Bewerberberichte als Hilfe für Ihr Unternehmen bei einer OFCCP-ÜberprüfungTeil 2 von 2 |
In Teil 1 dieser Serie haben wir festgestellt, dass die Welt da draußen für Unternehmen, die von der OFCCP überprüft werden, eine andere ist. Das Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) des US-Arbeitsministeriums nimmt die Einstellung von Bundesauftragnehmern und -unterauftragnehmern weiterhin genau unter die Lupe, um festzustellen, ob eine Diskriminierung aufgrund von Ethnie oder Geschlecht vorliegt. Das OFCCP befasst sich jedoch auch intensiv mit Fragen, die Veteranen und Menschen mit Behinderungen betreffen. Bei Veteranen und Menschen mit Behinderungen liegt der Schwerpunkt auf den Bemühungen der Unternehmen, Angehörige dieser geschützten Gruppen zu finden und einzustellen, sowie auf den Unterlagen, die diese Bemühungen belegen.
Das anhaltende Interesse der OFCCP an Ungleichheiten bei der Einstellung von Mitarbeitern und die neue Betonung der Messung der Reichweite bedeuten, dass die für die OFCCP erstellten Bewerberberichte ein entscheidender Schlüssel zum Erfolg einer Überprüfung sind. Ein effektiver Bewerberbericht sollte die folgenden Dinge nachweisen können:
- dass alle Kategorien von Bewerbern für offene Stellen ordnungsgemäß berücksichtigt wurden.
- dass für offene Stellen ausreichend Öffentlichkeitsarbeit betrieben wurde, um Minderheiten, Frauen, Veteranen und Menschen mit Behinderungen in den Bewerberpools anzusprechen.
In Teil 1 dieser Serie haben wir uns mit den Möglichkeiten befasst, wie Unternehmen anhand von Bewerberberichten feststellen können, ob alle Kategorien von Bewerbern ordnungsgemäß berücksichtigt wurden. Wir wenden uns nun den Möglichkeiten zu, wie Bewerberberichte verwendet werden können, um die Reichweite nachzuweisen.
Feststellung, ob eine ausreichende Aufklärungsarbeit geleistet wurde
Eines der am meisten vernachlässigten Felder in Bewerberverfolgungssystemen ist das Feld zur Erfassung von Informationen über Empfehlungsquellen. Die Bewerber werden in der Regel gebeten, dieses Feld selbst auszufüllen (wenn es überhaupt vorhanden ist). Da die Empfehlungsquelle für die Bewerber wenig Bedeutung hat, wählen sie bei der Auswahl der Empfehlungsquelle oft die erste oder einfachste Option. Personalverantwortliche und andere Personen, die die Bewerberunterlagen prüfen, tun in der Regel wenig, um sicherzustellen, dass die Bewerber eine sinnvolle Empfehlungsquelle ausgewählt haben. So lassen die meisten Bewerberberichte darauf schließen, dass die Kandidaten in erster Linie durch Quellen wie "Internet", "Zeitungsanzeigen", "Unternehmenswebsite" oder "andere Quelle" von offenen Stellen erfahren haben.
Die OFCCP erwartet eindeutig, dass die Unternehmen Anstrengungen unternehmen, um Minderheiten, Frauen, Menschen mit Behinderungen und Veteranen zu finden. Die OFCCP erwartet auch, dass die Unternehmen ihre Bemühungen dokumentieren und nachweisen können, dass für jede offene Stelle spezifische Bemühungen unternommen wurden. Darüber hinaus erwartet die OFCCP, dass die Bemühungen zur Kontaktaufnahme zu Ergebnissen führen. Wie die Leiterin der OFCCP, Patricia Shiu, im Juli 2011 sagte: "Affirmative Action kann nicht länger an gutgläubigen Bemühungen gemessen werden."
Am einfachsten lässt sich der Erfolg von Outreach-Bemühungen dadurch nachweisen, dass unter den eingestellten Personen Minderheiten, Frauen, Menschen mit Behinderungen und Veteranen zu finden sind. Es kann jedoch vorkommen, dass Unternehmen keine Angehörigen dieser Gruppen einstellen können. In diesem Fall ist es hilfreich, über einen Bewerberbericht zu verfügen, aus dem hervorgeht, dass bestimmte Bewerber über zielgruppenspezifische Rekrutierungsquellen von offenen Stellen erfahren haben.
Der erste Schritt bei der Verwendung eines Bewerberberichts zum Nachweis einer effektiven Kontaktaufnahme besteht darin, sicherzustellen, dass eine angemessene Liste von Empfehlungsquellen zur Verfügung steht, die der Kandidat auswählen kann. Wenn die einzigen Empfehlungsquellen, die ein Bewerber auswählen kann, "Internetausschreibung", "Anzeige", "Empfehlung durch Mitarbeiter", "Schule" und "Sonstiges" sind, ist ein Bewerberbericht nicht geeignet, um nachzuweisen, dass eine Kontaktaufnahme stattgefunden hat. Die Bewerber sollten die Möglichkeit haben, spezifische Empfehlungsquellen auszuwählen, die die Organisationen repräsentieren, die die Unternehmen kontaktiert haben, um Bewerber zu vermitteln. So sollte eine Liste von Empfehlungsquellen Organisationen wie "NAACP", "Helmets to Hardhats", "Local DVR Office" und "Women in the Trades" enthalten, wenn diese zu den spezifischen Organisationen gehören, die wegen offener Stellen kontaktiert wurden.
Hilfreicher Tipp Nr. 1: Geben Sie den Bewerbern die Möglichkeit, aus einer längeren, spezifischeren Liste von Empfehlungsquellen auszuwählen, die bei der Suche nach Bewerbern verwendet wurden.
Der nächste Schritt bei der Verwendung eines Bewerberberichts zum Nachweis einer effektiven Kontaktaufnahme besteht darin, die Verwendung von allgemein benannten Empfehlungsquellen zu vermeiden. Empfehlungsquellen wie "Internet-Posting" sollten zugunsten einer Liste spezifischer Quellen wie "Monster.com" oder "MilwaukeeJobs.com" gestrichen werden. Empfehlungsquellen wie "Zeitungsanzeige" sollten durch "Chicago Tribune" oder "Sacramento Bee" ersetzt werden. Bestimmte Empfehlungsquellen wie "Website des Unternehmens" können nützlich sein, solange die Stellen tatsächlich auf der Website des Unternehmens ausgeschrieben sind und die Bewerber routinemäßig auf der Website des Unternehmens nach Stellen suchen.
Hilfreicher Tipp Nr. 2: Vermeiden Sie die Verwendung von Empfehlungsquellen für Kandidaten, die zu allgemein gehalten sind und daher keine aussagekräftigen Informationen liefern.
Der umgekehrte Fall ist, dass Unternehmen Listen von Empfehlungsquellen erstellen können, die zu lang und unhandlich sind, um von Bewerbern genutzt zu werden. Ein Bewerber, der gebeten wird, Angaben zu seiner Empfehlungsquelle zu machen, wird sich wahrscheinlich nicht durch eine Liste mit 50 Quellen wühlen, um die perfekte Stelle zu finden. In der Regel werden die Bewerber eine begrenzte Anzahl von Empfehlungsquellen durchsuchen, bevor sie eine Entscheidung treffen. Wenn die erste Empfehlungsquelle in einer Liste "Monster.com" ist, werden viele Bewerber diese Auswahl treffen und die anderen Optionen ignorieren. Daher ist die Platzierung einer Empfehlungsquelle in einer Liste entscheidend. Um Informationen darüber zu erhalten, ob gezielte Vermittlungsquellen realisierbar sind, sollten Unternehmen spezialisierte Rekrutierungsquellen, die auf Minderheiten, Frauen, Menschen mit Behinderungen und Veteranen abzielen, an die Spitze der Liste möglicher Rekrutierungsquellen setzen.
Hilfreicher Tipp Nr. 3: Platzieren Sie spezialisierte Rekrutierungsquellen an einer Stelle in der Liste der Rekrutierungsquellen, an der die Kandidaten sie sehen und effektiv nutzen können.
Nach der Erstellung einer brauchbaren Reihe von Empfehlungsquellen für Bewerber müssen die Unternehmen in der Lage sein, Bewerberberichte zu erstellen, die Informationen über die Quellen enthalten, die Kandidaten zur Verfügung stellen konnten. Es ist hilfreich, einen Bericht zu erstellen, der die Gesamtzahl der Bewerber anzeigt, die angegeben haben, dass sie von bestimmten Quellen vermittelt wurden. Besonders hilfreich ist es, wenn man die Empfehlungsquellen zu den einzelnen Suchaufträgen einsehen kann. Auf diese Weise können Unternehmen ihre spezifischen Rekrutierungsstrategien für bestimmte Positionen bewerten und feststellen, worauf sie ihre Rekrutierungsbemühungen konzentrieren sollten.
Hilfreicher Tipp Nr. 4: Unternehmen sollten in der Lage sein, Bewerberberichte nach Suchaufträgen zu erstellen, in denen die Empfehlungsquelle für jeden Bewerber angezeigt wird.
Schließlich sollten die Unternehmen die Bewerber- und Einstellungsberichte prüfen, um festzustellen, welche Empfehlungsquellen die eingestellten Bewerber hervorgebracht haben. Es kann sinnvoll sein, Minderheiten, Frauen, Menschen mit Behinderungen und Veteranen, die eingestellt wurden, darauf anzusprechen, wie sie von einer offenen Stelle erfahren haben, und zu prüfen, ob die von ihnen gemachten Angaben zur Empfehlungsquelle mit den Angaben in den Bewerberberichten übereinstimmen. Wenn sich bestimmte Empfehlungsquellen bei der Suche nach Minderheiten, Frauen, Menschen mit Behinderungen und Veteranen als besonders hilfreich erwiesen haben, sollte das Unternehmen dafür sorgen, dass diese Quellen häufiger genutzt werden, und sicherstellen, dass diese Empfehlungsquellen ganz oben auf der Liste der Empfehlungsquellen erscheinen, die die Bewerber auswählen können.
Hilfreicher Tipp Nr. 5: Das Unternehmen sollte gemeinsam mit den neu eingestellten Mitarbeitern herausfinden, über welche Empfehlungsquellen diese zum Unternehmen gekommen sind.
Was bedeutet das alles für Ihre Bewerberberichte? Es bedeutet, dass ein Bewerberbericht Ihnen helfen sollte, die Bemühungen Ihres Unternehmens zu analysieren, indem er Ihnen die folgenden Informationen liefert:
- Es sollte Ihnen die spezifischen Rekrutierungsquellen anzeigen, die Kandidaten für jede offene Stelle vermittelt haben.
- Damit sollten Sie die Anzahl der Kandidaten ermitteln können, die über eine bestimmte Rekrutierungsquelle gefunden wurden.
- Damit sollten Sie in der Lage sein, die spezifischen Quellen zu ermitteln, über die Kandidaten vermittelt wurden, die in Ihrem Unternehmen eingestellt wurden.
Für weitere Informationen zu den OFCCP-Vorschriften zur positiven Diskriminierung und zu Ansätzen für die Erstellung effektiver Bewerberberichte kontaktieren Sie mich bitte unter [email protected].
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
