Lohngleichheit ist eine Priorität des Weißen Hauses und des Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP"). Im August wurde im Federal Register ein Regelungsvorschlag veröffentlicht, der die meisten Bundesauftragnehmer und Unterauftragnehmer der ersten Ebene verpflichtet, dem OFCCP jährlich Vergütungsdaten über ein webbasiertes Anmeldesystem zu übermitteln. Dieses Instrument für Vergütungsdaten - der sogenannte "Equal Pay Report" - ist eine Reaktion auf das von Präsident Obama unterzeichnete Memorandum des Präsidenten vom 8. April 2014, das die Veröffentlichung von Verordnungsvorschlägen innerhalb von 120 Tagen vorsieht. Die NPRM sieht eine 90-tägige Frist für öffentliche Kommentare vor, die am 6. November endet. Ihre Kommentare werden wichtig sein; bitte denken Sie daran, der OFCCP bis zu diesem Datum Ihre Bedenken mitzuteilen.
Der Equal Pay Report wird erhebliche Auswirkungen auf die Bundesauftragnehmer haben. Die OFCCP hat erklärt, dass sie die Vergütungsdaten verwenden wird, um branchenweite Vergütungsstandards zu erstellen, die dann als Benchmarks sowohl für die OFCCP als auch für die Auftragnehmergemeinschaft verwendet werden. Die Benchmarks werden Teil der Methodik sein, mit der festgelegt wird, welche Auftragnehmer für OFCCP-Prüfungen ausgewählt werden. Darüber hinaus gab die OFCCP an, dass die zusammengefassten branchenbezogenen Daten der Öffentlichkeit "so bald wie möglich" bekannt gegeben werden, und deutete an, dass die aggregierten branchenbezogenen Daten den Auftragnehmern die Möglichkeit geben werden, ihre eigenen Vergütungsdaten anhand der aggregierten Branchenbenchmarks selbst zu bewerten. Es bleibt abzuwarten, ob es angesichts der groben Aggregation der Daten eine sinnvolle Anwendung für diese Benchmark gibt. Die OFCCP versteht nach wie vor nicht, wie ausgeklügelt die Vergütungssysteme der meisten Arbeitgeber sind und dass die aggregierten Vergütungsdaten wichtige legitime Unterscheidungen wie das Erfahrungsniveau und die Qualifikationsunterschiede innerhalb der Berufsgruppen außer Acht lassen.
Was ist im Rahmen des NPRM erforderlich?
Die betroffenen Auftragnehmer und Unterauftragnehmer auf Bundesebene müssten bis zum 31. März eines jeden Jahres einen Bericht über die Lohngleichheit vorlegen, aus dem diese hervorgeht:
- Die Gesamtzahl der Arbeitnehmer innerhalb einer bestimmten EEO-1-Arbeitskategorie nach Ethnie, ethnischer Herkunft und Geschlecht;
- Gesamte W-2-Löhne für alle Arbeitnehmer in der EEO-1-Arbeitskategorie nach Ethnie, ethnischer Herkunft und Geschlecht; und
- Gesamtzahl der von allen Beschäftigten in der EEO-1-Stellenkategorie geleisteten Arbeitsstunden, aufgeschlüsselt nach Ethnie, Ethnizität und Geschlecht.
Im Gegensatz zum EEO-1-Bericht würde der vorgeschlagene Equal Pay Report von den Arbeitgebern verlangen, alle Beschäftigten zu erfassen, die zu irgendeinem Zeitpunkt während des gesamten Kalenderjahres vom 1. Januar bis 31. Dezember gearbeitet haben. Die Agentur ist zwar der Ansicht, dass die Daten "ein wichtiges Instrument zur Beseitigung von Entgeltdiskriminierung" sind, doch wird die vorgeschlagene Methodik zu verzerrten Daten führen, da die Meldung der W-2-Löhne, die sich aus allen Löhnen einschließlich Provisionen und Prämien zusammensetzen, den Eindruck erwecken kann, dass es rassen- oder geschlechtsspezifische Unterschiede gibt, die in Wirklichkeit nicht existieren, da sie nicht durch die Verwendung der gesamten Arbeitsstunden normalisiert werden können. Darüber hinaus führt die Angabe von nicht annualisierten Stunden für unterjährig und ganzjährig Beschäftigte ebenfalls zu verzerrten Ergebnissen.
Zusätzlich zu den Berichtspflichten müssen Bieter für Bundesaufträge, die bereits bestehende Bundesverträge haben, bescheinigen, dass sie die Anforderungen für die Einreichung des Equal Pay Report erfüllen.
Für welche Arbeitgeber wird eine Deckung vorgeschlagen?
Viele, aber nicht alle Auftragnehmer und Unterauftragnehmer auf Bundesebene müssen den Equal Pay Report vorlegen. Betroffen sind Hauptauftragnehmer oder Unterauftragnehmer der ersten Ebene, die mehr als 100 Beschäftigte haben und einen Vertrag, einen Unterauftrag der ersten Ebene oder eine Bestellung im Wert von 50 000 USD oder mehr haben, der/die sich über einen Zeitraum von mindestens 30 Tagen erstreckt, einschließlich Änderungen, oder der/die als Verwahrer von staatlichen Geldern in beliebiger Höhe dient oder ein Finanzinstitut ist, das als Ausgabe- und Zahlstelle für US-Sparbriefe und Sparbriefe fungiert. Bauunternehmen jeder Ebene mit einem Vertrag oder Untervertrag von mindestens 50.000 Dollar fallen ebenfalls unter die vorgeschlagenen Bestimmungen.
Auch Bildungseinrichtungen können von der NPRM betroffen sein, da die OFCCP um Stellungnahmen zu der Frage gebeten hat, ob Bildungseinrichtungen, die vom Bund unter Vertrag genommen werden und IPEDS einreichen, auch zur Einreichung des Equal Pay Report verpflichtet werden sollten.
Was ist mit den Datenschutzbedenken?
EEO-1-Berichte sind häufig Gegenstand von Anfragen nach dem Informationsfreiheitsgesetz (Freedom of Information Act, FOIA) und landen häufig in den Händen der privaten Klägeranwälte. Die OFCCP versuchte, Befürchtungen zu zerstreuen, dass die Daten des Equal Pay Report an Konkurrenten und Anwälte von Klägern weitergegeben würden, indem sie erklärte, dass FOIA die Offenlegung von Daten von Auftragnehmern ausschließt, wenn nachgewiesen wird, dass (1) der Auftragnehmer noch im Geschäft ist, (2) die Daten vertraulich und sensibel sind und (3) die Freigabe der Daten dem Auftragnehmer wirtschaftlichen Schaden zufügen würde. Es bleibt abzuwarten, ob die Praxis der OFCCP ausreicht, um solche Daten konsequent zu schützen, wenn es keine ausdrückliche FOIA-Ausnahme für Lohndaten gibt.
Vor allem aber trägt der Vorschlag wenig dazu bei, die Befürchtungen zu zerstreuen, die von der National Academy of Sciences ("NAS") in einem von der EEOC finanzierten Bericht mit dem Titel "Collecting Compensation Data from Employers" (Erhebung von Vergütungsdaten bei Arbeitgebern) nachdrücklich geäußert wurden, dass die Bundesregierung noch nicht bereit ist, diese Informationen zu erheben. In diesem Bericht kam die NAS zu dem Schluss, dass die Bundesregierung planen müsse, wie sie die Entgeltdaten verwenden wolle, eine Pilotstudie durchführen müsse, um erste Pläne für die Datenerhebung und -verwendung zu testen, und über größere Kapazitäten verfügen müsse, um die Daten und ihre Analyse nach der Erhebung zu verarbeiten. Er forderte die Regierung auf, diese Grundlagen zu schaffen, bevor sie von den Arbeitgebern verlangt, Lohndaten zu sammeln und zu melden. Bemerkenswert ist, dass diese Schritte noch nicht vollzogen wurden, obwohl Präsident Obama in seinem Memorandum zum Equal Pay Day am 8. April nicht gerade subtil auf den NAS-Bericht verwies und forderte, "unabhängige Studien zur Erhebung von Vergütungsdaten in Betracht zu ziehen". In einer Zeit, in der Verletzungen der Datensicherheit selbst bei streng geheimen Dokumenten nichts Ungewöhnliches sind, muss die Möglichkeit, dass die vertraulichen Vergütungsdaten so vieler Arbeitgeber leicht gehackt und öffentlich zugänglich gemacht werden könnten, ernst genommen werden. Diesem Problem muss große Aufmerksamkeit gewidmet werden, und es müssen Maßnahmen ergriffen werden, um sicherzustellen, dass dies nicht geschieht.
Was jetzt zu tun ist
Wie geht es nun weiter? Wie bereits erwähnt, läuft die Frist für die Einreichung von Kommentaren bald ab. Sie sollten also in Erwägung ziehen, Kommentare einzureichen, insbesondere im Hinblick auf den fragwürdigen Nutzen von W-2-Daten, die erheblichen Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes und nicht zuletzt die Belastung durch die Einhaltung der Vorschriften. Die OFCCP hat in der Vergangenheit Schwierigkeiten gehabt, die Belastung der Auftragnehmer durch die verschiedenen vorgeschlagenen Anforderungen genau einzuschätzen. Im vorliegenden Fall schätzt die Behörde die Kosten für die Einhaltung der vorgeschlagenen Verpflichtungen zur Erstellung von Berichten über die Entgeltgleichheit auf 684 USD pro Unternehmen oder 2.176 USD pro Firma. Die OFCCP schätzt, dass eine Führungskraft in jedem Betrieb etwa eine Stunde benötigen wird, um die Unterlagen zur Unterstützung bei der Einhaltung der Vorschriften zu lesen oder an Webinaren teilzunehmen, um die neuen Anforderungen zu verstehen, und dass Auftragnehmer mit automatisierten Systemen sechs Stunden pro Betrieb benötigen werden, um die Berichtsdaten zu erstellen, Analysen durchzuführen, das Online-Berichtsformular auszufüllen, den Bericht zu überprüfen und ihn online an die OFCCP zu übermitteln. Wenn Sie den Aufwand für Ihr Unternehmen anders einschätzen, sollten Sie diese Informationen mit einreichen.
Die Auftragnehmer können auch in Erwägung ziehen, unter Wahrung des Anwaltsgeheimnisses einen "Scheinbericht" über die Lohngleichheit in dem vorgeschlagenen Format zu erstellen, um festzustellen, auf welche Bereiche die OFCCP wahrscheinlich abzielen würde. Da die Auftragnehmer bisher keine Lohnanalysen anhand von W-2-Daten nach EEO-1-Berufskategorien durchgeführt haben, kann dieser Ansatz ganz andere Ergebnisse liefern als die bisherigen Analysen des Auftragnehmers.
Schließlich war es noch nie so wichtig wie heute, eine proaktive Analyse der Lohngleichheit unter Wahrung des Anwaltsgeheimnisses durchzuführen. Wenn Sie eine solche Studie vor einigen Jahren durchgeführt haben, ist es an der Zeit, sie zu wiederholen. Praktisch jede OFCCP-Bewertung zur Einhaltung der Vorschriften umfasst jetzt eine Analyse der Lohngleichheit durch die Agentur, und die Auftragnehmer müssen darauf vorbereitet sein, ihre Lohnpraktiken zu verteidigen. Es ist von entscheidender Bedeutung zu verstehen, wie Faktoren wie Leistung, geografische Lage, besondere Fähigkeiten und Erfahrung die Entlohnung in der Realität beeinflussen, und nicht nur als eine Frage der Politik. Und wenn es Unterschiede zwischen den Geschlechtern oder Ethnien gibt, die sich nicht durch legitime, arbeitsplatzbezogene Kriterien erklären lassen, ist es an der Zeit, diese zu beseitigen.
Zusätzlich zu einer multiplen Regressionsanalyse des Grundgehalts ähnlich gelagerter Arbeitnehmergruppen sollten die Auftragnehmer die verschiedenen Vergütungskomponenten wie Prämien und Leistungsprämien untersuchen. Auch die Gesamtbarvergütung kann überprüft werden. Die Auftragnehmer sollten sich so bald wie möglich mit allen Problembereichen befassen, idealerweise bevor sie für künftige Prüfungen vorgesehen werden. Schließlich sollten Auftragnehmer bei ihrer Entgeltanalyse besonders auf Stellen achten, die nach Geschlecht oder Ethnie/ethnischer Herkunft getrennt zu sein scheinen. Die OFCCP verfolgt mit Nachdruck die Umdeutung der Theorie der "Lenkung" in ein Problem der Lohndiskriminierung (obwohl es sich in Wirklichkeit um ein Vermittlungsproblem mit möglichen Auswirkungen auf den Lohn handelt). Wo immer der Auftragnehmer Stellen sieht, die ausschließlich oder überwiegend von einer Ethnie oder einem Geschlecht besetzt sind, sollte er die Vermittlungspraxis überprüfen, um sicherzustellen, dass Personalvermittler oder Einstellungsleiter nicht Personen einer bestimmten Ethnie oder eines bestimmten Geschlechts diskriminieren.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
