Immer wenn eine Hintergrundüberprüfung eine Einstellungsentscheidung beeinflusst, kommt das Verfahren für nachteilige Maßnahmen zur Anwendung. Es erfordert eine Benachrichtigung, einen bestimmten Zeitrahmen und eine Dokumentation. Das Auslassen eines Schrittes kann ein echtes Risiko für Ihr Unternehmen darstellen, selbst wenn die Absicht hinter der Entscheidung vernünftig erscheint.
Dies ist kein theoretisches Problem. Im Jahr 2025 mussten mehrere große Arbeitgeber kostspielige Vergleichszahlungen leisten, nachdem Bewerber geltend gemacht hatten, dass ihnen Stellen verweigert worden waren, ohne dass sie eine ordnungsgemäße Mitteilung über die ablehnende Entscheidung erhalten hätten oder Gelegenheit gehabt hätten, auf ihre Berichte zu reagieren. In mehreren Fällen ging es nicht um die Richtigkeit der Hintergrundüberprüfung selbst, sondern um den Prozess, wie die Entscheidung mitgeteilt wurde.
In diesem Blogbeitrag gehe ich darauf ein, was nachteilige Maßnahmen eigentlich bedeuten, was Arbeitgeber gemäß dem Fair Credit Reporting Act (FCRA) tun müssen und wie man in solchen Situationen so vorgeht, dass man die Vorschriften einhält, fair gegenüber den Bewerbern ist und sich im Falle von Fragen rechtlich verteidigen kann.
Was ist eine nachteilige Maßnahme?
Wenn Sie nach negativen Maßnahmen suchen, stoßen Sie vielleicht auf Verweise auf Banken, Kreditscores, Wohnungen, Versicherungen und Beschäftigung. Auch wenn sich diese Situationen unterscheiden, sind sie alle mit Verbraucherberichten verbunden, weshalb sie dem Verfahren für nachteilige Maßnahmen gemäß dem FCRA entsprechen müssen. Im Zusammenhang mit dem Arbeitsplatz ist ein Verbraucherbericht gleichbedeutend mit einer Überprüfung des beruflichen Hintergrunds.
Eine nachteilige Maßnahme bezieht sich auf jede Entscheidung, die sich aufgrund von Informationen, die während des Screening-Prozesses aufgedeckt wurden, negativ auf die Beschäftigung auswirkt. Dies beinhaltet:
- Ablehnung eines Stellenbewerbers
- Beendigung eines derzeitigen Mitarbeiters
- Verweigerung einer Beförderung
- Jede andere Beschäftigungsentscheidung, die durch den Verbraucherbericht negativ beeinflusst wurde
Negative Maßnahmen sollen Einzelpersonen vor ungerechten Ergebnissen schützen, insbesondere in Fällen von Identitätsdiebstahl oder Fehlern in ihren Berichten.
Die Nichteinhaltung der Anforderungen für unerwünschte Maßnahmen setzt Ihr Unternehmen Geldstrafen und Klagen von Einzelpersonen, dem Consumer Financial Protection Bureau (CFPB), der Federal Trade Commission (FTC) und anderen Aufsichtsbehörden aus.
Was wird von den Arbeitgebern verlangt?
Nachdem wir nun die Grundlagen behandelt haben, gehen wir die Schritte durch, die Sie befolgen müssen, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.
Schritt 1: Vorabinformation über unerwünschte Maßnahmen
Eine Mitteilung oder ein Schreiben im Vorfeld einer unerwünschten Maßnahme ist der erste Schritt im Verfahren der unerwünschten Maßnahme. Darin wird der Bewerber darüber informiert, dass Sie seine Einstellung, Beförderung usw. aufgrund der bei der Zuverlässigkeitsüberprüfung gefundenen Informationen ablehnen können. Die Informationen, auf die Sie sich bei dieser Entscheidung stützen, müssen für die Stelle selbst und die Unfähigkeit, die Arbeit auszuführen, relevant sein.
Außerdem sollte entweder der Arbeitgeber oder das Screening-Unternehmen dem Bewerber eine Kopie der Zuverlässigkeitsüberprüfung und eine Zusammenfassung seiner Rechte zukommen lassen.
Schritt 2: Wartezeit
Nach der Ausstellung des Bescheids müssen Sie eine angemessene Zeitspanne abwarten - in der Regel 5-7 Arbeitstage -, um dem Bewerber die Möglichkeit zu geben, die Dokumente zu überprüfen und etwaige Ungenauigkeiten zu bestreiten. Während dieser Zeit kann sich der Bewerber mit dem Arbeitgeber oder dem Anbieter der Hintergrundüberprüfung in Verbindung setzen, um diese Fragen zu klären.
Es gibt mehrere Gründe für Unstimmigkeiten in einem Verbraucherbericht, die der Bewerber anfechten kann, darunter:
- Identitätsdiebstahl
- Veraltete Informationen, die von einer Kreditauskunftei gemeldet wurden, oder ein Kreditscore
- Transkriptions- oder Tippfehler in Gerichtsberichten
- Verwirrung aufgrund eines gemeinsamen Namens
Schritt 3: Überprüfung der Antwort des Bewerbers
Wenn der Bewerber den Bericht anzweifelt, muss eine Untersuchung durch die Agentur für Verbraucherberichte (Anbieter von Hintergrundscreenings) durchgeführt werden, die bis zu 30 Tage Zeit hat, um das Problem zu lösen. Das Einstellungsverfahren sollte während dieser Zeit pausiert werden, und die Stelle sollte offen bleiben, bis die Untersuchung abgeschlossen ist.
Schritt 4: Mitteilung über nachteilige Maßnahmen
Werden keine Einwände erhoben oder ist die Untersuchung abgeschlossen, können Sie den endgültigen Bescheid über die negative Maßnahme verschicken. Dieser Bescheid muss Folgendes enthalten:
- Der Grund für den Verzicht auf eine weitere Beschäftigung
- Informationen über das Recht des Bewerbers, innerhalb von 60 Tagen Widerspruch einzulegen und eine kostenlose Kopie seines Hintergrundberichts zu erhalten
Wenn Sie eine dritte Partei für die Überprüfung des Hintergrunds heranziehen, müssen Sie dies ebenfalls angeben:
- Name, Adresse und Kontaktinformationen der Agentur
- Eine Erklärung, in der bestätigt wird, dass die Einstellungsentscheidung vom Arbeitgeber und nicht von der Drittagentur getroffen wurde
Schritt 5: Beseitigung sensibler Informationen
Nachdem der letzte Bescheid zugestellt wurde, müssen noch einige Aufräumarbeiten durchgeführt werden, um die Vorschriften einzuhalten. Das FCRA schreibt vor, dass alle sensiblen Informationen gemäß der Entsorgungsvorschrift ordnungsgemäß entsorgt werden müssen. Dies umfasst Anweisungen für Papier- und elektronische Dokumente.
Hinweis: Je nach Bundesland kann das Verfahren für nachteilige Maßnahmen noch weitere Schritte umfassen.
Bewährte Praktiken bei nachteiligen Maßnahmen
Um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die Vorschriften einhält und rechtliche Fallstricke vermeidet, ist es wichtig, bei der Handhabung von unerwünschten Maßnahmen bewährte Verfahren zu befolgen. Im Folgenden finden Sie einige wichtige Strategien, die Sie beachten sollten:
- Vorwarnung: Informieren Sie die Bewerber darüber, dass Sie ein Hintergrundscreening durchführen, und stellen Sie sicher, dass sie wissen, dass sich die Ergebnisse auf ihre Beschäftigung auswirken könnten, bevor Sie ihre schriftliche Zustimmung einholen.
- Führen Sie eine ordnungsgemäße Dokumentation: Um Klagen zu vermeiden oder die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten, sollten Sie jeden Schritt des Prozesses dokumentieren und Kopien aufbewahren, bis der Prozess abgeschlossen ist.
- Achten Sie auf die Zeit: Setzen Sie Erinnerungen und verfolgen Sie, wie lange die einzelnen Schritte dauern. Sie müssen dies tun, um die vorgeschriebenen Fristen und Wartezeiten einzuhalten.
- Beachten Sie die staatlichen und lokalen Gesetze: Arbeiten Sie mit einer Drittpartei oder einem Rechtsteam zusammen, um die Einhaltung spezieller staatlicher und lokaler Anforderungen sicherzustellen. Dies kann sich auf die erforderliche Wartezeit, die erforderliche Dokumentation und zusätzliche Schritte beziehen
- Bleiben Sie auf dem Laufenden über die Gesetze zur fairen Einstellung von Mitarbeitern: Diese Gesetze werden ständig weiterentwickelt, daher ist es wichtig, auf dem Laufenden zu bleiben.
- Arbeiten Sie mit einer Drittpartei: Eine der einfachsten Möglichkeiten, die Vorschriften einzuhalten, ist die Zusammenarbeit mit einem Anbieter von Hintergrundüberprüfungen, der diese Anforderungen für Sie erfüllen kann.
Sind Sie bereit, Maßnahmen zu ergreifen?
Wenn Sie sich ein wenig überfordert fühlen, sind Sie nicht allein. Compliance-Anforderungen können eine echte Belastung für die Personalabteilung darstellen, insbesondere wenn sich die Vorschriften je nach Bundesstaat, Landkreis oder sogar Stadt unterscheiden. Diese Unterschiede im Blick zu behalten und gleichzeitig den Einstellungsprozess voranzutreiben, ist keine leichte Aufgabe.
Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass diese Vorschriften aus gutem Grund existieren. Wenn sie korrekt befolgt werden, schützen sie Bewerber vor unfairer Behandlung und Arbeitgeber vor unnötigen Risiken, Streitigkeiten und kostspieligen Fehlern.
Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, sich etwas Arbeit abzunehmen, kann die Zusammenarbeit mit einem Partner für Hintergrundüberprüfungen einen bedeutenden Unterschied machen. Mitratech unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung der komplexesten Aspekte der Compliance, einschließlich des Verfahrens bei nachteiligen Maßnahmen, mit Workflows, die klar, konsistent und vertretbar sind.
Mit AssureHire ist die Einleitung von Sanktionsmaßnahmen in den Überprüfungsprozess integriert, sodass erforderliche Benachrichtigungen, Zeitpläne und Unterlagen korrekt und ohne zusätzlichen manuellen Aufwand bearbeitet werden. Bei Fragen stehen Ihnen echte Menschen zur Seite, die Sie während des gesamten Prozesses unterstützen.
Wenn Sie sich genauer darüber informieren möchten, wie die FCRA-Anforderungen auf Hintergrundüberprüfungen anzuwenden sind, finden Sie in diesem Leitfaden eine leicht verständliche Erläuterung der Grundlagen: Die besten FCRA-konformen Hintergrundüberprüfungen.
Wenn Sie bereit sind, sich anzusehen, wie konforme Überprüfungen in der Praxis funktionieren können, können Sie AssureHire in einer Live-Demo erkunden und entscheiden, ob es für Ihr Team geeignet ist.
Häufig gestellte Fragen zu nachteiligen Maßnahmen
Ein Bescheid über eine nachteilige Maßnahme ist eine förmliche Mitteilung des Arbeitgebers, in der er darauf hinweist, dass aufgrund von Informationen, die bei einer Zuverlässigkeitsüberprüfung gefunden wurden, eine negative Einstellungsentscheidung getroffen werden kann.
Sie haben eine Mitteilung über eine nachteilige Maßnahme erhalten, weil Informationen aus Ihrer Zuverlässigkeitsüberprüfung eine rote Flagge aufgeworfen haben, die sich negativ auf Ihre Beschäftigung auswirken könnte, wenn sie nicht behoben wird.
Beispiele hierfür sind die Ablehnung eines Stellenbewerbers, die Kündigung eines Mitarbeiters oder die Verweigerung einer Beförderung aufgrund der Ergebnisse einer Zuverlässigkeitsüberprüfung.
Nicht unbedingt. Es bedeutet, dass eine negative Entscheidung getroffen werden kann, dass Sie aber die Möglichkeit haben, die Ergebnisse anzufechten, bevor eine endgültige Entscheidung getroffen wird.
Wenn Sie eine Benachrichtigung über eine unerwünschte Handlung erhalten, überprüfen Sie die vorgelegte Zuverlässigkeitsüberprüfung und beanstanden Sie etwaige Ungenauigkeiten bei dem Arbeitgeber oder der Prüfstelle.
Der Arbeitgeber sollte eine Vorabmitteilung über eine unerwünschte Maßnahme ausstellen, dem Bewerber Zeit zur Stellungnahme geben, etwaige Einwände prüfen und dann gegebenenfalls eine endgültige Mitteilung über eine unerwünschte Maßnahme ausstellen.
Überprüfen Sie den Hintergrund-Check sofort auf Fehler, wenden Sie sich an den Arbeitgeber oder die Screening-Agentur, um Ungenauigkeiten anzufechten, und informieren Sie sich über Ihre Rechte gemäß dem FCRA.
Weitere Informationen zu den Rechten von Arbeitnehmern finden Sie in dieser Zusammenfassung Ihrer Rechte im Rahmen des Fair Credit Reporting Act der FTC.
