Nur wenige Branchen haben in den letzten 20 Jahren so schnelle und tiefgreifende Veränderungen erlebt wie das Bankwesen. Banken waren Vorreiter bei der Einführung digitaler Prozesse, um ihr Geschäft voranzutreiben.
Die Digitalisierung hat dazu beigetragen, neue Produkte zu entwickeln, neue Vertriebswege zu erschließen und neue Effizienzsteigerungen zu erzielen. Diese leistungsstarken digitalen Fähigkeiten haben es ihnen ermöglicht, ihre Dienstleistungen auszuweiten, ihr Geschäft aufzubauen und die Wirtschaft insgesamt zu unterstützen.
Mit diesen leistungsstarken und sicheren digitalen Tools zur Hand könnte man meinen, dass Führungskräfte, Analysten und Risikomanager Entscheidungen treffen und diese mit einem einfachen Fingertipp auf ihrem Smartphone umsetzen würden.
Das mag für eine kleine Minderheit zutreffen. Die Realität für die meisten Menschen, die im Bank- und Finanzwesen arbeiten, ist weniger glamourös, wenn das Bild, das in einem kürzlich in The Banker veröffentlichten Artikel gezeichnet wurde, zutreffend ist.
Anstelle einer Welt mit nahtlos integrierten Data Lakes, KI-basierten Entscheidungshilfetools und automatisierten Workflows sieht die Realität eher prosaisch aus. Stattdessen greifen viele Mitarbeiter im Bankwesen regelmäßig auf Excel-Tabellen zurück, ein Tool, das vor 40 Jahren erstmals auf den Markt kam, um geschäftliche Probleme zu lösen. Mitarbeiter verwenden Excel in der Regel bei der Erstellung von End User Computing (EUC)-Anwendungen – also Geschäftsanwendungen, die von den Benutzern selbst und nicht von der IT-Abteilung des Unternehmens erstellt werden.
Zur Veranschaulichung verweist der Artikel auf eine Branchenstudie, aus der hervorgeht, dass 80 % der Treasury-Prognoseprozesse im Bankwesen in irgendeiner Form Excel verwenden. Die Treasury-Prognose ist ein Schlüsselelement für das Liquiditätsmanagement in Banken und unerlässlich für die Aufrechterhaltung des Marktvertrauens und der Rentabilität. Und Banken verwenden weiterhin Excel, um sie zu erstellen.
Fairerweise muss man sagen, dass die Verwendung von Excel zeigt, dass viele dieser digitalen Prozesse – obwohl sie eine erhebliche geschäftliche Flexibilität bieten – einfach nicht flexibel genug sind. Die Planung, Entwicklung, Prüfung und Genehmigung von Anwendungsänderungen durch die IT-Abteilung des Unternehmens kann zu lange dauern. Im Gegensatz dazu sind Tabellenkalkulationen flexibel, auf jedem Laptop und Desktop im Unternehmen installiert und die erforderlichen Kenntnisse sind weit verbreitet, sodass schnell Ergebnisse erzielt werden können.
Diese Flexibilität hat jedoch ihren Preis.
Die Herausforderungen bei der Verwendung von Tabellenkalkulationen
Tabellenkalkulationen verfügen nicht über die Kontrollmechanismen , die in IT-Anwendungen von Unternehmen üblicherweise zu finden sind und die Transparenz und Überprüfbarkeit des Änderungsmanagements gewährleisten. Unüberwachte Änderungen können zu Fehlern und Auslassungen führen, die erhebliche regulatorische Risiken und Reputationsrisiken mit sich bringen können.
Die Regulierungsbehörden sind sich dieser Risiken bewusst, sodass eine strengere Überprüfung der EUC-Risiken auf der regulatorischen Agenda nach oben rückt. Es wird zunehmend erwartet, dass Tabellenkalkulationen von denselben Kontrollen profitieren, die normalerweise für Unternehmensanwendungen gelten.
Welche Maßnahmen erwarten die Aufsichtsbehörden von den Instituten hinsichtlich der Verwaltung ihrer kritischen Tabellenkalkulationsbestände?
Tabellenkalkulationen verfügen nicht über die Kontrollmechanismen, die in IT-Anwendungen von Unternehmen üblicherweise zu finden sind und die Transparenz und Überprüfbarkeit des Änderungsmanagements gewährleisten.
So verwalten Sie Ihre Tabellenkalkulationen
Der erste Schritt besteht darin, ein zentrales Inventar zu erstellen. Dies bildet die Grundlage für die Verwaltung der kritischen Tabellenkalkulationen in geschäftskritischen Prozessen. Diese Funktion ermöglicht es Managern, die Richtlinien zum Umgang mit Risiken im Zusammenhang mit Tabellenkalkulationen proaktiv zu überwachen und ein Dokumentenarchiv bereitzustellen, das den von den Aufsichtsbehörden erwarteten Dokumentenverwaltungsprozess unterstützt.
Die nächste Phase ist die Entdeckung., wo die geschäftskritischen Tabellenkalkulationen aus der riesigen Menge an Tabellenkalkulationen identifiziert werden, die in jedem Finanzinstitut zu finden sind. Diese müssen Tabellenkalkulationen umfassen, die sich auf PCs und Laptops sowie in Dateifreigaben, SharePoint-Umgebungen und Cloud-Computing-Umgebungen befinden. Die Verknüpfungen zu diesen Tabellenkalkulationen müssen ebenfalls erfasst werden, unabhängig davon, ob es sich um andere Tabellenkalkulationen oder andere Datenquellen handelt, sowohl vor- als auch nachgelagert.
Die letzte Phase besteht darin, eine proaktive Managementfunktion zu implementieren. Dadurch werden Probleme wie fehlende Daten, Fehler und defekte Links hervorgehoben, sodass sie erkannt werden können, bevor sie sich wesentlich auf das Geschäft auswirken. Diese Funktion ermöglicht es außerdem, Änderungen durch Benutzer und Genehmiger zu überwachen, sodass ein Prüfpfad entsteht, der die von den Institutionen erwartete Transparenz gewährleistet.
Mitratech bietet eine bewährte und robuste Lösung für das Risikomanagement in Tabellenkalkulationen, die von einigen der anspruchsvollsten Finanzinstitute weltweit eingesetzt wird. Sie ist einfach zu implementieren und ermöglicht eine schnelle Verbesserung der Verwaltungskontrolle von EUCs.
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