Herausforderung:
Fortenberry Legal, eine in mehreren Bundesstaaten tätige, internetbasierte Anwaltskanzlei, die sich auf Nachlassplanung, lebende Treuhandfonds und Nachlassangelegenheiten spezialisiert hat, benötigte eine genauere und effizientere Methode zur Bearbeitung von Dokumententransaktionen. Rechtsanwalt Jeramie Fortenberry hatte seine eigenen Formularvorlagen erstellt, um Dokumente für jeden Kunden manuell anzupassen. Dazu nutzte er die Such- und Ersetzungsfunktion von Microsoft Word und kopierte verschiedene Sätze und Klauseln, die in jedes Dokument aufgenommen oder aus diesem entfernt werden mussten. Dieser Prozess war zwar effektiv, aber äußerst zeitaufwändig und fehleranfällig.
„Ein großer Teil unserer Ressourcen floss in endlose Korrekturlesungen, um all diese kleinen Probleme zu finden, die auftauchen konnten“, sagt Fortenberry. „Egal, wie sorgfältig wir auch waren, immer wieder kam es vor, dass ein Wort falsch geschrieben war, eine Klausel falsch platziert war, ein falscher Name im Dokument auftauchte, die falsche Konjugation von Subjekt und Verb oder die falsche Zeitform verwendet wurde, ein falscher unbestimmter Artikel verwendet wurde ... Die Liste lässt sich fortsetzen.“
Lösung:
Fortenberry Legal begann 2008 mit der Nutzung von HotDocs. Die Kanzlei stellte schnell eine drastische Verbesserung der Effizienz und Genauigkeit fest. Außerdem wurden Ressourcen der Anwälte freigesetzt, was sich positiv auf die Gewinnmarge auswirkte. Dank der Leistungsfähigkeit und Effizienz der Dokumentenautomatisierung durch HotDocs können sie nun mehr Geld pro Dokument verdienen, das auf Pauschalbasis abgerechnet wird, ohne dass ihren Kunden höhere Kosten entstehen.
Fazit:
„Ich denke, der größte Vorteil der Verwendung von HotDocs ist die Gewissheit, dass alles korrekt ist“, sagt Fortenberry. „Ich habe ein Dokumentenautomatisierungssystem, auf das ich mich verlassen kann, wodurch ich mich mental auf andere Dinge konzentrieren kann. Ich weiß, dass jeder Name, jedes Verb, jede Adresse, jede Telefonnummer und jede Klausel in meinen Dokumenten korrekt ist. Zwar müssen noch immer von Zeit zu Zeit einige manuelle Anpassungen vorgenommen werden, aber ich bin nicht mehr mit all den grundlegenden Problemen belastet, die früher so viel meiner Zeit in Anspruch genommen haben.“
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
