Es gibt ein Problem mit den bisherigen Integrationen von Legal Hold-to-ELM-Softwareprodukten: Sie ist nicht vorhanden. Oder sie fügt dem Prozess, der eigentlich rationalisiert werden sollte, Unannehmlichkeiten und Ineffizienz hinzu.
Legal Holds werden erlassen, wenn ein Rechtsstreit anhängig ist oder erwartet wird, und Organisationen haben (gemäß den FRCP-Bestimmungen ) die "Pflicht", alle damit zusammenhängenden Beweise/Informationen, die für die betreffende Angelegenheit relevant sind, zu sichern.
Das Problem?
Die gängige Praxis in Rechtsabteilungen von Unternehmen, die ein spezielles Enterprise Legal Management (ELM)-System verwenden, besteht darin, im Falle eines anhängigen oder zu erwartenden Rechtsstreits einen Rechtsfall im ELM anzulegen. Anschließend werden die potenziellen "Verwahrer" der Daten für diese Angelegenheit mit rechtlichen Hinweisen versehen.
Wenn die Rechtsabteilung des Unternehmens ein separates Tool für die Verwaltung von Legal Holds verwendet und keine echte bidirektionale Synchronisierung mit dem ELM besteht, muss sie alle Informationen manuell in das Produkt Legal Hold eingeben. Dies ist natürlich zeitaufwändig, umständlich und anfällig für Benutzerfehler.
Wenn Änderungen an der Angelegenheit vorgenommen werden müssen, wie z. B. die Änderung des Umfangs oder das Hinzufügen/Entfernen von juristischen Mitarbeitern, müssen diese Aktualisierungen ebenfalls manuell vorgenommen werden, was das Risiko von Fehlern erhöht. Darüber hinaus gibt es auf der ELM-Seite keinen Einblick in den Status der juristischen Vorgänge für aktive Angelegenheiten, so dass die Benutzer der Rechtsabteilung gezwungen sind, auf zwei unabhängige Systeme zuzugreifen zwei unabhängige Systeme zugreifen müssen, um den Legal Hold-Prozess zu verwalten, was zusätzlichen Aufwand und noch mehr Komplikationen verursacht.
Die Lösung?
Mitratech LegalHold kommt mit sofort einsatzbereite Integration mit unseren ELM-Kernprodukten, TeamConnect und eCounsel, und bietet so einen wirklich sachorientierten Ansatz für die Verwaltung von Legal Hold.
Wenn eine Rechtsangelegenheit im ELM erstellt wird, können die Benutzer direkt aus dem direkt aus der Angelegenheit heraus erlassen. Alle Informationen zur Angelegenheit - wie Name der Angelegenheit, Beschreibung, zugewiesene juristische Mitarbeiter usw. - werden automatisch in LegalHold eingefügt. Bei jeder Änderung in der Angelegenheit (z. B. Hinzufügen/Entfernen von Anwälten) wird diese in LegalHold aktualisiert. Umgekehrt werden alle Aktualisierungen der Bestandsinformationen in Legal Hold automatisch auch im ELM aktualisiert.
Diese Integration mit unseren ELM-Produkten unterstützt auch SSO, so dass der Benutzer direkt aus der Angelegenheit innerhalb des ELM auf LegalHold zugreifen kann, ohne sich separat bei Legal Hold anmelden zu müssen.
Darüber hinaus werden durch diese Integration auch Sicherheitseinschränkungen für private oder eingeschränkte Angelegenheiten eingeführt. Benutzer in LegalHold werden nicht können nicht auf Vorgänge zugreifen, für die sie im ELM keine Berechtigung erhalten haben. Dies ist eine Funktion, die wir für TeamConnect entwickelt haben und die auf der Produkt-Roadmap für eCounsel steht.
Der Vorteil?
Der Hauptvorteil dieser Integration? Sie bietet eine echte Single Source of Truth, die sich um jede Rechtsangelegenheit dreht. Die Rechtsabteilung ist nun in der Lage, alle ihre Bestände von ihrem Mitratech ELM aus zu verwalten, was Fehler minimiert und den Prozess erheblich rationalisiert.
Noch besser? Für die Rechtsabteilungen von Unternehmen ist Zeit - und zwar die Zeit der Mitarbeiter - Geld. Diese Integration bietet nicht nur mehr Komfort, sondern erspart auch die Zeit, die für das Wechseln zwischen den Anwendungen aufgewendet werden muss. Auf den ersten Blick mag dies nicht wie ein "schwarzes Loch" erscheinen, das Mitarbeiterstunden verschlingt, aber bedenken Sie, wie viel Zeit im Laufe eines Jahres allein für das Navigieren zwischen nicht integrierten Anwendungen aufgewendet wird. Sie sehen, wie sich die Kosten summieren.
Integrationen wie diese basieren auf dem Feedback unserer LegalHold-Kunden, die an vorderster Front nach Möglichkeiten suchen, effizienter und produktiver zu arbeiten. Weitere Innovationen wie diese sind auf dem Weg, nicht zuletzt, weil sie selbst ständig an der Spitze dieser Entwicklung stehen.
