Es gibt nicht weniger alsvier wichtige Bereiche, in denen die Automatisierung von Rechtsabläufen die Rechtsabteilung revolutionieren kann. Lassen Sie uns diese in diesem Auszug aus unseremneuen E-Book näher betrachten.
Die Automatisierung von Rechtsvorgängen bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich.
Die Automatisierung von Arbeitsabläufen kann für jedes Unternehmen enorme Vorteile mit sich bringen. Für Rechtsabteilungen ist sie jedoch besonders vorteilhaft.
Wie? Indem wir ihnen helfen, eine Vielzahl von Herausforderungen zu bewältigen:
- Unternehmen verlangen, dass mehr juristische Dienstleistungen schneller erbracht werden, gleichzeitig aber die Kosten begrenzt (oder sogar gesenkt) werden.
- Die Belastungen durch die Einhaltung von Unternehmens-, behördlichen und gesetzlichen Vorschriften, mit Strafen für Fehler und Verzögerungen.
- Die Gefahren sich wiederholender, hochfrequenter manueller Prozesse mit mehreren Schritten, die Fehler verursachen.
- Die Forderung nach Transparenz, Zentralisierung und Zusammenarbeit, insbesondere wenn eine Organisation wächst.
Die Automatisierung von Legal-Ops-Workflows hilft nicht nur dabei, all diese Herausforderungen zu bewältigen. Sie bringt auch eine ganze Reihe von Vorteilen mit sich.
Um alle Vorteile einer SaaS-basierten Lösung zur Automatisierung von Rechtsabläufen für die Rechtsabteilung und das Unternehmen insgesamt verständlich darzustellen, lassen Sie uns diese in vier verschiedene „Vorteilskategorien“ unterteilen.
Wir haben diese Bereiche in der Grafik rechts dargestellt. Wenn man jedoch ins Detail geht, wird die Liste umfangreich – und beeindruckend.
Operative Vorteile:
- Eine schnelle Einführung führt zu schnellen Ergebnissen,insbesondere bei browserbasierten SaaS-Plattformen mit intuitiver Benutzeroberfläche, Drag-and-Drop-Designtools und kurzen Einarbeitungszeiten.
- Die Geschwindigkeit und Effizienz des Arbeitsablaufs steigt, da die Benutzer nun stets einem vordefinierten Arbeitsweg folgen.
- Deutlich gesenkte Betriebskostendurch Einsparungen bei Zeit, Arbeit und sogar Material.
- Ein sofortiger ROI für WFAist üblich, da Kosteneinsparungen eine schnelle Amortisation der Plattforminvestition bedeuten.
- Skalierbarkeit, denn wenn ein Workflow einmal korrekt automatisiert wurde, kann er tausendmal mit derselben Effektivität ausgeführt werden.
- Überprüfbare Ausführungjedes Prozesses mit nahezu vollständiger Transparenz in jedem Arbeitsablauf.
- Höhere Abschlussraten(Prozesserfolg) für alle Workflows.
- Genaue Formular- und Dokumentenerstellung dank dynamischer Formulare und Dokumentvorlagen mit integrierter Intelligenz, die eine korrekte Ausfüllung und Einreichung gewährleisten.
- Prozessfehlerbeseitigung durch Standardisierung und Automatisierung sich wiederholender (und fehleranfälliger) Aufgaben wie Weiterleitung, Archivierung und Benachrichtigungen.
- Präzisere Datenerfassung, da die genaueste Quelle oft die Person ist, die vom Workflow bedient wird, oder der Mitarbeiter, der dem Prozess am nächsten steht und dessen Leistung anhand des Ergebnisses beurteilt wird. Indem man ihnen Selbstbedienungszugriff auf den Workflow gewährt, wird die Genauigkeit der Eingaben erhöht.
- Selbstbedienungs-Produktivitätsschübe. Durch den Einsatz automatisierter Benachrichtigungen, die das Hinterherlaufen hinter Kollegen zur Einholung von Genehmigungen oder Informationen überflüssig machen, lassen sich erhebliche Produktivitätssteigerungen erzielen.
- Minimierung kostspieliger Anwaltsmandatebei alltäglichen/sich wiederholenden Aufgaben.
- End-to-End-Prozessunterstützung, da wir das begrenzte Prozesswissen ersetzen, über das jeder einzelne Teilnehmer entlang der Kette verfügen kann (oder auch nicht!).
- Reibungslose Integration zu geringeren Kostenals erstklassige SaaS-Plattform zur Workflow-Automatisierung, die reibungslos mit Altsystemen und Produkten von Drittanbietern zusammenarbeitet und kostspielige Rip-and-Replace-Installationen oder IT- und Entwicklerberatungen überflüssig macht.
- Höhere Arbeitsqualität.Eine 2006 durchgeführte Untersuchung von Gesundheitsdienstleistern, die eine Workflow-Automatisierung eingeführt hatten, ergab, dass nicht nur die erwarteten Vorteile wie Zeitersparnis, weniger Stress für die Mitarbeiter und eine Verbesserung der Arbeitsmoral eintraten, sondern auch die tatsächliche Qualität der Patientenversorgung verbessert wurde.
Vorteile in Bezug auf Compliance und Sicherheit:
- Die Compliance-Raten steigen und die Verbindlichkeiten werden minimiert.Ein einfaches Beispiel: Ein automatisierter Workflow vergisst keine Fristen, sodass Strafen für verspätete Zahlungen reduziert oder ganz vermieden werden können.
- Verbesserte Prüfungauf einem für Beweiszwecke ausreichenden Niveau.
- Klarheit, Transparenz und Berichtsfähigkeitsind für jeden Arbeitsablauf gewährleistet.
- Garantierte Archivierung und Schutz vor Katastrophen, da Workflows und Assets automatisch in der Cloud (oder vor Ort oder in hybriden Konfigurationen) gespeichert werden.
- Verbesserte Sicherheit,wenn Ihre WFA-Plattform so ausgestattet ist, dass sie den höchsten Sicherheitszertifizierungsstandards entspricht und eine erstklassige Integration von elektronischen Signaturen, Video-Identitätsbestätigung und sogar die Speicherung von Audit-Trails für Workflows auf Blockchain-Basis bietet.
Vorteile für Governance und Zusammenarbeit:
- Verbesserte Unternehmensführung, da Zentralisierung und Prozessstandardisierung nun Hand in Hand gehen und einen Rahmen für die Kontrolle und Nachverfolgung von Legal Ops sowie ein einheitliches Risikomanagement-Framework bieten.
- Kern-Datenabgleich aus einer einzigen zuverlässigen Quelle, wodurch es für Mitarbeiter überall wesentlich einfacher wird, Fallbearbeitungen zu finden, zu verwalten, zu teilen und darüber zu berichten.
- Mobile und Remote-Zugänglichkeitverbessern die Produktivität und das Engagement.
- Verbesserte Zusammenarbeit, insbesondere wenn eine Legal WFA-Plattform flexible Tools für die Zusammenarbeit und Funktionen zum Einladen/Benachrichtigen von Teilnehmern bietet.
Legal-Ops-Teams, die WFA einsetzen, reagieren besser auf Unternehmensanforderungen und können sogar als positive „Change Agents“ angesehen werden, die Prozessverbesserungen in anderen Bereichen des Unternehmens vorantreiben.
Vorteile für Unternehmen und Kultur:
Alle oben aufgeführten Vorteile bringen weitere bedeutende „Makro“-Vorteile für Legal Ops mit sich:
- Verbesserte Dienstleistungen für Unternehmen und Stakeholderdank erhöhter Agilität, Reaktionsfähigkeit, Genauigkeit, Sicherheit und weiteren Vorteilen.
- Stärkere Kundenbindung und Partnerschaft:Legal Ops kann engere Beziehungen zu internen Kunden aufbauen, sobald sich wiederholende Aufgaben automatisiert wurden, wodurch alle Beteiligten entlastet werden.
- Besserer Ruf innerhalb des Unternehmens:Legal-Ops-Teams, die WFA einsetzen, reagieren besser auf Unternehmensanforderungen und können sogar als positive „Change Agents“ angesehen werden, die Prozessverbesserungen in anderen Bereichen des Unternehmens vorantreiben.
- Positive Arbeitsmoral:Anwaltskanzleien, die Workflow-Automatisierung eingeführt haben, konnten beobachten, dass ihre Mitarbeiter, insbesondere Millennials, eine positivere Einstellung gegenüber dem Unternehmen entwickelt haben. Jüngere Anwälte fühlen sich von ihrer Kanzlei unterstützt und als Teil eines kooperativen Teams.
- Schaffung von Arbeitsplätzen:Rechtsabteilungen haben technologieintensive Aufgaben ins eigene Haus verlagert, um die Entwicklung und den Einsatz maßgeschneiderter Technologie-Tools zu beschleunigen und so eine bessere Zusammenarbeit mit Kunden, Mitarbeitern und Endnutzern zu fördern.
Ein Leitfaden für die proaktive Planung von Legal-Ops-Technologien
Angesichts der vielen potenziellen Vorteile ist es unerlässlich, den Schritt in Richtung Legal-Ops-Technologien wie Workflow-Automatisierung zu wagen. Immer mehr Kanzleien und Unternehmen tun genau das.
Was ist ebenso wichtig? Die richtigen Entscheidungen zu treffen, wenn es darum geht, sich auf die rechtliche Einführung von WFA vorzubereiten und die richtige Plattform für die Automatisierung von Rechtsabläufen auszuwählen. Wir haben jeden Aspekte der Einführung von Workflow-Automatisierung in Legal Ops in unserem umfassenden neuen E-Book„Warum Ihre Rechtsabteilung eine hochmoderne Workflow-Automatisierungsplattform benötigt“behandelt.
Klicken Sie einfach auf den unten stehenden Link, um Ihr kostenloses Exemplar zu erhalten. Es ist eine unschätzbare Ressource für alle CIOs, CISOs oder Legal Ops-Technologieführer von Rechtsdienstleistern, die ihre Pläne für die digitale Transformation schmieden.
