Der kürzlich veröffentlichte Bericht des Ausschusses für nationale Statistik (NAS) der National Academies of Sciences, Engineering, and Medicine – Erhebung von Vergütungsdaten bei Arbeitgebern, Gremium zur Messung und Erhebung von Lohn- und Gehaltsdaten bei US-Arbeitgebern nach Geschlecht, ethnischer Zugehörigkeit und nationaler Herkunft (der Bericht) – deutet darauf hin, dass der Weg länger sein wird und dass Arbeitgeber zusätzlich zu den aktuellen und zukünftigen staatlichen Anforderungen auch bundesweite jährliche Lohnmeldepflichten erfüllen müssen.
Ein kurzer Rückblick ist angebracht. Siehe Circas Blog „EEOC Pay Data Collection – Part 1: How Did We Get Here?” (EEOC-Lohndatenerhebung – Teil 1: Wie sind wir hierher gekommen? Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Reise 2012 begann, als ein von der EEOC finanzierter Bericht des National Research Council mit dem Titel „Collecting Pay Data from Employers” ( Erhebung von Lohndaten bei Arbeitgebern ) empfahl, dass die EEOC von Arbeitgebern keine Lohndaten verlangen sollte, bis die Regierung einen „endgültigen Plan für die Verwendung der Daten” hatte und „Daten über Lohnsätze und nicht über tatsächliche Einkommen oder Lohnklassen” erheben sollte. Letztendlich verlangte die Regierung jedoch ohne einen endgültigen Plan für die Verwendung von den Arbeitgebern, Lohndaten für die Kalenderjahre 2017 und 2018 vorzulegen, wobei die Lohninformationen aus dem W-2-Formular (d. h. tatsächliche Löhne, nicht Lohnsätze) verwendet wurden. Im Juli 2020 beauftragte die EEOC die NAS, „die gewonnenen Erkenntnisse zu dokumentieren ... und Möglichkeiten zur Verbesserung potenzieller zukünftiger Erhebungen zu identifizieren”.
Gute Nachrichten und weniger gute Nachrichten
Aus Sicht der Praxis ist Empfehlung 5-2 wahrscheinlich die wichtigste Erkenntnis des Berichts: „Vor der künftigen Erhebung von Daten der Komponente 2 sollte die EEOC einen Feldtest durchführen, um Fragen der Belastung, der Datenverfügbarkeit und der Gestaltung des Fragebogens zu untersuchen.“
Der Grund dafür ist laut dem Bericht, dass „die Daten der Komponente 2 für 2017–2018 erhebliche Qualitätsprobleme aufweisen”. Dazu gehören „fehlende Daten, inkonsistente Antworten und unplausible Extremwerte” im Datensatz für 2017–2018. Weitere Probleme sind Probleme mit den Identifikationsnummern von Unternehmen und Betrieben, die weit gefassten EEO-1-Berufskategorien und die weit gefassten Komponente 2 und Gehaltsbänder, die Gehaltsunterschiede verschleiern. (Bänder „gleichsetzen Mitarbeiter, die möglicherweise sehr unterschiedliche Gehälter erhalten, insbesondere bei Spitzenverdienern“). Möglicherweise werden die vom Bericht empfohlenen Tests weitere Qualitätsprobleme aufdecken. Empfehlung 5-1 besagt zwar, dass „... einige Probleme am besten durch eine Änderung der grundlegenden Datenerhebungsmethodik gelöst werden könnten“.
Dennoch stellt der Bericht fest, dass „die Daten der Komponente 2 für 2017–2018 eine potenziell wertvolle Ressource darstellen“ (Schlussfolgerung 1-1). Der Bericht führt aus, dass „die Daten als erster Schritt zur Priorisierung von Untersuchungen und zur Zuweisung von Ressourcen verwendet werden könnten, unter anderem zur Berechnung von Lohnunterschieden innerhalb einer untersuchten Einrichtung, zum Vergleich ähnlicher Einrichtungen und für systemische Untersuchungen“.
Es ist bemerkenswert und wichtig, dass der Bericht anerkennt, dass die EEO-1-Berufskategorien für die Untersuchung der Lohngleichheit nicht geeignet sind (Schlussfolgerung 3-3) und dass die erhobenen Daten nach einer Bereinigung nur zur Schätzung von Lohnunterschieden verwendet werden dürfen (Schlussfolgerung 6-1). Der Bericht umreißt zwar diese und andere Einschränkungen der Daten sowie einige der Bedenken, die vor einer Verwendung zu klären sind, doch scheint die EEOC in ihrer Ankündigung der Berichtergebnisse vom 28. Juli 2022 diese Vorbehalte in den Wind zu schlagen. Darin heißt es, dass der Bericht „zu dem Schluss kommt, dass die 2020 abgeschlossene Lohn- und Gehaltsdatenerhebung der EEOC dazu verwendet werden könnte, ‚Untersuchungen und die Zuweisung von Ressourcen zu priorisieren‘“.
Angesichts der Feststellungen des Berichts ist Vorsicht geboten, bevor man sich auf die gesammelten Daten der Komponente 2 für 2017-2018 stützt.
W-2 Feld 5 oder Grundgehalt?
Wie oben erwähnt, schlagen viele Experten seit 2012 vor, dass sich die Überprüfung der Lohngleichheit auf Bundesebene auf die Lohnsätze konzentrieren sollte, nicht auf die tatsächlichen Einkommen oder Lohnbänder. Arbeitgebervertreter, die im November 2021 dem Gremium ihre Stellungnahme vorlegten, empfahlen ebenfalls die Verwendung des Grundgehalts. Der Bericht lehnt diesen Vorschlag jedoch ab: „Eine zweite alternative Messgröße ist das annualisierte Grundgehalt, das für Arbeitgeber einen relativ geringen Verwaltungsaufwand mit sich bringt. Diese Messgröße ist jedoch für die Datenerhebung in Komponente 2 möglicherweise ungeeignet, da sie andere Formen der Vergütung (z. B. Boni, Provisionen und Nebenleistungen) nicht erfasst.“
Nun, die Angaben zum Einkommen in Feld 5 des W-2-Formulars, das im Bericht empfohlen wird, haben ihre eigenen Probleme. Die in Feld 5 angegebenen Gehälter für Personen, die im November eingestellt oder befördert wurden, stimmen nicht mit den Einkünften ihrer Kollegen überein, die ihr gesamtes Jahr über denselben Job und dasselbe Gehalt hatten – Neulinge und alte Hasen werden jedoch zusammen ausgewiesen. Wenn es sich überwiegend um Frauen handelt, die kürzlich eingestellt oder befördert wurden, könnte ihr in Feld 5 angegebenes Gehalt im Vergleich zu Männern niedrig erscheinen – obwohl alle tatsächlich denselben Jahreslohn erhalten könnten.
Auf einer eher technischen Ebene haben mehrere Experten und Interessengruppen auch das Problem angesprochen, dass legitime Vergütungsfaktoren wie die Betriebszugehörigkeit oder die Produktivität sich unterschiedlich auf die einzelnen Vergütungskomponenten auswirken können. So steigen beispielsweise das Grundgehalt und die Betriebszugehörigkeit in der Regel parallel an, während sich die Betriebszugehörigkeit möglicherweise nur über Mindestanforderungen für die Bonusberechtigung auf die Boni auswirkt. Der Bericht enthält keine Leitlinien zur statistischen Analyse von W-2-Daten oder anderen Konzepten zur Gesamtvergütung.
Angesichts der Tatsache, dass jede Art der Erhebung von Vergütungsdaten mit Herausforderungen verbunden ist und dass, wie im Bericht festgestellt wird, die Meldung des Grundgehalts für Arbeitgeber mit einem „relativ geringen Verwaltungsaufwand“ verbunden sein kann, bleibt zu hoffen, dass die empfohlenen Feldtests zu Vergütungsdaten auch eine Überprüfung der Nützlichkeit und des Aufwands der Meldung des Grundgehalts umfassen.
Mission Creep?
Eine der Aufgaben des NAS-Gremiums bestand darin, „Möglichkeiten zur Verbesserung potenzieller künftiger Sammlungen zu ermitteln“.
Das Gremium empfahl, dass zur Verbesserung künftiger Erhebungen mehr Arten von Daten erfasst werden müssen. Dazu gehören Angaben zu Mitarbeitern ab 40 Jahren, zum Veteranenstatus, zum Behindertenstatus und zusätzliche Angaben zur ethnischen Zugehörigkeit (mit der Frage nach der spezifischen ethnischen Zugehörigkeit von Personen, die sich als zwei oder mehr ethnischen Gruppen oder als hispanisch identifizieren).
Das vielleicht wichtigste Element der schleichenden Ausweitung des Aufgabenbereichs ist die Empfehlung des Berichts, dass die künftigen EEO-1-Berichte nicht mehr die Informationen über die Mitarbeiter in zusammengefassten Gehaltsklassen zusammenfassen, sondern Informationen über jeden einzelnen Mitarbeiter enthalten sollten. Der Bericht empfiehlt, dass die Angaben auf individueller Ebene auch den Bildungsstand und die Berufserfahrung umfassen sollten. Der Bericht geht ohne Belege davon aus, dass die Angabe von Details auf individueller Mitarbeiterebene „die Belastung der Befragten erheblich verringern könnte“.
Diese Annahme schreit geradezu nach Feldversuchen. Lassen sich solche Details problemlos erstellen? Was halten Arbeitgeber davon, so umfangreiche Geschäftsdetails anzugeben? Werden die zusätzlichen Billionen von Datenzeilen eine aussagekräftige Überprüfung der Lohngleichheit erleichtern? Angesichts der Tatsache, dass verschiedene Unternehmen ihre Mitarbeiter, ihre Arbeitsplätze, ihre Ebenen und so viele Elemente ihrer Vergütungssysteme so unterschiedlich definieren, wie könnte das möglich sein? Wir dürfen auch nicht vergessen, dass HR-Systeme in der Regel nicht alle relevanten Felder erfassen, die sich auf die Vergütung auswirken können. Beispielsweise sind Bildungsinformationen in HR-Systemen selten vollständig, und wenn sie vorhanden sind, fehlen möglicherweise wichtige Merkmale wie Abschluss und Studienfach.
Schlussfolgerung
In einer Rede vor einem Unterausschuss für Bildung und Arbeit des Repräsentantenhauses im April 2022 erklärte EEOC-Vorsitzender Burrows, dass die Mitarbeiter der EEOC bereits „die Lohndaten geprüft haben und sagen können, dass sie für uns sehr nützlich sein werden“. Auf der Grundlage des Berichts besteht eine andere Sichtweise darin, dass bei der Verwendung der gesammelten Daten aus Komponente 2 für 2017–2018 große Vorsicht geboten ist.
Selbstverständlich sollten Feldtests durchgeführt werden, bevor weitere Lohndaten erhoben werden, und die Ergebnisse dieser Tests sollten umfassend verbreitet und geprüft werden. Darüber hinaus heißt es im Bericht selbst: „Weitere Analysen sind wichtig, wenn die Daten aus Komponente 2 von der EEOC für Durchsetzungs- oder Forschungszwecke verwendet werden sollen.“ Es sollte konkrete Belege für den Nutzen in Bezug auf die Steuerung von Compliance-Bemühungen oder die Bewertung von Fortschritten geben, bevor von Unternehmen verlangt wird, die Kosten und Belastungen dieser Initiative zu tragen.
Die regelmäßige Erhebung von Lohndaten steht bevor. Hoffen wir, dass sie nicht vor Abschluss der Tests und der Ausarbeitung eines sinnvollen Plans für die Datenerhebung und -analyse erfolgt. Das ist seit 2012 ein bekanntes Mantra.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
