Besteht bei Ihnen die Gefahr der Nichteinhaltung der SOX-Vorschriften?
Die Einhaltung des Sarbanes-Oxley-Gesetzes, das vorschreibt, wie börsennotierte US-Unternehmen ihren Aktionären vierteljährlich und jährlich Bericht erstatten, ist fest etabliert und definiert.
Doch während sich Unternehmen an neue Herausforderungen anpassen, können die von ihnen verwendeten Systeme und Tools, wie z. B. Excel-Tabellen, zu Verstößen gegen die SOX-Vorschriften führen.
Dies kann zu Geldstrafen, Rufschädigung und im Extremfall zu einer Neuausweisung der Einnahmen führen.
Wirksame SOX-Compliance in einem dynamischen Umfeld
Data Governance ist das Herzstück der SOX-Compliance, so dass CFOs und CEOs ihren Aktionären mit Zuversicht über ihre Ergebnisse berichten können.
Unternehmen, die dem SOX unterliegen, investieren viel in ihre IT-Systeme und -Prozesse, um sicherzustellen, dass die Datenquellen, die ihren Ergebnissen zugrunde liegen, korrekt, sauber, gültig, geprüft und genehmigt sind.
Die Kontrollmechanismen dieser Systeme sind ideal für die Einhaltung der SOX-Vorschriften, können aber auch Geschäftsprozesse behindern, die sich schnell an neue Möglichkeiten und Situationen anpassen müssen. Um dies zu überwinden, verwenden Teams oft End User Computing (EUC) -Anwendungen - in der Regel Tabellenkalkulationen - um ihre Ziele zu erreichen. Anfänglich mag dies eine vorübergehende Maßnahme sein, aber auf lange Sicht kann dies zu einem Dauerzustand werden.
Aufgrund ihrer Leistungsfähigkeit und Flexibilität sind diese Tabellenkalkulationen bei den Endnutzern sehr beliebt, aber es fehlt ihnen an den Kontrollen oder dem Verweis auf die SOX-Unternehmensrichtlinien, die für eine wirksame SOX-Compliance erforderlich sind. So können beispielsweise fehlerhafte Daten, fehlende Verknüpfungen und Berechnungsfehler ohne Vorwarnung in SOX-Kernprozesse einfließen. Dies kann SOX-Prozesse gefährden oder den Arbeitsaufwand für die doppelte Überprüfung der Ergebnisse erhöhen.
Diese Probleme werden noch verschärft, wenn unkontrollierte Tabellenkalkulationen in den Konsolidierungsprozess der SOX-Berichterstattung einbezogen werden. Dies kann ein Unternehmen vor erhebliche Probleme bei der Einhaltung der SOX-Vorschriften stellen.
Lösung des Problems durch Automatisierung
Die Automatisierung der Richtlinienverwaltung und -durchsetzung sowie die EUC-Verwaltung sorgen für flexible und dynamische Geschäftsprozesse und gewährleisten gleichzeitig die Einhaltung der SOX-Vorschriften.
Die größte Herausforderung bei der Überwachung von EUC-Vermögenswerten ist die riesige Menge an Tabellenkalkulationen, die in einem Unternehmen verwendet werden. Die überwiegende Mehrheit davon gehört nicht zum Kerngeschäft, aber sie alle zu finden und zu überprüfen ist mit manuellen Methoden nahezu unmöglich. Durch Automatisierung können Zehntausende von Tabellenkalkulationen schnell und effizient auf SOX-relevante Begriffe gescannt und überprüft werden, ohne die Arbeit der Endbenutzer zu stören.
Sobald ein Tabellenkalkulationsbestand vollständig definiert ist, kann er auf seine Bedeutung für SOX geprüft werden, so dass sich das Unternehmen nur auf die wichtigsten Dokumente konzentrieren kann. Ein zentralisiertes Inventar der EUC-Assets beschleunigt diesen Prozess und ermöglicht es den Anwendern, ihre Tabellenkalkulationen für SOX-Prozesse im Rahmen der Compliance-Richtlinie "einzuchecken".
Die Manager können diese kritischen SOX-Dateien auch über automatisierte Systeme überwachen. So können beispielsweise Änderungen, Fehler und Verknüpfungen mit anderen Anwendungen schnell und effizient erkannt und überprüft werden.
Dieser Managementrahmen hilft bei der vollständigen Anwendung der SOX-Richtlinien eines Unternehmens und bei der Messung der Einhaltung. Ein spezielles Richtlinien- und Compliance-System kann die wichtigsten Richtlinienanforderungen für SOX erfassen und ermöglicht es den Mitarbeitern, die Richtlinienanforderungen leicht zu überprüfen und auch ihre Einhaltung zu validieren und zu melden.
Wenn ein Unternehmen bereit ist, Daten und Anwendungen in die SOX-Kernumgebung zu integrieren, kann dies problemlos geschehen, da die Daten, das Design und die gegenseitigen Abhängigkeiten vollständig verstanden und definiert sind.
Lösungen
Mitratech bietet eine Reihe von Lösungen für die SOX-Compliance, die es Ihnen ermöglichen, die Anforderungen umfassend und kostengünstig zu erfüllen und gleichzeitig Ihre Prozesse und Mitarbeiter zu entlasten.
Verwaltung der Politik
Eine Lösung für das Richtlinienmanagement wie PolicyHub von Mitratech kann Zeit sparen und die Effizienz bei der Erstellung, Genehmigung und Kommunikation von Richtlinien, der intelligenten Verteilung, der Wissensbewertung und der Berichterstellung verbessern und gleichzeitig einem Unternehmen ein vertretbares Compliance-Programm bieten.
Management der Einhaltung von Vorschriften und Verpflichtungen
Eine Lösung für das Management von Compliance und Verpflichtungen, wie das CMO-Angebot von Mitratech, verwendet eine einfache, intuitive Benutzeroberfläche, die es Mitarbeitern und Prüfern ermöglicht, bei der Verwaltung von Vorfällen und Audits proaktiv vorzugehen, einschließlich gesetzlicher Verpflichtungen, Kontrollen, Untersuchungen und der Meldung von Verstößen. Melden Sie Vorfälle auf einfache Weise, verstehen Sie Ihre Verpflichtungen und verbessern Sie kontinuierlich Ihre Compliance-Leistung.
EUC/Schatten-IT-Management
Mit einem automatisierten Tool wie ClusterSeven können Sie proaktiv Änderungen an Tabellenkalkulationen von Endbenutzeranwendungen und anderen "Schatten-IT"-Datenbeständen, die im gesamten Unternehmen versteckt sind, entdecken, überwachen, überprüfen und kontrollieren. Verschaffen Sie sich einen zentralen Überblick über die unternehmensweite Nutzung kritischer Tabellenkalkulationen,bewerten und priorisieren Sie kritische Tabellenkalkulationen und schaffen SieTransparenz für das Management und die Prüfer über Ihre wichtigsten Dateien.
