Tabellenkalkulation Risikomanagement

Erhöhung der operativen Flexibilität durch Spreadsheet-Risikomanagement

Excel-Tabellen sind nach wie vor ein beliebtes Werkzeug für die Unterstützung einer ganzen Reihe von Geschäftsprozessen. Dank ihrer Leistungsfähigkeit, Flexibilität und weiten Verbreitung lösen die Benutzer häufig dringende Geschäftsprobleme, selbst wenn die Unternehmensanwendungen, die an ihre Stelle treten sollen, noch entwickelt, getestet und genehmigt werden.

Once deployed, these spreadsheets can become part of business as usual, forming key but uncontrolled parts of vital processes. Errors in spreadsheets, unplanned changes, and broken data links can expose a business to multiple operational, commercial, legal, reputational, or regulatory risks.

Effective spreadsheet risk management allows organizations to use their users’ favorite applications while still maintaining the same control, transparency, and auditability found in their corporate IT systems.

Automatisierung zur Verbesserung des Risikomanagements bei Tabellenkalkulationen

Die Flexibilität von Unternehmen - die Fähigkeit, schnell auf Chancen und Gefahren zu reagieren - wird von allen Organisationen geschätzt. Tabellenkalkulationen werden in der Regel für flexible kurzfristige Lösungen verwendet, bleiben aber oft viel länger im Einsatz als ursprünglich geplant. Mit der Zeit können sie zu einem integralen Bestandteil wichtiger Geschäftsprozesse werden, die die Berichterstattung an die Aktionäre, das Lieferkettenmanagement, das Risikomanagement, die Finanzverwaltung, die Vermögensverwaltung und vieles mehr umfassen.

While spreadsheets are excellent for consolidating and manipulating data, calculating results, and exporting them smoothly, the lack of controls challenges the standards of transparency, suitability, and governance that managers, stakeholders, and regulators now expect.

The lack of clear ownership of files, the absence of any change control and approval processes, the inability to identify missing data, broken links to other applications, and other issues?  These problems can go undetected and swiftly impact the business. Even if matters don’t develop, the use of unmonitored spreadsheets is sure to be scrutinized by internal and external auditors and by regulators where necessary.

Automating their management provides an effective way of improving governance to the same level as corporate IT applications. This empowers a framework for fully supporting these applications while also helping eventually migrate their functionality into fully controlled corporate IT applications.

Drei Schritte zum Management des Spreadsheet-Risikos

While spreadsheets are hugely valuable, mitigating their risks is key and involves three steps:

1. Find the spreadsheets

Scan the entire enterprise or a subset of systems to identify spreadsheets that are part of core business processes.

Deep scan capabilities allow you to identify specific terms that form part of these processes. This will enable you to sift a small number of spreadsheets from the thousands of others that are not directly relevant to core business applications.

2. Create an inventory of critical spreadsheets

Once key spreadsheets have been identified, they can be placed in a centralized inventory that provides transparency into files that are key to the core processes, flagging their owner, their location in the business, and their significance. This allows people to make normal use of their spreadsheets without disruption while still providing full visibility for management.

3. Proactively monitor and review your critical business spreadsheets

With the core critical spreadsheet estate established and managed, monitor it for changes as it’s used or updated. These may include adding additional cells, new worksheets, integrating additional data sources or links, or creating new calculations. Errors can also be quickly identified, and the history of any changes is visible for full review and auditability.

Diese Schritte bieten das gleiche Maß an Kontrolle wie bei Unternehmenssystemen. Gleichzeitig können die Benutzer weiterhin ihre bevorzugte, flexible Desktop-Anwendung verwenden.

Lösungen

Mitratech bietet eine Reihe leistungsstarker, bewährter und flexibler Lösungen für das Spreadsheet-Risikomanagement und andere Compliance-Anforderungen, die eine umfassende und kosteneffiziente Überwachung und Kontrolle ermöglichen. Hier ist, was sie liefern: