Auswahl der richtigen Software für Hintergrundrecherchen: Zu beachtende Schlüsselfunktionen
Zuverlässigkeitsüberprüfungen sind bei der Einstellung von Mitarbeitern unerlässlich, aber viele Personalleiter lassen sie aus Zeitgründen aus. Dieser Ansatz bereitet Kopfzerbrechen, weshalb viele Arbeitgeber auf Software für die Hintergrundsuche zurückgreifen. Doch wie wählt man angesichts der vielen verfügbaren Optionen die richtige Software für die eigenen Bedürfnisse aus?
Denken Sie darüber nach, in eine Software für Hintergrundüberprüfungen zu investieren? Wenn ja, dann wissen Sie, dass es dabei einiges zu beachten gibt. Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen:
Warum sollten Hintergrundprüfungen vor der Einstellung durchgeführt werden?
Warum sollte man vor der Einstellung Hintergrundüberprüfungen durchführen? Diese Frage stellt sich häufig im Rahmen des Hintergrundscreening-Prozesses. Die Durchführung gründlicher Hintergrundüberprüfungen potenzieller Mitarbeiter ist in vielerlei Hinsicht von Nutzen.
Hintergrundrecherchen tragen dazu bei, die Sicherheit aller zu gewährleisten. Durch die Aufdeckung von Vorstrafen oder Gewalttaten können Sie fundierte Entscheidungen darüber treffen, wer eingestellt werden soll. Dies ist an allen Arbeitsplätzen sehr wichtig, obwohl es an manchen Stellen noch wichtiger ist. Zum Beispiel sollte jeder, der mit Kindern arbeitet, gründliche Hintergrundüberprüfungen durchführen lassen.
Darüber hinaus wird bei der Einstellungsuntersuchung die Richtigkeit der von den Bewerbern gemachten Angaben überprüft. Wenn der Arbeitsmarkt schwierig ist, kommt es häufiger vor, dass Menschen in ihren Lebensläufen lügen. Was können Sie überprüfen?
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Bildungsnachweise
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Beschäftigungsgeschichte
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Berufliche Lizenzen
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Medikamentenhistorie
Sie können dies durch die Überprüfung von Referenzen, die Überprüfung des Hintergrunds von Mitarbeitern, die Überprüfung sozialer Medien und vieles mehr tun. Mit einer Software für die Hintergrundsuche ist es jedoch noch einfacher, Talentpools zu erstellen.
Die Durchführung von Hintergrundrecherchen mindert einige Risiken, einschließlich Klagen wegen fahrlässiger Einstellung. Sie beugen potenziellen Klagen oder Haftungsproblemen vor, indem Sie bei der Einstellung die erforderliche Sorgfalt walten lassen.
Umfassende Untersuchungen vor der Einstellung sparen auf lange Sicht Zeit und Geld. Und wie? Indem kostspielige Fehler vermieden werden, die durch die Einstellung unqualifizierter oder unehrlicher Personen entstehen können. Außerdem können Sie so verhindern, dass Sie die falsche Person einstellen und in ein paar Monaten eine weitere Einstellung vornehmen müssen.
Was sollten Sie bei einer Hintergrundrecherche vor der Einstellung berücksichtigen?
Wenn Sie in der Personalabteilung arbeiten, wissen Sie, dass die Zeit knapp ist. Wie können Sie die Zeit bis zur Einstellung kurz halten und trotzdem effektiv sein?
Konzentrieren Sie sich zunächst auf das, was am wichtigsten ist:
Strafrechtliche Vorgeschichte
Die strafrechtliche Vorgeschichte ist ein wesentlicher Aspekt, der im Rahmen der Überprüfung vor der Einstellung untersucht werden muss. Dies ist der wichtigste Aspekt, um sich und Ihre Mitarbeiter zu schützen.
Bei diesem Screening wird geprüft, ob Verurteilungen oder Anklagen vorliegen, die Zweifel an der Vertrauenswürdigkeit oder Leistungsfähigkeit aufkommen lassen. Auch wenn sich Menschen ändern können, sollten wir bedenken, dass insbesondere Verurteilungen, die schon lange zurückliegen, manchmal ein rotes Tuch sein können und in Betracht gezogen werden müssen.
Geschichte der Beschäftigung
Die Überprüfung des beruflichen Werdegangs stellt sicher, dass die Bewerber wahrheitsgemäße Angaben zu ihrer früheren Tätigkeit machen.
Diese Suche bestätigt wesentliche Details über frühere Beschäftigungen, einschließlich Daten, Titel und Verantwortlichkeiten. Es kommt immer wieder vor, dass Menschen lügen oder falsche Angaben über frühere Tätigkeiten machen. Es ist wichtig, nur Personen einzustellen, die beweisen können, dass sie für die Stelle geeignet sind.
Bildung Verifizierung
Die Überprüfung der Bildungsnachweise bestätigt die Qualifikationen eines Bewerbers. Außerdem wird so sichergestellt, dass er über die für die Stelle erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnisse verfügt.
Die Überprüfung der Ausbildung ist wichtig, wenn es um Neueinstellungen und Personen mit Erfahrung geht. Nur weil sie vorher in dem Bereich gearbeitet haben, bedeutet das nicht, dass ihr alter Arbeitgeber ihre Unterlagen überprüft hat.
Referenzkontrollen
Referenzüberprüfungen bieten Einblicke in einen Bewerber durch Manager und Kollegen. Nutzen Sie diese, um Dinge wie Arbeitsmoral, Soft Skills usw. zu besprechen.
Stellen Sie sicher, dass Sie nicht mit der Mutter, der besten Freundin oder der Nachbarin des Bewerbers sprechen.
Berufszulassungen
Die Überprüfung der Berufszulassung (falls zutreffend) bestätigt, dass die Bewerber über gültige Zeugnisse verfügen. Dies ist nicht in allen Bereichen erforderlich, aber in einigen, wie z. B. bei Ärzten oder Anwälten, ist es notwendig.
Führungszeugnis
Wird Ihr neuer Mitarbeiter im Rahmen seiner Tätigkeit auch Auto fahren? Prüfen Sie die Fahrtenbücher der Bewerber auf Verstöße oder Vorfälle, die ein Risiko darstellen könnten. Wenn jemand kein Fahrzeug für Ihr Unternehmen fährt, können Sie diesen Punkt auslassen.
Worüber müssen Sie sich Sorgen machen?
Einhaltung der Vorschriften
Übersehen Sie nicht die rechtliche Seite von Hintergrundüberprüfungen! Das Gesetz über faire Kreditauskünfte (Fair Credit Reporting Act, FCRA) regelt, wie Arbeitgeber Hintergrundinformationen verwenden dürfen. Achten Sie bei der Auswahl der Software für Hintergrundüberprüfungen darauf, dass sie mit dem FCRA konform ist. Dies schützt Sie und Ihre Bewerber vor rechtlichen Problemen.
Dies sind nur einige der Bereiche, auf die sich Ihr Background Screening erstrecken sollte. Je nach Funktion, Standort und sogar Jahreszeit gibt es möglicherweise noch andere Dinge zu beachten.
Kostenüberlegungen
Software für Hintergrundüberprüfungen ist keine Einheitslösung, wenn es um die Preisgestaltung geht. Es gibt verschiedene Modelle, z. B. Gebühren pro Bericht oder monatliche Abonnements. Einige Anbieter bieten abgestufte Pläne mit unterschiedlichen Funktionen an. Berücksichtigen Sie Ihr Budget und Ihren Bedarf, um die kostengünstigste Option für Ihr Unternehmen zu finden.
Sicherheit
Datensicherheit ist von größter Bedeutung, insbesondere wenn es um sensible Bewerberdaten geht. Entscheiden Sie sich für eine Software für Hintergrundprüfungen, bei der die Sicherheit an erster Stelle steht. Achten Sie auf Funktionen wie Datenverschlüsselung und sichere Speicherung, um sicherzustellen, dass die Informationen Ihrer Bewerber geschützt sind.
Wichtigste Merkmale einer Software zur Hintergrundprüfung
Bei der Anschaffung von Software für Hintergrundüberprüfungen sollten Sie vor dem Kauf einige kritische Überlegungen anstellen. Es muss auf die wichtigsten Funktionen, die Genauigkeit und die Skalierbarkeit ankommen.
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Schnelligkeit bei der Einstellung: Suchen Sie nach Software, die erweiterte Funktionen für die Bewerberprüfung bietet. Hintergrundrecherchen können den Prozess verlangsamen, aber Software kann dabei helfen.
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Integration in vorhandene Technik: Wählen Sie eine Software, die sich in Ihr bestehendes technisches System integrieren lässt. Dies könnte ein Bewerber-Tracking-System (ATS) oder ein Personalinformationssystem (HRIS) sein. Dies gewährleistet einen reibungslosen Datentransfer und eliminiert manuelle Dateneingabeaufgaben.
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Für die Skalierung entwickelt: Wenn Ihr Unternehmen wächst, suchen Sie eine Software, die mit Ihnen wächst. Achten Sie auf Funktionen wie automatisierte Workflows, Optionen für Massen-Uploads und anpassbare Vorlagen. Diese sparen jetzt Zeit und Geld und werden in Zukunft einen noch größeren Nutzen bringen.
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Vertrauenswürdige Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit: Sie möchten, dass Hintergrundscreenings schnell sind, aber nicht an der falschen Stelle sparen. Finden Sie eine Software, die Ihnen hilft, schnell und genau zu sein.
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Leistungsstarkes Ökosystem: Eine robuste Software für Hintergrundüberprüfungen sollte sich mit anderen integrieren lassen:
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Verschiedene Datenbanken
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Quellen für Strafregister
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Dienstleistungen zur Überprüfung der Beschäftigung
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Labore für Drogentests
Dies sind nur einige der zu berücksichtigenden Punkte. Arbeiten Sie mit Ihrem Einstellungsteam und der Personalabteilung zusammen, um herauszufinden, was für Ihr Unternehmen wichtig ist.
Auswahl der besten Software für die Hintergrundsuche: FAQs
1. Hintergrundüberprüfungen scheinen zeitaufwändig zu sein. Kann eine Software für Hintergrundüberprüfungen die Einstellungsprozesse tatsächlich beschleunigen?
Unbedingt! Die Software für Hintergrundüberprüfungen automatisiert viele manuelle Aufgaben, die mit dem Screening-Prozess vor der Einstellung verbunden sind. Dazu gehören Aufgaben wie das Einleiten von Suchvorgängen, das Sammeln von Daten und das Erstellen von Berichten. Dadurch können sich die HR-Teams auf andere Aspekte der Einstellung konzentrieren, was letztlich zu einer kürzeren Einstellungszeit führt.
2. Wir haben ein begrenztes Budget für Hintergrundüberprüfungen. Welche Kosten sind bei der Auswahl der Software zu berücksichtigen?
Die Preise für Hintergrundprüfungssoftware variieren je nach den angebotenen Funktionen und dem Umfang der von Ihnen benötigten Prüfungen. Hier sind einige Dinge zu beachten:
- Preismodell: Zu den gängigen Modellen gehören Gebühren pro Bericht, monatliche Abonnements oder gestaffelte Pläne mit unterschiedlichen Funktionen. Wählen Sie das Modell, das am besten zu Ihrer voraussichtlichen Nutzung passt.
- Benötigte Funktionen: Konzentrieren Sie sich auf die Funktionen, die für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind. Wenn Sie z. B. keine Drogentests benötigen, brauchen Sie nicht für eine Software zu bezahlen, die diese Integration beinhaltet.
Skalierbarkeit: Wenn Sie mit Wachstum rechnen, sollten Sie sich für eine Software entscheiden, die mit Ihren Anforderungen mitwachsen kann. Achten Sie auf Funktionen wie Massen-Upload-Optionen und automatisierte Arbeitsabläufe, die Ihnen in Zukunft Zeit und Geld sparen können.
3. Die Datensicherheit ist ein wichtiges Anliegen. Wie kann ich sicherstellen, dass die Software die Bewerberdaten schützt?
Suchen Sie nach Anbietern von Software für Hintergrundüberprüfungen, die die Datensicherheit in den Vordergrund stellen. Hier sind einige wichtige Merkmale, die Sie beachten sollten:
- Datenverschlüsselung: Die Software sollte alle Bewerberdaten während der Speicherung und Übertragung verschlüsseln.
- Sichere Speicherung: Die Daten sollten in sicheren Einrichtungen mit Zugangskontrollen gespeichert werden, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
- Einhaltung der Vorschriften: Stellen Sie sicher, dass die Software mit den einschlägigen Datenschutzbestimmungen übereinstimmt.
4. Unser derzeitiges HR-System ist komplex. Lässt sich die Software für Hintergrundprüfungen damit integrieren?
Viele Softwarelösungen für Hintergrundüberprüfungen bieten eine Integration mit gängigen HRIS (Human Resource Information Systems) und ATS (Applicant Tracking Systems). Dies ermöglicht eine nahtlose Datenübertragung zwischen den Plattformen, wodurch die manuelle Dateneingabe entfällt und Fehler reduziert werden.
Sind Sie bereit für eine bessere Software zur Hintergrundüberprüfung?
Bei der Durchführung von Zuverlässigkeitsüberprüfungen vor der Einstellung ist die Wahl der richtigen Software entscheidend. Bei der Vielzahl der verfügbaren Optionen kann die Suche nach einer Lösung, die alle Ihre Anforderungen erfüllt, überwältigend sein. Wenn Sie jedoch die wichtigsten Merkmale und Funktionen berücksichtigen, können Sie eine fundierte Entscheidung treffen und Ihren Einstellungsprozess rationalisieren.
Anmerkung des Herausgebers: Dieser Beitrag wurde ursprünglich am 28. Februar 2023 veröffentlicht und wurde aktualisiert, um ihn umfassender zu gestalten und Änderungen an den Vorschriften vorzunehmen.
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