Verständnis der 7 Phasen des Policy-Lebenszyklus (und wie sie sich auf Ihre Technologie beziehen)
Die beste Art, über Ihre Technologie zur Richtlinienverwaltung nachzudenken? Durch das Objektiv des Lebenszyklus einer Richtlinie.
Heutzutage müssen Unternehmen nicht nur die Gesetze des Staates einhalten, in dem sie ihren Hauptsitz haben, sondern auch die Gesetze aller Staaten, in denen sie Mitarbeiter beschäftigen. Und wussten Sie, dass einige Städte auch ihre eigenen Vorschriften haben, die Unternehmen einhalten müssen?
In einer Zeit, in der Remote-Teams den ganzen Globus umspannen und Städte, Bundesstaaten und Länder immer neue Vorschriften erlassen und aktualisieren, stehen Unternehmen vor noch nie dagewesenen Herausforderungen bei der Einhaltung von Vorschriften. Unabhängig davon, ob es sich um ein globales Unternehmen oder ein wachsendes Startup handelt, ist es wichtig, dass Sie sich genauer ansehen, wie Sie Ihre Richtlinien in unserem zunehmend komplexen Umfeld relevant und korrekt halten - und dabei kann eine Rückkehr zu den Grundlagen helfen.
Eine kurze Auffrischung: Was ist der Lebenszyklus einer Politik?
Der Lebenszyklus einer Richtlinie ist der durchgängige Prozess, durch den eine neue Richtlinie in einer Organisation eingeführt und gepflegt wird. Er wird traditionell in 4-5 Phasen verstanden, die eine Variation von Erstellung, Kommunikation, Verwaltung und Wartung umfassen.
Wenn es jedoch darum geht, Technologielösungen zur Automatisierung und Rationalisierung der Richtlinienverwaltung einzusetzen, ist es hilfreich, den Lebenszyklus der Richtlinien genauer zu betrachten. Wo fallen beispielsweise die Überprüfung und Bescheinigung von Richtlinien in den Prozess, und wo kann Technologie Unternehmen dabei helfen, Risiken zu minimieren, die Effizienz zu optimieren und die Einhaltung von Vorschriften zu rationalisieren?
Die 7 Phasen des Lebenszyklus von Richtlinien (und wie sie sich auf Ihre Technologie beziehen)
Für viele ist der beste Weg, über Technologie und ihre Anforderungen nachzudenken, der, sich mit dem Lebenszyklus Ihrer Richtlinien zu befassen. Was muss geschehen, damit Ihr Unternehmen interne und externe Richtlinien überwachen, verwalten, aktualisieren und verbreiten kann? Und wie kann die Technik diese Vorgänge unterstützen, rationalisieren und optimieren? Sie können diese Überprüfung anhand der sieben Phasen des Richtlinienlebenszyklus angehen:
Erste Phase: Politikentwicklung und Zusammenarbeit
Einbindung relevanter Interessengruppen, wie z.B. der Rechtsabteilung, der Personalabteilung und anderer relevanter Parteien in den Prozess der Ausarbeitung von Richtlinien. Gemeinsame Entwicklung von Richtlinien, die mit den organisatorischen Anforderungen und den gesetzlichen Vorschriften übereinstimmen.
Technische Übersetzung: Erleichtert Ihre Software zur Richtlinienverwaltung die Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten und rationalisiert den Prozess der Richtlinienentwicklung?
Zweite Phase: Überprüfung durch die Interessengruppen
Erleichterung umfassender Überprüfungen neu entwickelter Strategien durch verschiedene Interessengruppen.
Technische Übersetzung: Hilft Ihre Software bei der Erfassung und Konsolidierung des Feedbacks von verschiedenen Interessengruppen während des Überprüfungsprozesses der Politik?
Dritte Stufe: Überprüfung und Überarbeitung der Politik:
Überprüfen Sie die Richtlinien regelmäßig, entweder auf jährlicher Basis oder als Reaktion auf jüngste Aktualisierungen von Gesetzen oder Vorschriften. Dieser kontinuierliche Prozess gewährleistet, dass die Richtlinien aktuell und wirksam bleiben.
Technische Übersetzung: Hilft Ihnen Ihre Software zur Richtlinienverwaltung dabei, die Zeitpläne für die Überprüfung der Richtlinien zu verfolgen und rechtzeitige Aktualisierungen zu gewährleisten?
Vierte Stufe: Veröffentlichung und Verbreitung
Effiziente Kommunikation von Richtlinien an die richtige Zielgruppe innerhalb der Organisation.
Technische Übersetzung: Hat Ihre Plattform für das Richtlinienmanagement die Verteilung von Richtlinien an Mitarbeiter und Interessengruppen vereinfacht und gleichzeitig sichergestellt, dass jeder die aktuellsten Versionen erhält?
Fünfte Stufe: Bescheinigung und Anerkenntnis
Einrichtung eines Mechanismus, mit dem die Mitarbeiter die Änderungen der Richtlinien bestätigen können. Definieren und automatisieren Sie einen klaren Zeitrahmen für die Bestätigung der Änderungen durch die Mitarbeiter und stellen Sie sicher, dass der Bescheinigungsprozess effizient ist.
Technische Übersetzung: Automatisiert und rationalisiert Ihr Richtlinienmanagementsystem den Prozess der Erfassung von Mitarbeiterbestätigungen für Richtlinienänderungen?
Sechste Stufe: Bewertung der Kenntnisse
Ermitteln Sie, inwieweit die Mitarbeiter die von ihnen anerkannten HR-Richtlinien verstehen. Führen Sie Maßnahmen ein, um das Verständnis zu bewerten und eventuelle Lücken durch Schulungen oder Klarstellungen zu schließen.
Technische Übersetzung: Hilft Ihre Software für das Richtlinienmanagement dabei, das Verständnis der Mitarbeiter für die Richtlinien automatisch zu bewerten und bei Bedarf gezielte Schulungen zu ermöglichen?
Siebte Stufe: Berichterstattung und Rechnungsprüfung
Einrichtung eines Systems zur Verfolgung der Einhaltung und Anerkennung von Richtlinien. Erstellen Sie regelmäßig Berichte, um die Einhaltung der Richtlinien zu überwachen, und führen Sie Audits durch, um sicherzustellen, dass die Richtlinien im gesamten Unternehmen konsequent befolgt werden.
Technische Übersetzung: Unterstützt Ihre Technologie die automatische Verfolgung der Einhaltung von Richtlinien, die Erstellung von Compliance-Berichten und die Vereinfachung des Audit-Prozesses zur Sicherstellung der Einhaltung?
Diese anfänglichen Fragen sind nützlich, um Ihre Organisation darauf auszurichten, was Ihr Richtlinienmanagementsystem könnte - und sollte sollte - tun sollte. Es gibt aber auch spezifischere Fragen, die zu stellen sind. Die Versionskontrolle ist beispielsweise ein entscheidender Faktor bei der Software für die Richtlinienverwaltung: Sie verhindert, dass Mitarbeiter mit älteren, veralteten Richtlinien verwechselt werden, und stellt sicher, dass eine neue Richtlinie nicht mit einer älteren verwechselt werden kann. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie die Technologie nutzen können, um bei der Einhaltung von Vorschriften einen Schritt voraus zu sein - und es auch zu bleiben -, lesen Sie dieses White Paper. (Es befasst sich zwar speziell mit HR-Richtlinien, gibt aber auch einen guten Überblick darüber, wie Sie Ihre Software zur Richtlinienverwaltung insgesamt bewerten können - und enthält eine Checkliste, die Ihnen Zeit spart).
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