Die Beweisaufnahme verläuft heute mit einer anderen Geschwindigkeit. Rechtsteams müssen heute nicht nur mit umfangreichen Datenquellen, schnelllebigen Angelegenheiten und steigenden Erwartungen hinsichtlich Geschwindigkeit und Verteidigungsfähigkeit jonglieren, sondern tun dies oft auch mit Tools, die nicht für die Zusammenarbeit entwickelt wurden.
Aus diesem Grund haben sich Mitratech und CloudNine zusammengeschlossen, um das Electronic Discovery Reference Model (EDRM) noch einfacher und vernetzter zu gestalten. Durch die Integration der Mitratech Legal Hold Solution in CloudNine Review können Unternehmen nun in einem einzigen nahtlosen, automatisierten Workflow von der Aufbewahrungspflicht zur Verarbeitung, Überprüfung und Produktion übergehen, wodurch manuelle Übergaben entfallen, Kosten gesenkt und der gesamte eDiscovery-Lebenszyklus beschleunigt werden.
Das Wichtigste zuerst: Was ist das EDRM?
Das Electronic Discovery Reference Model (EDRM) ist das branchenübliche Rahmenwerk, das beschreibt, wie Unternehmen elektronisch gespeicherte Informationen (ESI) während Rechtsstreitigkeiten oder Ermittlungen verwalten. Es deckt alle Phasen ab – von der Informationsverwaltung und -identifizierung über die Aufbewahrung, Erfassung, Verarbeitung, Überprüfung, Analyse und Produktion bis hin zur endgültigen Präsentation. Im Kern stellt das EDRM sicher, dass Rechtsteams Daten während des gesamten Lebenszyklus einer Angelegenheit auf vertretbare und wiederholbare Weise verarbeiten können.
Warum das EDRM in den meisten Rechtsabteilungen versagt
Obwohl das EDRM gut etabliert ist, verwalten die meisten Rechtsabteilungen es immer noch mit unzusammenhängenden Tools und manuellen Prozessen. Die Aufbewahrungspflicht wird in einem System verwaltet. Die Daten der Verwahrer werden in Tabellenkalkulationen nachverfolgt. Die Überprüfung findet auf einer völlig anderen Plattform statt. Diese Fragmentierung führt zu Lücken in der Aufbewahrung, inkonsistenten Arbeitsabläufen, Problemen mit der Aufbewahrungskette, Doppelarbeit, unnötigen Verzögerungen und höheren eDiscovery-Kosten. Und die beiden Phasen, in denen es am häufigsten zu Fehlern kommt? Die Aufbewahrung (Aufbewahrungspflicht) und nachgelagerte Phasen wie Verarbeitung, Überprüfung und Produktion. Die Verbindung dieser Phasen ist der Ort, an dem die eigentliche Transformation stattfindet.
Wie Mitratech + CloudNine einen vernetzten EDRM-Lebenszyklus schaffen
Die Integration zwischen Mitratech LegalHold und CloudNine Review sorgt für Struktur, Automatisierung und Verteidigungsfähigkeit im gesamten EDRM. Die Daten des Verwahrers werden ohne manuellen Eingriff direkt von der Aufbewahrung in die Überprüfung übertragen. Rechtsabteilungen profitieren von einem einzigen, durchgängigen Workflow, der Konsistenz, Genauigkeit und Rückverfolgbarkeit in allen Angelegenheiten gewährleistet.
EDRM-Workflow-Verbesserung auf einen Blick
Dieser integrierte Ansatz stärkt das EDRM, indem er Prozesse zur Aufbewahrungspflicht automatisiert, die Verwahrungsverwaltung standardisiert, manuelle Übergaben überflüssig macht, die Überprüfung und Analyse beschleunigt, vollständige Prüfpfade aufrechterhält und die Gesamtkomplexität und Kosten der Beweisaufnahme reduziert.
Schritt für Schritt: Wie die Integration jeden Teil des EDRM modernisiert
-
Aufbewahrung: Stärkeres, automatisiertes Legal Hold Management
Mitratech LegalHold verstärkt die Aufbewahrungsphase durch automatisierte Benachrichtigungen, Bestätigungen, Erinnerungsintervalle, Eskalationen, Compliance-Verfolgung und vollständige Prüfpfade. Das Ergebnis sind konsistente, vertretbare Aufbewahrungsmaßnahmen, die jeder Überprüfung standhalten.
-
Verwaltungsmanagement: Automatische Übertragung zur Überprüfung
Anstatt sich auf Tabellenkalkulationen oder E-Mail-Ketten zu verlassen, werden Verwahrerprofile, Bestätigungsstatus, Aufbewahrungsaktivitäten und Aufbewahrungsanforderungen automatisch von LegalHold an CloudNine Review übertragen. Dadurch wird eine wichtige Risikoquelle beseitigt und eine lückenlose Aufbewahrungskette gewährleistet.
-
Verarbeitung: Schnellere, sauberere Datenerfassung
CloudNine Review beschleunigt die Verarbeitungsphase durch saubere Erfassung, Deduplizierung, Metadaten-Normalisierung, Indizierung und Filterung. Da die Verwahrer direkt aus LegalHold stammen, beginnen die Überprüfungsteams jedes Mal mit genauen, verarbeitungsfertigen Daten.
-
Überprüfung und Analyse: Schnellere Erkenntnisse und höhere Genauigkeit
CloudNine verbessert die Überprüfung durch sichere Arbeitsbereiche, erweiterte Suchfunktionen, Tagging und Kodierung, Analysen und Batch-Operationen. Dank der strukturierten Daten aus LegalHold können sich die Teams auf aussagekräftige Analysen konzentrieren, anstatt sich mit administrativen Bereinigungen zu beschäftigen.
-
Produktion: Jedes Mal ein vertretbares Ergebnis
Von Ladungsdateien über exportierbare Berichte bis hin zu verifizierten Dokumenten zur Produktkette – CloudNine sorgt dafür, dass jede Produktion konsistent und nachvollziehbar ist, unabhängig von Umfang und Komplexität.
Warum ein vernetzter EDRM-Workflow jetzt wichtig ist
Die heutigen Datenmengen, Fallfristen und regulatorischen Anforderungen lassen keinen Raum für isolierte Prozesse. Ein vernetzter EDRM-Workflow hilft Rechtsabteilungen dabei, ihre Verteidigungsfähigkeit zu wahren, die Überprüfung zu beschleunigen, Nacharbeiten zu reduzieren, die Gesamtkosten für eDiscovery zu senken, die Zusammenarbeit zwischen Rechtsabteilung und IT zu stärken und sich auf die zunehmend komplexe Compliance-Landschaft vorzubereiten. Einfach ausgedrückt: Moderne Rechtsabteilungen benötigen integrierte Workflows – und kein Flickwerk aus verschiedenen Tools.
Wer profitiert von einem modernisierten EDRM-Lebenszyklus?
Diese kombinierte Lösung eignet sich hervorragend für Rechtsabteilungen von Unternehmen, Leiter von Rechtsabteilungen, eDiscovery- und Prozessunterstützungsgruppen, Compliance- und Untersuchungsteams sowie Organisationen, die wiederkehrende oder groß angelegte Discovery-Prozesse verwalten. Diese Teams profitieren von sofortigen Verbesserungen in Bezug auf Geschwindigkeit, Genauigkeit, Effizienz und Verteidigungsfähigkeit im gesamten EDRM.
Fazit: Ein sicherer, vernetzter Weg durch das EDRM
Ein einheitlicher EDRM-Workflow reduziert Risiken, beschleunigt die Überprüfung und hilft Teams, vom Zeitpunkt der Herausgabe bis zur endgültigen Produktion die Verteidigungsfähigkeit aufrechtzuerhalten. Die Integration von Mitratech und CloudNine macht manuelle Übergaben überflüssig, stärkt die Beweiskette und bietet Rechtsabteilungen, die sowohl Effizienz als auch Vertrauen in großem Maßstab benötigen, einen modernen, vollständig vernetzten Discovery-Lebenszyklus.
Zusammenfassung der häufig gestellten Fragen: EDRM + Mitratech + CloudNine
Was ist das Electronic Discovery Reference Model?
Ein standardisiertes Rahmenwerk, das die neun Phasen von eDiscovery von der Informationsverwaltung bis zur Produktion und Präsentation umreißt.
Welche EDRM-Phasen werden durch die Integration verbessert?
Aufbewahrung, Verarbeitung, Überprüfung, Analyse und Produktion.
Wie verbessert diese Integration die Verteidigungsfähigkeit?
Konsistente Aufbewahrung, strukturierte Arbeitsabläufe und einheitliche Prüfpfade reduzieren das Risiko von Fehlern und Sanktionen.
Reduziert es die Kosten für eDiscovery?
Ja – durch den Wegfall manueller Schritte, die Reduzierung von Nachbearbeitungen und die Beschleunigung der Überprüfung.
Wer profitiert am meisten von diesem vernetzten EDRM-Workflow?
Unternehmensjuristen, Rechtsabteilungen, Compliance- und eDiscovery-Teams, die umfangreiche oder wiederkehrende Discovery-Aufgaben bewältigen müssen.
Über Mitratech
Mitratech ist ein bewährter globaler Partner für Rechts-, Risiko-, Compliance- und HR-Teams, die ihre Produktivität maximieren, Kosten kontrollieren und Risiken minimieren möchten. Mitratech bedient weltweit über [X.000] Organisationen und vereint auf seiner integrierten Plattform erstklassige Lösungen – von der Verwaltung rechtlicher Angelegenheiten und der Aufbewahrungspflicht bis hin zur Einhaltung von HR-Vorschriften und Risikomanagement. Damit ermöglicht das Unternehmen Teams, Daten zu verknüpfen, Compliance zu fördern und sicher zu skalieren.
Weitere Informationen finden Sie unter www.mitratech.com.
Über CloudNine
CloudNine ist ein führender Innovator im Bereich eDiscovery und Rechtstechnologie und bietet sowohl Vor-Ort- als auch SaaS-Lösungen, die die Ermittlung traditioneller und moderner Daten vereinfachen. Als Pionier hinter der preisgekrönten eDiscovery-Prüfplattform, die speziell für die Unterstützung traditioneller Dokumente sowie neuer Datentypen wie Textnachrichten, Chats und Kollaborationsplattformen entwickelt wurde, ermöglicht CloudNine Fachleuten aus den Bereichen Recht, IT und Wirtschaft die schnellere und genauere Bearbeitung von Rechtsstreitigkeiten, Untersuchungen und Compliance-Anforderungen.
Die Produktpalette von CloudNine umfasst CloudNine LAW für die Verarbeitung, CloudNine Concordance für die Überprüfung vor Ort und CloudNine Review, die Self-Service-SaaS-Plattform (bald auch vor Ort verfügbar), die umfassende Funktionen für traditionelle und moderne Daten bietet. Das Unternehmen verfügt außerdem über ein professionelles Service- und Support-Team mit Sitz in den USA, das Kunden bei der Automatisierung und Optimierung von Workflows über den gesamten eDiscovery-Lebenszyklus hinweg unterstützt, von der Datenerfassung und -verarbeitung bis hin zur Überprüfung und Produktion.
CloudNine wurde bei den LegalWeek Leaders in Tech Law Awards 2024 als beste neue Technologie (außerhalb des Bereichs KI) ausgezeichnet und treibt die moderne Datenverwaltung und -überprüfung für Unternehmen, Anwaltskanzleien und Behörden weiter voran.
Weitere Informationen finden Sie unter cloudnine.com.
