5 unverzichtbare Arbeitsabläufe für die Rechtsabteilung, Teil 5: Selbstbedienungsportal für juristische Anfragen
Vergeuden die Mitglieder Ihres Rechtsteams wertvolle Zeit mit der Beantwortung von Ad-hoc-Anfragen von Einzelpersonen aus dem gesamten Unternehmen? Das ist kein ungewöhnliches Problem.
Rechtsabteilungen können Hunderte und Tausende von Anfragen zu juristischen Dienstleistungen erhalten. Stundenlange Nachfassaktionen und sich wiederholende, kopierte Antworten oder sogar unbeantwortete Anfragen plagen die Rechtsteams überall.
Die Folgen können, in Ermangelung eines besseren Wortes, für alle Beteiligten brutal sein. Die Kunden sind frustriert, wenn ihre Anfragen an die falsche Person oder Stelle weitergeleitet werden, wenn sie Antworten erhalten, die keine ausreichenden Informationen enthalten, oder wenn die gewünschte Rückmeldung einfach zu lange dauert. Die Mitarbeiter werden einfach mit Anfragen überhäuft, die wertvolle Zeit kosten.
Viele dieser Fragen könnten mit einer FAQ gelöst werden, wenn die FAQ je nach den fraglichen Faktoren unterschiedlich reagieren könnte. Was ist also die Lösung?
Vorteile eines Self-Service-Anfrageportals
Ein benutzerfreundliches Self-Service-Portal für verschiedene Arten von Rechtsanfragen, das auf automatisierten Workflows basiert, ist die Antwort.
Wenn eine Person ihre Anfrage eingibt, sorgt der Arbeitsablauf dafür, dass spezifische, angepasste Fragen als Antwort auf ihre Aktionen erscheinen, so dass eine Triage erfolgen kann automatisch. In neun von zehn Fällen kann dem Antragsteller automatisch die richtige Antwort, die passende Vorlage oder die Unternehmensrichtlinie angezeigt werden.
Die Nachverfolgung und Prüfung des Anfrage- und Erfüllungsprozesses ist ebenfalls automatisiert, was zu einer besseren Governance und Compliance führt.
Und was ist mit den Ausnahmen, die immer wieder auftauchen? Sie können automatisch durch einen vorab genehmigten Prozess geleitet werden, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, und zwar schnell und unproblematisch.
Das Ergebnis ist, dass Sie die Effizienz Ihrer juristischen Teams steigern, indem Sie den Zeitaufwand für manuelle Aufgaben reduzieren. Benachrichtigungen und Warnungen können an Prozessbeteiligte und Interessengruppen zu vorher festgelegten Zeitpunkten während des gesamten Aufnahmeprozesses versandt werden. Die Automatisierung des Portals bedeutet, dass sich Ihr Team auf wertvollere Aufgaben konzentrieren kann, was zu einer höheren Produktivität und zufriedeneren Mitarbeitern führt. Außerdem werden Fehler reduziert und der Service beschleunigt.
"Die Einführung der Workflow-Automatisierung brachte uns näher an unsere internen Unternehmenspartner heran, so dass wir ihre Prozesse und ihre Probleme verstehen konnten. Dadurch wurde so schnell so viel Effizienz geschaffen, dass Legal Ops wie echte Innovatoren aussahen."
Stabschef/Direktor für Rechtsangelegenheiten
Ein Self-Service-Antragsportal sorgt für mehr Effizienz, Verantwortlichkeit und ein besseres Nutzererlebnis für die Rechtsabteilung und die Geschäftspartner. Möchten Sie es in Aktion sehen? Es ist an der Zeit, den Mittelsmann aus zuschalten und direkte, unmittelbare Ergebnisse zu erzielen.
Unser Fokus? Auf Ihren Erfolg.
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