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Wenn ein Unternehmen elf Jahre in Folge auf der Liste der „100 besten Arbeitgeber“ des Fortune Magazine steht, ist es offensichtlich, dass es die Gesundheit und das Wohlergehen seiner Anwälte und Mitarbeiter sehr ernst nimmt. Es überrascht daher nicht, dass sich alle Mitglieder der Geschäftsleitung daran beteiligten, als die führende Anwaltskanzlei Alston & Bird nach den Terroranschlägen vom 11. September beschloss, ihre Notfallstrategie zu überarbeiten.
Die führende Anwaltskanzlei Alston & Bird, LLP weiß um den Wert ihres Teams und auch um den Wert ihrer Zeit. Nach dem 11. September stand die Schaffung eines Informations-, Schulungs- und Kommunikationssystems, das die Mitarbeiter auf Notfälle vorbereitet, ganz oben auf ihrer Aufgabenliste – doch die Komplexität, sich außerhalb ihrer Kernkompetenzen zu Experten zu entwickeln, erwies sich als zu ineffizient. Sie wandten sich an Preparis, weil dort alle benötigten Tools vorhanden waren, insbesondere ein komplettes Team von Branchenexperten, das ihnen jederzeit zur Verfügung stand.
Die Herausforderung
Das Team von Alston & Bird besteht aus Rechtsexperten, nicht aus Spezialisten für Notfallvorsorge. Als sie die vielen Krisen untersuchten, die ihre neun Büros im ganzen Land betreffen könnten, wurde schnell klar, dass sie eine Lösung implementieren mussten, die ihre Mitarbeiter schützt und eine geeignete Strategie zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs festlegt. Außerdem wollten sie eine Lösung, die vor unterschiedlichen Bedrohungen in verschiedenen Städten schützt – Erdbebenvorsorge in LA oder schmutzige Bomben in DC.
„Es war überwältigend“, sagte Cathy Benton, Chief Human Resources Officer, die für die mitarbeiterbezogenen Aspekte des Vorbereitungsprozesses verantwortlich war. „Die Anzahl der möglichen Bedrohungen und geeigneten Reaktionen schien endlos, und die Notwendigkeit, alle unsere Niederlassungen in den Vereinigten Staaten zu schulen, machte die Angelegenheit noch komplizierter. Das Team war völlig überfordert.“
Laut Frau Benton ist einer der erklärten Kernwerte des Unternehmens die Fokussierung auf die Mitarbeiter. „Wenn man alle möglichen Szenarien durchspielt, ist es eine Sache, redundante Standorte für technologische Zwecke einzurichten und sicherzustellen, dass es alternative Finanzlösungen gibt. Aber wichtiger – und komplizierter – sind die Fragen der Mitarbeiter: ‚Was ist mit mir?‘ und ‚Was ist mit meiner Familie?‘ Es gibt so viele externe Faktoren, die sich auf Notfallsituationen auswirken“, fuhr sie fort.
Denken Sie nur einmal an die Möglichkeit von Gewalt durch Mitarbeiter. Angesichts der schlechten Wirtschaftslage werden immer mehr Menschen in den Vorruhestand gedrängt, und manche verlieren sogar ihr Zuhause. All diese Stressfaktoren zusammen erhöhen das Potenzial für Zwischenfälle.
Cathy Benton, Leiterin der Personalabteilung
Die Lösung
Alston & Bird entschied sich für Preparis als Partner für sein mitarbeiterorientiertes Notfallvorsorgeprogramm. „Warum sollten wir das Rad neu erfinden?“, fragte Terry Stevens, Director of Benefits and Compensation. „Preparis hat das Rad bereits. Sie wissen, was in einer bestimmten Situation zu tun ist und was nicht. Warum sollten wir so viel Zeit damit verbringen, uns mit Themen zu beschäftigen, die nicht zu unseren Kernkompetenzen gehören?“
Preparis bot eine Vielzahl von Lösungen an, darunter Analysen und Schulungen, damit jedes Büro auf die besonderen Herausforderungen seiner Region vorbereitet war. Die Verwendung einer SaaS-Plattform bedeutete außerdem eine zentral gehostete Plattform ohne Software-Updates, die einen einfachen Zugriff auf einheitliche Informationen aus allen Büros ermöglichte. Das Team von Alston & Bird erkannte sofort den Wert dieser Lösung.
Agility hilft unseren Mitarbeitern zu verstehen, dass sie und ihre Familien für uns von entscheidender Bedeutung sind. Und sie erleichtern uns die Arbeit, da wir uns auf eine Ressource verlassen können, die in jedem Umfeld zu so vielen Themen kompetente Antworten bietet.
Cathy Benton, Leiterin Personalwesen, Alston & Bird
Vor Preparis mussten sie bei einer sich abzeichnenden Krise umfangreiche Recherchen durchführen, um geeignete Vorbereitungs- und Reaktionsmaßnahmen zu ermitteln. „Wenn wir jetzt etwas am Horizont sehen, müssen wir nicht mehr bei Null anfangen“, fuhr Frau Stevens fort. „Wir können jemanden anrufen oder einfach unser Portal aufrufen und innerhalb kürzester Zeit Informationen und Reaktionsmaßnahmen abrufen.“ Alston & Bird hat mit der Schulung der Mitglieder des Krisenteams begonnen und plant, in Kürze eine unternehmensweite Schulung abzuschließen. Die Mitarbeiter haben jedoch bereits gelernt, sich auf die Schulungen von Preparis und den Zugriff auf Expertenwissen zu verlassen. „Wenn man kein Experte ist, könnte man in bestimmten Notfällen denken, dass man zur Sicherheit auf das Dach eines Gebäudes laufen sollte, aber eigentlich sollte man sich im Keller aufhalten. Das ist nicht instinktiv. Man muss Zugang zu genauen Informationen darüber haben, wie man reagieren und sich erholen kann.“
Die Ergebnisse
Die Vorteile von Preparis wurden deutlich, als Kunden und Partner an einem Seminar in Atlanta teilnahmen. Es war eine Tornadowarnung ausgegeben worden, und Bill Top, Konferenzdienstmitarbeiter und Krisenteam-Manager, hörte, dass Tornados in der Gegend gesichtet worden waren. Er schritt sofort zur Tat, wobei ihm sein Agility-Training die nötige Gelassenheit und Zuversicht für die Umsetzung seiner Maßnahmen verlieh.
„Es erfordert Mut, wenn ein Mitarbeiter Anwälten sagt, was sie tun sollen“, meinte Frau Benton. „Mit der richtigen Schulung kann ein Mitarbeiter in einer stressigen Situation die Verantwortung übernehmen. Bill nahm seine Rolle als Krisenmanager bei Preparis ernst und brachte die Seminarteilnehmer an einen sicheren Ort. Unsere Partner waren begeistert, und die anwesenden Kunden wussten, dass sie eine zukunftsorientierte Kanzlei beauftragt hatten.“
Frau Benton nennt zwei Gründe, warum sie Preparis treu geblieben sind: „Preparis hilft den Mitarbeitern von Alston & Bird zu verstehen, dass sie und ihre Familien für uns wichtig sind, und Preparis erleichtert uns die Arbeit, da wir uns selbst über neun verschiedene Büros hinweg auf eine einzige Ressource verlassen können, die uns in jeder Umgebung kompetente Antworten liefert.“
Wichtige Erkenntnisse aus dieser Erfolgsgeschichte
- Versuchen Sie nicht, die Geschäftskontinuität und Notfallvorsorge alleine zu bewältigen – vertrauen Sie den Experten, die Tag für Tag Bedrohungen analysieren und Pläne erstellen.
- Beginnen Sie mit einer Planprüfung und einer Risikobewertung.
- Erstellen Sie eine Datenbank mit Informationen zu potenziellen Bedrohungen für Ihr Unternehmen. So sparen Sie Zeit bei der Recherche, wenn Sie mit einer Betriebsunterbrechung konfrontiert sind oder diese erwarten, und sind besser auf alle Eventualitäten vorbereitet.
- Nehmen Sie sich Zeit, um Ihre Führungskräfte und Mitarbeiter über potenzielle Gefahren für Ihr Unternehmen zu schulen, darüber, was sie tun können, um das Risiko einer Krise zu mindern, und was zu tun ist, wenn eine Krise eintritt.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter über die Pläne Ihres Unternehmens zu Geschäftskontinuität, Notfallvorsorge, Cybersicherheit und Notfallwiederherstellung informiert sind und Zugang zu diesen haben. Wenn ein Notfall eintritt, können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre Mitarbeiter vorbereitet sind und mit Ihnen hinsichtlich der Reaktion und Wiederherstellung auf einer Linie sind.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Preparis Business Continuity Software veröffentlicht. Im Oktober 2024 übernahm Mitratech Preparis, einen führenden Anbieter von Lösungen für die Geschäftskontinuitätsplanung und Notfallmaßnahmen. Der Inhalt wurde aktualisiert, um dem erweiterten Produktangebot von Mitratech, den Fortschritten in der Branche und den rechtlichen Entwicklungen Rechnung zu tragen.
