Legal Tech RFP
Legal Tech RFP

8 Themen, die in eine erfolgreiche ELM-Software-Ausschreibung gehören

Sie sind neu im Unternehmen und wurden mit der Implementierung von Legal Ops-Lösungen beauftragt. Oder Ihre Abteilung hat seit Jahren dieselbe Software, die veraltet ist, und Sie wissen, dass es bessere Optionen gibt. Noch schlimmer ist, dass Ihr Anbieter Ihre aktuelle Software auslaufen lässt und Ihnen für das Upgrade eine exorbitante Gebühr berechnet.

Was auch immer Ihre Motivation für die Suche ist, die Suche und Implementierung einer neuen oder Ersatzsoftware kann eine entmutigende Aufgabe sein. Die Suche mit einer aussagekräftigen Ausschreibung zu beginnen, ist ein kluger, taktischer Weg, um die Anbieter zu sichten, die Verkaufsargumente zu durchschauen und Ihre Optionen auf die wenigen einzugrenzen, die Ihren Anforderungen am ehesten entsprechen.

Aber wie stellen Sie sicher, dass Ihre Ausschreibung genügend genaue Informationen und Details enthält, um Ihre Auswahl zu treffen, ohne dabei zu schwerfällig zu sein? (Glauben Sie mir, die haben wir alle schon gesehen.)

Zunächst einmal sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass die meisten Anbieter von Software für die Rechtsabteilung Variationen derselben Funktionen anbieten - eBilling, Matter Management, automatisierte Workflows usw. Heben Sie sich diese offensichtlichen Fragen für die Demo auf. Dort können Sie sich ein Bild von der Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität und Ästhetik machen. Die Demo ist auch der richtige Zeitpunkt, um sehr spezifische Fragen zu stellen, zum Beispiel: "Zeigen Sie uns Ihr Budgetmodul im Detail" oder "Zeigen Sie uns, wie man ____ aufruft" (und beobachten Sie dann, wie einfach/schwierig es ist, durch diese Funktion zu navigieren).

In diesem Stadium wollen Sie eigentlich wissen: "Was unterscheidet Ihre Software von der Ihrer Mitbewerber?" Das scheint eine offensichtliche Frage zu sein, aber viele Ausschreibungen lassen diese Frage aus und verlassen sich dann darauf, dass der Beschaffungsbeauftragte alle Antworten durchforstet, um die Unterschiede selbst zu entdecken.

Sehen Sie, warum Hyperion Research TeamConnect als "Leader" und "Innovator" bezeichnet...

Holen Sie sich den Analystenbericht!

Idealerweise sollte sich Ihre Ausschreibung auf folgende Punkte konzentrieren:

  • Sicherheit - Kümmern Sie sich gleich im Vorfeld darum. Wenn Sie spezielle Sicherheitsanforderungen haben (z. B. Multi-Faktor-Authentifizierung, HIPPA, NIST, Firewalls, SaaS vs. Vor-Ort), ermitteln Sie diese jetzt und stellen Sie sicher, dass die Anbieter sie erfüllen können.
  • Implementierung - Wie lange dauert eine Implementierung wie die Ihre; wie geht der Anbieter bei der Implementierung vor; was wird von Ihrem Unternehmen während der Implementierung erwartet
  • Anpassung - Ist die Anpassung der Software eine Option für Sie und wie wirkt sich dies auf andere in der Ausschreibung angesprochene Aspekte aus?
  • Service und Support - wie erhalten Sie Upgrades; gibt es regelmäßige Ausfallzeiten; wie werden Probleme behoben; welche Art von langfristigem Support bietet der Anbieter; wenn Sie eBilling nutzen, wie werden Ihre Firmen unterstützt?
  • Integrationen - Wie viele Integrationen hat der Anbieter durchgeführt und mit welcher anderen Software; gibt es Grenzen für die Anzahl der Integrationen oder Datenübertragungen, die ein Kunde vornehmen kann; welche Auswirkungen haben Integrationsdesign und -tests auf die Implementierung; kann der Anbieter auch mit einem selbst entwickelten System integrieren
  • Konvertierungen - Wenn Sie ein aktuelles System ersetzen, sollten Sie sich erkundigen, ob der Anbieter bereits andere Konvertierungen von Ihrer aktuellen Plattform durchgeführt hat. Fragen Sie nach diesen Referenzen oder Fallstudien; wie geht der Anbieter mit historischen Datenkonvertierungen um; sind konvertierte Daten durchsuchbar und berichtspflichtig; gibt es eine Größenbeschränkung
  • Innovation/F&E - Finden Sie heraus, was auf der Roadmap des Anbieters steht; hat der Anbieter ein Kundenberatungsgremium; können Sie neue Funktionen vorschlagen
  • Deal-Breaker - Wenn es ein Merkmal oder eine Bedingung gibt, die Sie unbedingt haben müssen, geben Sie es hier an und kennzeichnen Sie es als solches

Der letzte Schliff für eine großartige RFP?

Sie werden auch einige branchenspezifische Fragen haben - "Können Sie mit internationalen Währungen umgehen?", "Wie bewältigt Ihre Software komplexe Rechtsstreitigkeiten/Massenklagen?" oder "Welche Erfahrungen hat Ihr Unternehmen in der Branche X?

Seien Sie schließlich bereit, in Ihrer Ausschreibung und den begleitenden Unterlagen Informationen über Ihre Rechtsabteilung, ihre Größe, die Anzahl der Benutzer, Angelegenheiten und Rechnungen und, wenn möglich, das voraussichtliche Volumen mitzuteilen, auf dem die Anbieter ihre Preisvorschläge aufbauen können. Für einen Software-Anbieter ist es oft schwierig, den Umfang des Geschäfts allein anhand der Größe Ihres Unternehmens abzuschätzen. Das Letzte, was man sich wünscht, ist, die Ausschreibungs-, Demonstrations- und Preisdiskussionen zu durchlaufen, um dann nach Monaten festzustellen, dass das Geschäft zu groß, zu klein oder zu kostspielig für beide Seiten ist.

Mit diesen Instrumenten erhalten Sie die Daten, die Sie benötigen, um eine fundierte Entscheidung zu treffen und Ihre Suche mit Zuversicht fortzusetzen.