten haben. Die Differenz ist der Fehlbetrag. Wenn sich beispielsweise 10 Männer und 10 Frauen, die gleich qualifiziert sind, um dieselbe Stelle bewerben, würde man in einer fairen Welt erwarten, dass 5 Frauen und 5 Männer eingestellt werden. Wenn nur eine Frau eingestellt wird, beträgt die Differenz zwischen den erwarteten Einstellungen und den tatsächlichen Einstellungen 4. Um Abhilfe zu schaffen, würde die Agentur den Geldwert der fehlenden Arbeitsplätze plus Zinsen berechnen und dieses Geld auf die 9 Frauen aufteilen, die nicht eingestellt wurden, da die Agentur nicht weiß, welche dieser Frauen ohne Diskriminierung eingestellt worden wäre.

Die Methode der Mittelwertbildung ist grundsätzlich in Entschädigungsfällen anwendbar, da man versucht, die Ungleichheit des Durchschnittslohns zweier vergleichbarer Gruppen von Arbeitnehmern zu korrigieren. Wenn beispielsweise der Durchschnittslohn von Männern 50.000 Dollar pro Jahr beträgt und der Durchschnittslohn von Frauen (bei ansonsten gleichen Bedingungen) 45.000 Dollar, verdienen die Männer im Durchschnitt 5.000 Dollar mehr als vergleichbare Frauen. Die Gehaltsnachzahlung würde so berechnet, dass das Gehalt der Frauen auf das Durchschnittsgehalt der Männer zuzüglich Zinsen angehoben wird. Es gibt einige Variationen zu diesem Thema, aber im Wesentlichen funktionieren die beiden Hauptberechnungen so.

Milderung

Von Diskriminierungsopfern wird verlangt, dass sie sich in angemessener Weise um eine andere Beschäftigung bemühen. Die Auftragnehmer können als Einwand geltend machen, dass der Betrag, den die Opfer entweder verdient haben oder bei angemessener Sorgfalt hätten verdienen können, von der ansonsten geschuldeten rückständigen Vergütung abgezogen werden sollte.

In der Richtlinie wird festgehalten, dass der Auftragnehmer darlegen und beweisen muss, dass ein Minderungsfaktor von der Nachzahlung abgezogen werden sollte. In den vorangegangenen Verwaltungen wurde davon ausgegangen, dass die Auftragnehmer immer eine Schadensminderung geltend machen würden, so dass die Agentur die Schadensminderung einfach von vornherein einkalkulierte. Die Agentur änderte diese Praxis mit der jetzigen Verwaltung und legte ihre ersten Berechnungen der Abhilfemaßnahmen ohne Abzug eines Minderungsfaktors vor.

Alle Auftragnehmer sollten darauf vorbereitet sein, ein vernünftiges Argument für einen Minderungsabzug vorzubringen. Wenn sie dies nicht tun, ist das ziemlich verrückt. Der Minderungsfaktor muss auf dem voraussichtlichen Zwischenverdienst beruhen und nicht auf anderen Zahlungen wie Arbeitslosenunterstützung, Arbeitnehmerentschädigung, Renten, Sozialversicherung und anderen öffentlichen Hilfen. Ich hatte Bundesauftragnehmer, die versucht haben, diese in den Minderungsfaktor einzubeziehen; die Richtlinie bekräftigt lediglich die seit langem bestehende Position, dass solche Zahlungen nicht in den Minderungsfaktor einzubeziehen sind. Teilzeitlöhne, die auch ohne Diskriminierung hätten verdient werden können, dürfen nicht als Entschädigung abgezogen werden, da sie ohnehin verdient worden wären. Die OFCCP wird weiterhin den Mindestlohn als Standardwert für die Berechnung der Entschädigung verwenden, es sei denn, ein Auftragnehmer kann eine hinreichend überzeugende Alternative anbieten.

Zeitraum der Arbeitslosigkeit

Die OFCCP lässt in der Regel keinen Abzug für die Zeit zu, die ein durchschnittlicher, mit angemessener Sorgfalt arbeitender Bewerber benötigt hätte, um eine vergleichbare Stelle zu finden. In der Richtlinie wird diese Praxis festgehalten. Darüber hinaus wird in der Richtlinie festgelegt, dass alle Bewerber als arbeitslos gelten, wenn sie nicht zuverlässig nachweisen können, dass sie ihre Beschäftigung nach der Bewerbung um die Stelle fortgesetzt haben. Dies ist eine bedeutende Änderung. Zuvor wurden Bewerbungen als Nachweis dafür akzeptiert, ob der Bewerber der betroffenen Klasse zum Zeitpunkt der Bewerbung beschäftigt war oder nicht. In Verhandlungen verzichtete die OFCCP manchmal auf den Zeitraum, in dem die Arbeitslosigkeit nicht gemildert werden konnte, bei Bewerbern, deren Bewerbungen auf eine aktuelle Beschäftigung hinwiesen, in der Annahme, dass sie höchstwahrscheinlich einfach in dem Job, den sie zum Zeitpunkt ihrer Bewerbung hatten, weiter gearbeitet hätten, bis sie eine andere Stelle gefunden hätten. Dies wird nicht mehr akzeptiert. Es sei denn, der Auftragnehmer kann anhand anderer Belege als der Bewerbung nachweisen, dass diese Personen noch beschäftigt sind, wird davon ausgegangen, dass für alle eine Zeitspanne gilt, in der keine Abzüge für die Milderung vorgenommen werden sollten. Ich rechne damit, dass dies letztendlich von den Bundesauftragnehmern angefochten werden wird, da die Bewerbungen Beweise sind und möglicherweise die einzigen Beweise sind, die der Behörde in der Frage zur Verfügung stehen, ob ein wesentlicher Teil der betroffenen Gruppe zum Zeitpunkt der diskriminierenden Einstellung beschäftigt war. Wie die Behörde ist auch der Auftragnehmer nicht verpflichtet, eine Tatsache zweifelsfrei zu beweisen. Bei der Beweisführung in Bürgerrechtsfällen geht es um die wahrscheinlichsten Szenarien und nicht um moralische Gewissheiten.

Die Agentur nennt auch ausdrücklich den Current Population Survey des Bureau of Labor Statistics als gängige und akzeptable Quelle für die Ermittlung der durchschnittlichen Dauer der Arbeitslosigkeit. Die Richtlinie lehnt ausdrücklich die Verwendung von Daten über die Zahlungen der Arbeitslosenversicherung zur Messung der Zeiten der Arbeitslosigkeit ab. Diese Richtlinie ist auch deshalb hilfreich, weil die Bundesauftragnehmer und die OFCCP unterschiedliche Auffassungen darüber hatten, auf welche Daten sie sich bei der Ermittlung der durchschnittlichen Zeit bis zur Suche nach einem vergleichbaren Arbeitsplatz stützen sollten.

Steuern

Die OFCCP gibt im Wesentlichen wieder, was bei einer finanziellen Entlastung steuerpflichtig ist und was nicht. Der Auftragnehmer ist für die Zahlung des Arbeitgeberanteils an den anfallenden Steuern zusätzlich zu einem etwaigen Abfindungsbetrag sowie für die Einbehaltung und Meldung gemäß den Anforderungen der IRS verantwortlich. Im Gegensatz zum Handbuch der EEOC (Regional Attorney's Manual), in dem es in Bezug auf nicht lohnbezogene Abhilfemaßnahmen heißt, dass "der Arbeitgeber bestimmen sollte, unter welchen Umständen er ein Formular 1099 für solche Abhilfemaßnahmen bereitstellen muss", gibt die OFCCP ausdrücklich an, wann den betroffenen Gruppenmitgliedern ein IRS-Formular 1099 vorgelegt werden sollte. Die Richtlinie weist den Compliance Officer an, sich mit dem Solicitor's Office in Verbindung zu setzen, um sicherzustellen, dass in den Schlichtungsvereinbarungen alle steuerlichen Fragen angemessen behandelt werden. Dies deutet darauf hin, dass Steuerformulare und Ähnliches direkt in Schlichtungsvereinbarungen erörtert werden und nicht den Steueranwälten des Unternehmens überlassen bleiben.

Opferspezifischer individueller Rechtsschutz

In der Richtlinie werden drei Faktoren genannt, die bei der Entscheidung, ob eine opferbezogene Entschädigung angemessen ist, zu berücksichtigen sind:

1. Die Gesamtgröße der Klasse ist klein(z. B. weniger als 5 Mitglieder);
2. Der Haftungszeitraum ist von kurzer Dauer(z. B. weniger als sechs Monate); und/oder
3. Die wirtschaftlichen Verluste jedes einzelnen Opfers können nachverfolgt und mit Unterlagen belegt werden.

Der grundlegende Unterschied zwischen der Formelentschädigung und der opferbezogenen Entschädigung besteht darin, dass bei der opferbezogenen Entschädigung möglichst genau ermittelt werden muss, was das jeweilige Opfer ohne Diskriminierung verdient hätte. Der größte Unterschied besteht in der Berechnung des tatsächlichen Zwischenverdienstes des jeweiligen Opfers. Sie benötigen Unterlagen, die im Grunde nur das Opfer vorlegen kann.

Zusammenfassung

Die neue Richtlinie bietet einen nützlichen Leitfaden zu den allgemeinen Konturen der OFCCP-Abhilfekonstruktion. Hier sind einige Dinge, die Sie beachten sollten, wenn Sie sich in Verhandlungen mit der OFCCP über Abhilfemaßnahmen befinden:

1. Ermitteln Sie die widerlegbaren Vermutungen bei der Berechnung von Abhilfemaßnahmen und bereiten Sie sich darauf vor, deren Anwendbarkeit auf den Sachverhalt Ihres Falles überzeugend darzulegen;
2. Überprüfen Sie Ihre Personalakten, um festzustellen, ob betroffene Mitglieder der Gruppe später in einer Ihrer Einrichtungen eingestellt wurden oder ob ihnen Stellen ohne Bedingungen angeboten wurden, die sie abgelehnt haben, da dies wahrscheinlich Auswirkungen auf Ihre Lohnnachzahlungspflicht hat;
3. Führen Sie Buch über die Bewerbungen und alle Informationen, die Ihnen vorliegen, einschließlich Gesprächsnotizen, aus denen hervorgeht, ob die betreffende Person zum Zeitpunkt der Bewerbung beschäftigt war und wie viel Geld sie verdient hat;
4. Stellen Sie fest, ob es Verzögerungen bei der Inanspruchnahme von Leistungen gibt, z. B. bei der Unverfallbarkeit von Rentenansprüchen oder der Anrechnung von Urlaubstagen, da dies unter dem Strich zu einer Gehaltsnachzahlung führen wird;
5. Beantragen Sie immer einen Minderungsabzug und seien Sie darauf vorbereitet, entsprechende Nachweise vorzulegen;
6. Verlangen Sie immer eine Liste der betroffenen Mitglieder der Klasse und die Gründe für ihre Aufnahme in die Klasse;
7. Verlangen Sie immer eine klare Erklärung, wie die OFCCP zu dem Geldbetrag gekommen ist;
8. Führen Sie immer Ihre eigenen Berechnungen durch;
9. Bereiten Sie sich darauf vor, die Frage der Abnutzungsquoten und deren Anwendung bei der Berechnung der Abhilfemaßnahmen anzusprechen;
10. Fordern Sie die Agentur auf, die konkrete diskriminierende Beschäftigungsentscheidung zu benennen, insbesondere in Entschädigungsfällen, da dies für die Berechnung der rückständigen Entlohnung entscheidend ist. Die Stärke und Schwäche der gegen Sie vorgebrachten Argumente ist ein wichtiger Faktor bei der Festlegung der Höhe der rückständigen Entschädigung.

Denken Sie daran, dass es sich bei der Lohnnachzahlung nicht um eine wissenschaftliche Berechnung handelt und dass vernünftige Menschen unterschiedlicher Meinung darüber sein können, wie die Lohnnachzahlung zu ermitteln ist. In Schlichtungsvereinbarungen wird in der Regel nicht die Grundlage für die Lohnnachzahlung erörtert, sondern nur der Betrag. Sie müssen nicht mit der Methode der OFCCP übereinstimmen, um erfolgreich über eine Entgeltnachzahlung zu verhandeln; Sie müssen sich lediglich auf einen Betrag einigen. Machen Sie sich mit den Beträgen vertraut, die die Behörde in ähnlichen Fällen wie dem Ihren üblicherweise erreicht, und gehen Sie mit einer positiven Einstellung in die Verhandlungen. Die Agentur hat ihre eigenen Gründe, wenn sie einen Rechtsstreit vermeiden will. Denken Sie daran, dass die meisten Fälle durch einen Vergleich und nicht durch ein Gerichtsverfahren gelöst werden.

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.