HotDocs ist ein etabliertes Produkt der Enterprise-Klasse, das auf jahrzehntelanger Erfahrung im Bereich der Dokumentenautomatisierung bei einigen der weltweit größten und renommiertesten Unternehmen basiert. Das Produkt ermöglicht es Unternehmen, effizienter und konformer zu arbeiten. In einigen Fällen hätten sie ohne HotDocs Schwierigkeiten oder könnten ihren Betrieb sogar nicht aufrechterhalten. In den letzten Jahren hat HotDocs jedoch auch viele kleinere Unternehmen unterstützt und sich für eine Reihe von Nischenanwendungen bewährt, die unternehmerisches Flair zeigen.
Was bedeutet es, „powered by HotDocs” zu sein? Wir haben Gene Turner, Geschäftsführer von LawHawk, einem strategischen Partner von HotDocs in Neuseeland, um seine Meinung gebeten. LawHawk wurde im Juni 2016 gegründet, nachdem Gene beschlossen hatte, seinen Kollegen im Land die Dokumentenautomatisierung mit HotDocs als Dienstleistung anzubieten.
Gene betonte die Bedeutung von HotDocs für das Unternehmen und sagte: „Angesichts der Vielzahl neuer Anbieter müssen Anwälte ihren Mandanten mehr bieten können als das, was diese selbst über das Internet erledigen können. Mit HotDocs lassen sich Dokumente erstellen, die Nutzer anhand einer Reihe von Fragen und Eingabeaufforderungen an ihre eigenen Bedürfnisse anpassen können. Die leistungsstarke Automatisierung von HotDocs in Kombination mit seiner Cloud-Plattform ermöglicht es selbst kleinsten Anwaltskanzleien, auf eine Technologie zuzugreifen, die zuvor nur von größeren Kanzleien genutzt wurde.“
„Ohne die Möglichkeit, eine erstklassige Plattform wie HotDocs zu nutzen, wäre es uns nicht möglich gewesen, unser Geschäft aufzubauen. Wir wissen, dass wir mit HotDocs unseren Kunden eine hochwertige Dokumentenerstellung bieten können, und zwar sehr schnell und zu einem Preis, mit dem sie zufrieden sind.“
Erfahrene Anwälte nutzen die Funktionen von HotDocs, um Inhalte zu erstellen, die Einnahmen generieren, und verkaufen diese entweder über ein maßgeschneidertes Portal oder über den HotDocs Market. Es gibt eine Reihe kleinerer Anbieter, die die Leistungsfähigkeit von HotDocs nutzen, um Dienstleistungen für Kunden zu erbringen, darunter Captain Contrat, SoftDocs und drei der vier größten Verlage der Welt. Unternehmen in diesem Bereich profitieren von einer einsatzbereiten, markterprobten und bewährten Lösung in HotDocs. Die Alternative dazu ist ein kostspieliges, individuell geschriebenes und programmiertes Tool, das in der Regel teuer ist und umfangreiche Tests erfordert – was mit erheblichen Risiken und Kosten verbunden ist.
Selbst die einfachsten Vorlagen werden schnell kompliziert, wenn sie regelmäßig angepasst werden müssen – insbesondere im Rechtsbereich, wo sich die Vorschriften ständig weiterentwickeln. Die Stärke von Produkten wie HotDocs liegt darin, dass sie speziell für diese Märkte entwickelt wurden und über den Ruf und den Code verfügen, um einer derart großen Anzahl von Änderungen standzuhalten.
HotDocs hat auch in Unternehmen Fuß gefasst, die diese Technologie nutzen, um den Kunden und Interessenten einen Mehrwert zu bieten. Ein Beispiel hierfür ist die internationale Anwaltskanzlei Orrick, die die Leistungsfähigkeit von HotDocs-Interviews nutzt, um verschiedene auf ihrer Website eingebettete Formulare und Inhalte zu erstellen, wie beispielsweise dieses Interview zur GDPR-Bereitschaft. Dieser Anwendungsfall ist ein klassisches und neuartiges Beispiel für die Anpassung von HotDocs zur Erstellung von Formularen, mit denen die blinden Flecken potenzieller Kunden identifiziert und der Vertriebsprozess von Orrick verbessert werden können. Dieses Interview hilft Orrick auch dabei, den Hintergrund der individuellen Situation ihrer potenziellen Kunden zu verstehen.
Ein weiterer Bereich, in dem die Automatisierung von Dokumenten zunehmend Einzug hält, ist die Nachlassplanung. Hier hat insbesondere in den Vereinigten Staaten die kreative Nutzung der Möglichkeiten von HotDocs zu einer Effizienzsteigerung geführt. Eine Reihe von Unternehmen bietet ihren Kunden mittlerweile interaktive Vorlagen, Pakete und maßgeschneiderte Formulare an. Die Bereitstellung von Rechtsdienstleistungen im Internet ist ein wachsender Markt, nicht nur in den USA, sondern auch in Teilen Chinas und im Fernen Osten.
Ein internationaler Ansatz zur Dokumentenautomatisierung kann von Unternehmen jeder Größe umgesetzt werden. Es besteht das Potenzial für Integrationen in ergänzende Systeme, wie beispielsweise Software-Tools für das Geschäftsprozessmanagement und das Kundenbeziehungsmanagement (CRM), um einen standardisierten globalen Ansatz zu erreichen. Dieser unternehmerische Ansatz ermöglicht es Unternehmen auch, Vorlagen schnell anzupassen, um regulatorische Änderungen auf internationaler Ebene zu berücksichtigen.
Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, wie HotDocs zur Steigerung der Effizienz eingesetzt werden kann, während andere das Produkt als 100 % unverzichtbar für ihr Geschäft bewerten. Während unsere Unternehmenskunden (wie große Banken und Anwaltskanzleien) HotDocs auf eine bestimmte Art und Weise nutzen, gibt es eine Reihe von alternativen Möglichkeiten, wie HotDocs optimal eingesetzt werden kann. Unternehmen jeder Größe haben das Potenzial, in maßgeschneiderte und kreative Anwendungen von HotDocs zu investieren, die dynamischer sind und neue Ideen hervorbringen – allesamt angetrieben durch den Einsatz von Technologien der Enterprise-Klasse zum Nutzen ihres Geschäfts – typischerweise kleine und mittlere Unternehmen (KMU).
Die oben genannten Anwendungsfälle für Unternehmen, die das Tool als reines Dokumentenautomatisierungstool nutzen, sind nach wie vor der Hauptgrund, warum unsere Kunden aus den Bereichen Recht, Banken, Versicherungen und Unternehmen uns vertrauen. Dennoch sollten auch die alternativen Anwendungsmöglichkeiten, die von Unternehmern und kleineren Organisationen vorgestellt werden, nicht außer Acht gelassen werden, da sie weiterhin als Unterscheidungsmerkmal dienen und den Wettbewerbsvorteil steigern. Die Möglichkeiten für unsere Kunden und Partner, „powered by HotDocs” zu sein, sind grenzenlos und werden durch die Nutzung aller verfügbaren Integrationen noch erweitert.
Unsere Kunden nutzen HotDocs auf vielfältige Weise, um Dienstleistungen zu konsumieren und zu erbringen. Der branchenübergreifende Mehrwert von HotDocs liegt in der Erstellung von Vorlagen, mit denen Zeit und Geld gespart, Risiken minimiert und die Effizienz gesteigert werden können. Angesichts der kostspieligen „Trial-and-Error“-Methode, die mit der Erstellung einer maßgeschneiderten Lösung zur Dokumentenautomatisierung verbunden ist, ist es sinnvoller denn je, eine fertige Software zur Dokumentenautomatisierung mit dem Renommee von HotDocs zu verwenden, mit der sich mit einem einzigen Mausklick Massenänderungen vornehmen lassen.
Wenn Sie mehr über den Einsatz von HotDocs in Ihrem Unternehmen erfahren möchten, kontaktieren Sie uns, um zu erfahren, wie wir Ihnen helfen können. Für weitere Informationen darüber, wie HotDocs die Erstellung Ihrer Dokumente revolutionieren kann, vereinbaren Sie eine 30-minütige Demo.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf HotDocs.com veröffentlicht. Im Juni 2024 übernahm Mitratech die Advanced Document Automation Platform, HotDocs. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
