Entwerfen und versenden Sie vorab genehmigte NDAs mit nur wenigen Mausklicks und automatisierten Arbeitsabläufen.
Rechtsabteilungsleiter finden sich oft in einer endlosen Schleife von Hin- und Hergesprächen mit den Unterzeichnern gefangen, in denen sie mühsam die Vertraulichkeitsvereinbarungen (Non-Disclosure Agreements, NDAs) zu erstellen und nachzufassen, wenn Fragen auftauchen oder Redlines erscheinen. Das ist nicht nur frustrierend, sondern kann den Verkaufszyklus genau dann verlangsamen, wenn Sie ihn beschleunigen wollen - wenn die Dinge gut laufen und der potenzielle Kunde zu einer Vorführung oder einem Verkauf bereit ist - oder, was ebenso häufig vorkommt, wenn eine dritte Partei das Firmengelände betritt. Ein reibungsloses NDA-Verfahren ist für einen freundlichen und effizienten Prozess von entscheidender Bedeutung - ein Zeichen der Gastfreundschaft eines Unternehmens.
Stellen Sie sich also eine Welt vor, in der die Leiter der Rechtsabteilung nie in den NDA-Prozess involviert sind - weder als Vertragsersteller noch als juristische Prüfer. Die Vertriebsmitarbeiter könnten selbständig Standard-NDAs anfordern und abschließen, ohne dass die Anfrage jemals an die Rechtsabteilung weitergeleitet wird, so dass die Leiter der Rechtsabteilung von diesem zeitaufwändigen Zyklus entlastet werden und ihre Arbeitszeit zurückgewinnen können. Einführung Workflow-Automatisierung - eine bahnbrechende Lösung, die NDA-Prozesse rationalisiert, indem sie es Managern ermöglicht, mühelos und mit nur wenigen Klicks vorgefertigte NDAs auf Firmenpapier zu versenden.
Ein Self-Service-NDA-Workflow kann bis zu 7-mal schneller und 15-mal effizienter sein als ein manueller Prozess, mit 100 % Compliance und bis zu 400 % ROI - aber nur, wenn er richtig implementiert wird. Im Folgenden erfahren Sie, warum und wie Sie NDA-Workflows automatisieren können.
Warum den NDA-Prozess automatisieren?
Ohne Automatisierung führen NDAs zu Engpässen in den Vertriebsprozessen und verlangsamen die Zeit bis zur Demo und sogar bis zum Vertragsabschluss - eine frustrierende Erfahrung nicht nur für Ihr Rechtsteam, sondern auch für Ihren potenziellen Kunden. Ein manuelles NDA-Verfahren birgt zwei große Herausforderungen: die Genehmigung der Sprache und die rechtliche Prüfung. Mit der Workflow-Automatisierung können diese beiden Herausforderungen jedoch durch eine optimierte Logik und robuste Vorlagenbibliotheken optimiert und überwunden werden.
Wenn Vertriebsmitarbeiter NDAs anfordern und es keine Automatisierung gibt, müssen die Leiter der Rechtsabteilung die Anfrage mit einem feinzahnigen Kamm durchkämmen und dann eine NDA erstellen, die ihre Grundlagen abdeckt - von Grund auf. Mit einer Klauselbibliothek kann das Backend des Workflow-Prozesses automatisch ein NDA erstellen, wenn der Vertriebsmitarbeiter die Anfrage stellt, und dabei vorab genehmigte Formulierungen verwenden, die in der Klauselbibliothek gespeichert sind.
Mit anderen Worten: Workflow-Automatisierungsplattformen können eine Bibliothek bereitstellen, die nur vorab genehmigte Klauseln enthält, und dann automatisch Verträge je nach den besonderen Anforderungen der Anfrage erstellen. Mit diesem Teil der Dokumentenerstellung im Backend können Vertriebsmitarbeiter automatisch ein vorab genehmigtes NDA erhalten, und die Rechtsabteilung muss es gar nicht mehr prüfen.
Nutzung von Vorlagen und Klauselbibliotheken
Mit der Workflow-Automatisierung gehört der mühsame Prozess der Vergangenheit an. Durch die Verwendung vorformatierter Vorlagen oder individuell gestalteter NDAs können Rechtsabteilungsleiter mühelos Vereinbarungen verschicken, die das Branding und den Stil ihres Unternehmens widerspiegeln, ohne die Einhaltung von Vorschriften zu gefährden. Workflow-Automatisierungssysteme verfügen über eine umfassende Sammlung von NDA-Vorlagen, und diese Vorlagen und Klauseln können automatisiert werden - nicht nur, indem die Rechtsabteilung die relevantesten Vorlagen auswählt, sondern auch, indem der Antragsteller selbst bestimmen kann, was er in seinem Antrag benötigt. in seinem Antrag. In den meisten Fällen kann das NDA automatisch aus einer Liste geprüfter, verifizierter und für die Arbeit unbedenklicher Klauseln erstellt und sofort zur Unterzeichnung versandt werden, ohne dass ein Rechtsberater in die Erstellung des NDA einbezogen werden muss. Ein Prozess, der früher ein endloses Hin und Her erforderte, wird zu einem Prozess, der überhaupt kein Hin und Her erfordert - nur ein einfaches, automatisiertes, sofortiges Formular.
Die Investitionsrendite ist enorm. In einem kürzlich abgehaltenen Webinar zum Thema Workflow-Automatisierung erklärte Tarryn Puzasar, Director of Business Process Automation bei KP Labs, dass "Self-Service-NDAs definitiv zu den Workflows gehören, die den größten Nutzen bringen - nicht nur in Bezug auf den ROI, sondern auch intern. Es ist einfach ein Workflow mit hohem Volumen - und die Kennzahlen, die man damit erfassen kann, sind phänomenal."
Automatisieren Sie Genehmigungen und rationalisieren Sie Unterschriften - auch unter ungewöhnlichen Umständen
In dem sehr seltenen Fall, dass ein NDA nicht automatisch aus der Klauselbibliothek erstellt werden kann, kann die Workflow-Automatisierung einen automatischen Überprüfungsprozess auslösen, der die richtigen Beteiligten einbezieht. Bei Selbstbedienungs-NDAs gehen Rechtsmanager davon aus, dass fast jedes einzelne NDA sofort zur Unterschrift an die Gegenpartei geschickt werden kann. Doch gelegentlich kommt es zu echten Ausnahmen - und auch diese kann die Workflow-Automatisierung bewältigen. Wenn bestimmte Fragen oder Klauseln in der ursprünglichen Anfrage angekreuzt werden, kann die Backend-Logik feststellen, ob eine rechtliche Prüfung erforderlich ist, und dann die richtigen Beteiligten einschalten.
Die richtige Plattform für die Workflow-Automatisierung (und der richtige automatisierte NDA-Prozess) wird in Ihre Esignatur-Plattform integriert, so dass sich die Benutzer nicht bei ihrem Anbieter für digitale Signaturen (wie DocuSign) anmelden müssen, um der NDA ihr endgültiges Siegel zu geben. Wenn Ihre NDAs derzeit nass unterschrieben werden, dann wird die Workflow-Automatisierung Ihre Abteilung revolutionieren - und wenn Sie bereits mit einer esignature-Plattform arbeiten, dann kann die Workflow-Automatisierung sicherstellen, dass es einfach ist, Dokumente zur Unterschrift zu versenden, ohne sich auf esignature-"Admins" zu verlassen, die alles von Fall zu Fall bearbeiten.
Vorbei sind die Zeiten, in denen man sich Sorgen machen musste, ob die richtigen Personen ein NDA unterzeichnet haben. Die Workflow-Automatisierung integriert die Anforderungen an die Unterschriftsberechtigung in den Prozess und ermöglicht es den Verantwortlichen in der Rechtsabteilung, sichere E-Signatur-Tools einzurichten, die eine reibungslose und rechtskonforme Unterzeichnung ermöglichen. Da die Vereinbarungen nahtlos durch das System fließen, können die Unterzeichner die NDAs problemlos überprüfen, unterzeichnen und zurücksenden - und das alles ohne umständliche Papierwege oder manuelle Unterschriften.
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